Mitkä ovat SharePointin edut? – TechCult

SharePoint on integroitu Microsoft Officeen, mikä tarkoittaa, että käyttäjät voivat luoda, muokata ja tehdä yhteistyötä dokumentteja tutuilla Office-sovelluksilla, kuten Wordilla, Excelillä ja PowerPointilla, ja tallentaa ne sitten suoraan SharePoint. Tässä, Olemme keskustelleet SharePointin käytön eduista dokumenttien hallintaan ja katsoneet, sopiiko sovellus liiketoimintaan tai mihin tahansa suorittamaasi työhön. Erilaisten etujen vuoksi, joita artikkelissa ei paljasteta, ihmiset ovat turvautuneet tähän vaihtoehtoon. Lisäksi poistat epäilyksesi, kuten SharePoint PaaS tai SaaS. Joten lue SharePointin eduista saadaksesi lisätietoja tästä.

Mitkä ovat SharePointin edut?

SharePoint tarjoaa keskeisen sijainnin kaikentyyppisten asiakirjojen tallentamiseen ja hallintaan, jolloin tiimin jäsenten on helppo käyttää tiedostoja ja tehdä yhteistyötä niiden kanssa missä tahansa ja millä tahansa laitteella. Täällä saat tietoa SharePointin eduista, SharePointin eduista yrityksille, selvitä kyselysi, kuten onko SharePoint PaaS vai SaaS vai ei, ja paljon muuta yksityiskohtaisesti.

Mikä on Microsoft SharePoint?

Microsoft SharePoint on vankka, erittäin joustava ja monipuolinen alusta tiedostojen jakamiseen Officen työntekijöiden kesken. Voit lukea osion tiedot auttaaksesi ymmärtämään SharePoint-etujen esitystä.

• Se koostuu turvallisesta verkkopohjaisesta yhteistyö- ja dokumenttien hallintajärjestelmästä, ja sen tarjoaa Microsoft.
• Tätä sovellusta käytetään asiakirjojen jakamiseen, tarkennettuun hakuun ja sisällön yhteistyöhön. Näiden lisäksi se tukee myös perustoimintoja, kuten tiedon jakamista, läpinäkyvyyttä ja yhteistyötä.
• Yli 75 % Fortune 500 -yrityksestä käyttää tätä sovellusta liiketoimintaprosessien virtaviivaistamiseen ja siten kustannuksien vähentämiseen. Joten jos olet hämmentynyt kysymyksestä, onko SharePointin arvoinen, voit ehkä luottaa MNC-yritysten valintaan.
• Helppokäyttöinen ja hyvin suunniteltu käyttöliittymä, joka muistuttaa Office 365:n käyttöliittymää, auttaa saamaan parhaan käyttökokemuksen.
• Ainoa edellytys alustan käyttämiselle on toimiva verkkoselain ja aktiivinen Internet-yhteys.

Lue myös:SharePoint Edit Web Part Ei sallittu -ongelman ratkaiseminen

Kun olet lukenut SharePoint-sovelluksen yleisesittelyn, sinulle voidaan esittää lisäkysymyksiä, kuten SharePoint PaaS tai SaaS. Jatka artikkelin lukemista löytääksesi vastaukset myös näihin kysymyksiin.

SharePointin edut, jotka auttavat liiketoiminnan ja muun toiminnan hallinnassa, on esitetty tässä osiossa. Tämä voi auttaa hienosäätämään sovelluksen aliarviointia ja siten ratkaisemaan vastauksen kysymykseen, onko SharePointin arvoinen.

1. Asiakirjojen hallinta ja yhteistyö

Tämän sovelluksen tärkein käyttötarkoitus on asiakirjojen hallinta ja sen varmistaminen, että yhteistyö sujuu täydellisesti. Voit järjestää yrityksen tiedot helpon pääsyn, pääsyn ja tiedonkulun virtaviivaistamiseen sekä käyttää pilvitallennustilaa mobiililaitteilla. SharePointin käytön yleiset edut asiakirjojen hallintaan on lueteltu alla.

• Tämä auttaa tekemään parempia päätöksiä, noudattamaan määräaikoja, ymmärtämään yhteistä liiketoimintastrategiaa ja käyttämään liikkuvuusominaisuutta sallimaan tiedostojen jakamisen yhdellä napsautuksella. Pilvikehys tallentaa tiedostot pilveen.
• Jaa asiakirjoja palautetta varten tai tarkista ja kommentoi yksitellen reaaliajassa, tallenna tiedosto SharePoint-kirjastoon, anna sidosryhmille käyttöoikeus ja kerro muille muokkauksesta sähköpostitse.
• Toinen samanlainen tarkasteluominaisuus on Metadata-ominaisuus, joka auttaa ylläpitämään tietoja asiakirjojen seurantaa varten ja yhdistämään tiedostoja yhtä projektia varten. Voit myös luoda yhden sarakkeen kullekin kohteelle hierarkian kansioiden sijaan. Tämä auttaa suodattamaan tietoja ja hankkimaan tietoja nopeasti.
• Paranna työnkulkua ja päätöksentekoa, kun sovellus synkronoi automaattisesti tiimin jäsenten asiakirjaan tekemät muutokset, mikä eliminoi useita versioita. Tämän lisäksi voit nähdä dokumentin koko versiohistorian ja merkitä muistiin dokumentin muokkaajat.
• Versionhallinnan lisäksi muita ominaisuuksia, kuten asiakirjojen uloskirjautuminen ja sisäänkirjautuminen, asiakirjahaku, lupahälytykset, mukautettujen mallien dokumenttien työnkulku ja asiakirjahälytykset, joiden avulla voit olla välittömästi yhteydessä tiimin jäseniin chatin ja jakaa näytöt.

2. Sisällönhallinta

Tämän lisäksi sitä voidaan käyttää sisällön, mukaan lukien Office-dokumenttien, valmisteluun ja ajoittamiseen julkaistavaksi erilaisille Internetin verkkosivustoille ja sosiaalisille alustoille. SharePointin käytön edut asiakirjojen hallintaan ja sisällön jakeluun voidaan lukea määritetyn ominaisuuden ansioksi. Se auttaa jakamaan sisältöä organisaation sisällä ja sen ulkopuolella, luomaan ja muokkaamaan tehtäviä sekä muuttamaan asiakirjoja tiedostomuodosta toiseen, mukaan lukien PDF-, Word- ja Excel-tiedostomuodot. Lisäksi sitä voidaan käyttää minkä tahansa luodun sivuston sisällön luomiseen, muokkaamiseen ja poistamiseen tai jopa uuden sivuston luomiseen tyhjästä.

3. Liiketoimintaprosessien nopea virtaviivaistaminen

Johdonmukaisen ja virtaviivaisen käyttökokemuksen lisäksi voit kerätä ja järjestää tietoja yhteen paikkaan toimittajilta saadut tiedot, viestintä asiakkaiden kanssa tai vuorovaikutus kumppaneiden kanssa kootaan lomakepohjaisesti ratkaisuja. Luo Business Intelligence -portaaleja ja näytä tiedot kojelaudassa, verkkoportaaleissa tai tuloskorteissa tehdäksesi parempia päätöksiä. Seuraa ja jäljittää asiakkaiden mieltymyksiä, ennustaa kysynnän ja tarjonnan vaihteluita, kerätä ja julkaista portaaliin tallennettuja tietoja ja tehdä ne ovat organisaation käyttäjien käytettävissä ja poimivat ja julkaisevat tietoja lähteistä, kuten Excel, OneNote ja Microsoft SQL Palvelin. Lisäksi perusominaisuudet, kuten tiedostojen versiointi, indeksointi, tarkennettu hakuvaihtoehto ja verkkokäyttöliittymä, mahdollistavat liiketoimintaprosessien virtaviivaistamisen.

Seuraavat ominaisuudet ovat SharePointin etuja, joita sinun on harkittava, jos valitset yksikäyttöisen alustan.

4. Sisäänrakennettu monikäyttöinen toiminnallisuus

Sovelluksessa on sisäänrakennettu toiminto, joka sopii monikäyttöisiin töihin ja tarjoaa joustavuutta vaihtotoimintoihin. Sovelluksen mukautuvuus eri vaihtoehtoihin on lueteltu alla.

• Hallitse sisäisiä toimintoja: Se auttaa tiedon jakamisessa, tehtävien ajoituksessa ja kontaktien hallinnassa ja toimii siten yhtiön sisäisenä verkkosivustona. Tästä johtuen SharePointin käytön edut asiakirjojen hallintaan näyttävät auttavan toiminnassa.
• Pääsy järjestelmänvalvojille: Asiakirjan tilan perusteella Admin voi määrittää käyttäjille erilaisia ​​käyttöoikeustasoja ja antaa sidosryhmien jakaa ja muokata niitä.
• Muut toiminnot: Tiedostonhallinnan ja asiakirjojen jakamisen lisäksi tätä voidaan käyttää yritystietojen hankkimiseen, sosiaalisten verkostojen hallintaan ja muihin virtuaalisiin toimintoihin.

5. Keskitetty hallinto

Käyttämällä yhtä kojelautaa pääset nopeasti käsiksi käyttöominaisuuksiin, mukaan lukien suojausasetukset, varmuuskopiointisivustot ja sivuston tiedot, voit suorittaa palautuksia ja päivitysoikeuksia.

• Siirrä tietoja, seuraa ja hallitse asiakirjoja sekä virtaviivaistaa ja automatisoi prosesseja ja liiketoimintaa, mikä tekee ryhmäprojektien työskentelystä helppoa.
• Käytä VPN-palvelua ollessaan yhteydessä verkkoon yrityksen palvelimilla päästäksesi käsiksi tietoihin ja asiakirjoihin, mikä auttaa tiedostojen hallinnassa.

6. Räätälöinti

Toinen perusominaisuus on mukauttaminen, joka on kyky muokata tai ylläpitää oletusominaisuuksia. Rakenna mukautettuja elementtejä, mukauta käyttöliittymää tai luo henkilökohtainen käyttöliittymä ja käytä vedä ja pudota -toimintoa parantaaksesi käyttökokemusta helposti. Voit myös muuttaa intranet-sivustoa suunnittelun, navigoinnin, sisällön ja ominaisuuksien perusteella.

7. Sivuston yhdistäminen

Sovelluksen avulla voit integroida kaikki sivustot ja jaetut työympäristöt yhdeksi alustaksi, mikä vähentää sivuston hallinnon kustannuksia. Sisäiset tiimin jäsenet voivat käyttää ja hallita yhdistettyjä Internet- ja intranet-sivustoja, mikä auttaa heitä hallitsemaan asiakirjoja ja muuttamaan kulunvalvontaa. Tämän lisäksi he voivat luoda intranet-sivustoja sisäistä käyttömukavuutta varten, automatisoida tehtäviä ja kehittää räätälöityjä sovelluksia.

8. Liittäminen

Jos haluat konsolidoidun alustan integroitavaksi muihin alustoihin, voit lukea tämän ominaisuuden SharePointin eduista. Sovellus käyttää helppoja integrointitekniikoita, kuten SOAP tai Simple Object Access Protocol, XML tai Extensible Mark-up Language sekä tapahtumakäsittelijöitä asiakirjoille ja luetteloille. Yrityssovellusten, kuten Microsoft Office Suite, MS Exchange Server, MS Unified, lisäksi Viestintä-, ERP-, CRM- ja muut back-office-järjestelmät, voit integroida verkkoselaimia ja verkkoa sovellukset. Ainoa rajoitus on, että SharePoint Online -versio on rajoitettu Microsoft Edge- ja Internet Explorer -selaimiin.

9. Parannettu suojaus

Edistyneiden suojausominaisuuksien avulla, jotka estävät luvattoman käytön palomuureilla, voit hallita tehokkaasti yritystietoja ja tallentaa tietoja pilviratkaisuihin. Työnkulun päivityksiä ja todennusta päivitetään säännöllisesti katkosten ja luvattoman käytön riskin vähentämiseksi ja siten luotettavan tietojen eheyden takaamiseksi.

Sen varmistamiseksi, että luottamukselliset tiedot ovat ehjät, suojausasetukset, käyttöoikeudet ja muokkaus tehdään asiakirjan tai kohteen tasolla. Lisäksi voit määrittää erilaisia ​​asetuksia jaettavuuden, tallennuksen, tarkastuksen, vankan tietojen salauksen ja pilvivarmuuskopion hallintaa varten tietojen turvaamiseksi. Toinen SharePointin etu on, että sen avulla voit määrittää suojausasetukset yksittäisille tiedostotasoille tai tietylle asiakirjojen, sivustojen, kansioiden ja luetteloiden joukolle kaikkien tietoturvariskien poistamiseksi.

10. Ongelmanratkaisu

Toinen SharePointin etu on se, että se korvaa perinteisen menetelmän, jossa verkkokehittäjiä vaaditaan parantamaan tai luomaan tietokannan hallintajärjestelmää. Se käyttää APIS- tai sovellusohjelmointiliittymiä auttamaan tietokannan hallinnassa sekä SharePoint Onlinessa että SharePoint Serverissä. Tässä on erittäin reagoiva ominaisuus, joka auttaa pitämään kirjaa liiketoimintaraporteista ja vastaamaan asiakkaiden kyselyihin sekä vastaamaan organisaatiolle ja auttaa luomaan ratkaisuja. Yritysdatayhteyksien hallinta on helppoa ja toimintojen suorittaminen tarpeen mukaan.

Lue myös:Upeita SharePoint-dokumenttikirjastovinkkejä ja -vinkkejä

SharePoint-edut yrityksille

Microsoft SharePoint -sovelluksella luodaan monia sovelluksia ja verkkosivustoja sekä suoritetaan jakamistoimintoja. SharePoint-edut yrityksille on esitetty alla olevissa kohdissa.

• Työnkulkusovellusten, luettelotietokantojen, suojausominaisuuksien ja muiden web-osien avulla voimme luoda uusia tuotteita, jotka sisältävät verkkosivustoja ja niihin liittyviä alisivustoja.
• Toinen SharePointin etu yrityksille on se, että se auttaa muodostamaan yhteyden ja tekemään yhteistyötä muiden yritysryhmien kanssa, pitämään kokouksia ja keskustelemaan erilaisista käsitteistä.
• Luo intranet- tai yksityisverkkoja yritystietojen järjestämiseksi ja tallentamiseksi niihin. Tämä toiminto on kuin verkkosivusto ja voit helposti hallita intranet-palvelimen tiedostomerkintöjä.
• Luo alisivustoja eri osastoille, kuten markkinointiin, jotta tiedon luokittelu on mahdollista ja tiettyjen tietojen tunnistaminen on helppoa. Tätä voidaan pitää SharePoint-etuna yrityksille, koska se voi kaventaa tiedonhakuun käytettyä aikaa.

SharePoint-etujen esitys

SharePointin käyttötapaukset tai -vaihtoehdot on lueteltu tässä osiossa. Löydät SharePoint-etujen esittelyn osiosta ja katso soveltuuko alusta moniajoalustaksi.

• Keskeisten tietojen hallinta - Tiedostojen jakaminen ja tiedostojen ylläpito Dokumenttikirjastossa on keskeinen ominaisuus, josta kaikki olennaiset tiedot voidaan tarkistaa. Tämän lisäksi alustaa voidaan käyttää People-hakemistona, eli voit tarkistaa niiden ihmisten tiedot, joilla on oikeus muokata tai jakaa tiedostoja ja paljon muuta.
• Sivun hallinta- Toinen SharePointin käytön etu on verkkosivustojen luominen ja hallinta. Tätä voidaan käyttää henkilökohtaisten sivustojen luomiseen ja käyttää niitä henkilökohtaisena päiväkirjana tai luoda blogisivustoja arvokkaan tiedon jakamiseen laajalle yleisölle. SharePoint-etujen lisäesitys on, että voit käyttää yritysten sosiaalisia verkostoitumissivustoja, kuten Yammeria.
• Tapahtumahallinta- Tätä alustaa voidaan käyttää minkä tahansa verkossa isännöidyn virtuaalisen tapahtuman hallintaan. Kuten aiemmin mainittiin, tätä voidaan käyttää henkilöhakemistona ja tallentaa tapahtumassa olevien ihmisten tiedot. Tämän lisäksi voit tehdä kyselyitä ja lähettää kysymyksiä keskustelupalstoihin saadaksesi ihmisten mielipiteet.

Onko SharePoint PaaS vai SaaS?

SharePoint on a SaaS, josta käytetään lyhennettä Software as a Service. SaaS on yhdistelmä IaaS: stä tai Infrastructure as a Service -palvelusta, PaaS: stä tai alustasta palveluna, sovelluksena ja datana. Tämä yhdistetty palvelu auttaa tekemään alustasta elinkelpoisen ja luotettavan. Vastataksemme kysymykseen SharePoint PaaS vai SaaS, voimme kirjoittaa sen seuraavasti:

SaaS = IaaS + PaaS + Sovellus + Data

• Tämä palvelumalli tarjoaa korkean käytettävyyden useimmille palveluille 99,99 SLA: han asti, jossa CSP tai pilvipalveluntarjoaja suorittaa useimmat toiminnot.
• Koska suurin osa asetuksista on esikonfiguroitu Microsoft-alustalla, riittää, että määrität alustan DNS-tietueet.
• Alusta on SaaS, koska se voi auttaa hallitsemaan sovelluksia, tietoja, tietoturvakorjauksia, käyttöjärjestelmiä, laitteistoja ja palvelinkeskuksiin liittyviä toimintoja.
• Alustan SaaS-palvelu auttaa yritysten työnkulun automatisoinnin hallinnassa. Minkä tahansa toiminnon prosessissa on kolme vaihetta, jotka ovat tietojen julkaiseminen hyväksyttäväksi, palautteen kerääminen tiedostoista ja seuraavan henkilön sähköpostiin ilmoittaminen tuotteen tilasta. Koska sinulla on vastaus kysymykseen SharePoint PaaS tai SaaS, ymmärrät palvelun parhaan ominaisuuden. SaaS-palvelu tarjoaa alustalle tämän aiemmin mainitun keskeytymättömän työnkulun.

Onko SharePoint arvoinen?

Joo. Microsoft SharePoint on todellakin arvokas alusta, koska sitä voidaan käyttää useisiin tarkoituksiin. Koska tämä on kustannustehokas vaihtoehto, voit saada lukuisia etuja maineikkaalla alustalla. Voit harkita tätä, kun päätät ostaa vaihtoehtoisen vaihtoehdon tiedostojen jakamiseen. Todellinen vastaus kysymykseen, onko SharePointin arvoinen, riippuu kuitenkin käyttäjän vaatimuksesta ratkaista välittömiä ja pitkäaikaisia ​​ongelmia. Tämä sopii myös erittäin hyvin, jos etsit vaihtoehtoa intranetin mukauttamiseen.

Suositus:

• Kuinka kauan Yahoo säilyttää vanhoja sähköpostitilejä?
• Miten Outlook poistetaan ja asennetaan uudelleen
• Upeita SharePoint-luettelovinkkejä ja temppuja, jotka sinun on tiedettävä
• SharePoint-luettelon luominen

Artikkeli selittää noin SharePointin edut sovellus. Toivomme, että sait tietää SharePoint-eduista yrityksille ja selvitti kyselysi siitä, onko SharePoint PaaS vai SaaS vai ei. Auta meitä parantamaan jakamalla kyselysi ja ehdotuksesi kommenttiosiossa. Kerro meille myös, mitkä näistä ominaisuuksista vaikuttavat sinusta hyödyllisiltä.