8 parasta SharePoint-vinkkiä aloittelijoille – TechCult

Jos yrityksesi tarvitsee erinomaisen työkalun, harkitse SharePointin käyttöä. Se mahdollistaa helpon sivuston luomisen ja tehokkaan tiedonhallinnan ja tallennuksen. Vaikka tämä työkalu tarjoaa monia ominaisuuksia, se voi olla ylivoimainen uusille käyttäjille. Jotta saisit siitä kaiken irti, olemme luoneet alla hyödyllisen oppaan, joka sisältää SharePoint-vinkkejä aloittelijoille.

Parhaat SharePoint-vinkit aloittelijoille

Vaikka SharePointiin ei tule paljon päivityksiä, se on silti nykyaikainen ulkoasu ja siinä on kaikki tarvittavat toiminnot hyvän käyttökokemuksen tarjoamiseksi. Parasta on se, että se on saatavilla eri alustojen välillä. Alla olevan oppaan vinkkien avulla voit hyödyntää lukuisia ominaisuuksia parhaalla mahdollisella tavalla

SharePoint. Joten jatka lukemista oppiaksesi käyttämään sitä tehokkaasti!

1. Ymmärrä erityyppisiä sivustoja

Ota SharePointista kaikki irti luomalla täydellinen sivusto. Sivustot ovat tärkeitä SharePointin järjestelmälle. Käytä aikaa sen rakentamiseen harkiten, tietäen tarkoituksesi käyttää sitä tehokkaasti.

SharePointissa on kahden tyyppisiä sivustoja: viestintäsivusto ja tiimisivusto. Vaikka ne näyttävät samanlaisilta, ne ovat todellisuudessa erilaisia. Ennen kuin rakennat sivustosi, valitse tyyppi, joka vastaa parhaiten tavoitteitasi.

2. Käytä kuvausta huolellisesti

Kun käytät SharePointia, aloittelijoille on hyvä muistaa, että muut näkevät palautteesi. Anna siis aina selkeä ja ytimekäs kuvaus, varsinkin kun luot dokumenttikirjastoa. Sen sisällön kuvaaminen estää käyttäjien hämmennystä ja turhautumista. Jos esimerkiksi teet a talousasiakirjakirjasto, määritä sen sisältö kuten veroilmoitukset, budjetit, palkkalaskelmat ja raportit. Tällä tavalla kaikki ymmärtävät, mitä sisällä on.

3. Nimeä asiakirjat oikein

Asiakirjojen oikean nimen valitseminen SharePointissa on erittäin tärkeää. Koska välilyönnit eivät ole sallittuja, symbolien käyttö voi vaikeuttaa lukemista. Sen sijaan, kirjoita ensimmäiset kirjaimet isoilla, kuten DuckDuckGo, yksinkertaisemman ja helpommin luettavan nimen saamiseksi.

4. Kiinnitä tärkeät tiedostot

Jos sinulla on useita tiedostoja dokumenttikirjastossa ja tarvitset nopean pääsyn tiettyyn tiedostoon päivittäin, voit kiinnittää sen tärkeäksi. Se tulee pysy aina huipulla, vaikka lisäät tiedostoja myöhemmin. Pin-ominaisuuden käyttäminen säästää aikaa ja tekee sinusta tehokkaamman.

Lue myös:Upeita SharePoint-luettelovinkkejä ja temppuja, jotka sinun on tiedettävä

5. Synkronoi kirjastot OneDriveen

Ajattele SharePointia ja OneDrivea erottamattomina kumppaneina. SharePoint on epätäydellinen ilman OneDrivea. Asenna OneDrive, synkronoi asiakirjakirjastosi ja käytä kaikkia tiedostoja vaivattomasti molemmissa alustoissa. Tämä on toinen hienoista SharePoint-vinkeistä aloittelijoille.

6. Käytä tiedostoversiohistoriaa

Ihmisinä me kaikki teemme joskus virheitä. Jos muutat jotain vahingossa tai työntekijä muokkaa tärkeää tiedostoa vahingossa, älä huoli! Käytä tiedostoversiohistoriatoimintoa palauttaa aiemmat tiedot. Suosittelemme käyttämään tätä ominaisuutta säästääksesi aikaa.

7. Anna tarvittavat luvat

Organisaation kasvun kannalta on välttämätöntä, että työntekijöillä on asianmukaiset luvat ja luova vapaus. SharePointissa voit helposti muokata käyttöoikeuksia jokaiselle työntekijälle, antaa heille vain sen, mitä he tarvitsevat, toisin kuin muut ohjelmistot, joissa sinun on annettava kaikki tai ei mitään.

8. Salli ilmoitukset

Kun olet myöntänyt käyttöoikeudet, työntekijät voivat muokata sivustoa, asiakirjoja ja luetteloita. Mutta entä jos he tekevät tärkeitä muutoksia? Se voi olla päänsärkyä. Hyvä vinkki aloittelijoille on ottaa ilmoitukset käyttöön SharePointissa. Sinulle ilmoitetaan aina kun joku tekee muutoksia. Suosittelemme kuitenkin räätälöimään ilmoitukset, jotta et joutuisi pommittamaan hälytyksiä aina, kun joku lisää tai muokkaa jotain.

SharePoint-opastus aloittelijoille

Tarkastellaan nyt joitain Microsoft SharePoint -opetusohjelman peruskohtia, joista on apua aloittelijoille.

1. SharePoint-sivuston luominen

Kuten sanoimme, SharePoint-sivustot ovat tämän alustan rakennuspalikoita. Joten tiedämme ensin kuinka rakentaa ne seuraavilla vaiheilla:

1. Klikkaa Luo sivusto vaihtoehto ja valitse minkä tyyppisen sivuston haluat luoda, esim. Ryhmäsivusto tai viestintäsivusto.

2. Syötä Sivuston nimi ja kuvaus.

3. Kirjoita nyt omistajan nimi ja valitse Suorittaa loppuun.

Lue myös:Upeita SharePoint-dokumenttikirjastovinkkejä ja -vinkkejä

2. Listan tai asiakirjakirjaston lisääminen

Kun tiedät kuinka luoda sivusto, kerro nyt kuinka lisätä luettelo tai asiakirjakirjasto ja auttaa sinua SharePoint-opetusohjelmassa aloittelijoille.

1. Valitse sivusto, johon haluat lisätä luettelon/asiakirjakirjaston ja napsauta Uusi.

2. Valitse mitä haluat luoda, Luettelo, asiakirjakirjasto tai muita vaihtoehtoja luettelosta.

3. Syötä nimi ja kuvaus.

4. Valitse Luoda.

3. Sivun lisääminen

Sivut ovat melko tärkeä osa koko SharePoint-sivustoasi. Joten nyt kerrotaan kuinka sivu luodaan tässä Microsoft SharePoint -opetusohjelmassa:

1. Valitse sivusto jolle haluat luoda sivun.

2. Valitse Uusi ja sitten Sivu muista vaihtoehdoista.

3. Valitse malli ja napsauta sitä Luo sivu.

4. Valitse nimi ja muu sisältö, kuten valokuvia, tekstiä tai web-osia.

5. Napsauta nyt Julkaista.

4. Kuinka käyttää suodattimia

Voit myös löytää oikean sisällön suodattimilla SharePointissa. Saat lisätietoja toimimalla seuraavasti:

1. Valitse Kirjasto tai luettelo.

2. Valitse suodatinkuvake.

Käytä nyt suodatinta tarpeidesi mukaan.

5. Web-osan lisääminen

Lopuksi Web-osan lisääminen SharePointiin on toinen hyödyllinen opetusohjelma aloittelijoille. Voit lisätä ne seuraavasti:

1. Vuonna Uutispostaus tai sivu ja napsauta plus-kuvake.

2. Valitse, minkä verkko-osan haluat lisätä, esim. Teksti, kuva tai asiakirja.

3. Kun olet lisännyt verkko-osan, napsauta Lähetä uutisia tai julkaise.

Luotamme siihen, että oppaamme toimii SharePoint-vinkkejä aloittelijoille oli sinulle hyötyä. Jos sinulla on muita kysymyksiä, voit jakaa ne kommenttiosiossa, ja tiimimme auttaa sinua mielellään. Kiitos, että luit!