13 parasta Gmail-tunnisteiden vihjettä ja temppuja niiden järjestämiseen ja hallintaan

Voit lisätä Tunnisteet Gmailissa tärkeiden havaitsemiseen ja niiden systemaattiseen järjestämiseen. Gmail tarjoaa sinulle muutamia ennalta määritettyjä tunnisteita, kuten Roskakori, Roskaposti ja Luonnos. Jaamme vinkkejä, joiden avulla voit luoda uusia Gmail-tunnisteita, joiden avulla voit luokitella ja järjestää kaikki olemassa olevat ja saapuvat sähköpostisi.

Yksi hienoista asioista Tarroissa on, että yhdellä sähköpostilla voi olla useita tunnisteita. Voit esimerkiksi luoda tunnisteita sähköpostille tehtävän prioriteetin (korkea prioriteetti, matala prioriteetti), henkilöiden (päällikkö, toimittaja), aiheen, tyypin ja muiden perusteella.

Tässä on muutamia vinkkejä, jotka auttavat sinua järjestämään ja hallitsemaan tunnisteita Gmailissa.

Missä näet tarrat

Voit tarkastella tunnisteita Gmailin verkkoversion vasemmasta sivupalkista. Napsauta mitä tahansa tunnistetta nähdäksesi sen sisällä olevat sähköpostit. Vaihtoehtoisesti löydät tunnisteet ennen sähköpostin aihetta sähköpostien luettelosta.

Löydät myös tunnisteet sähköpostin aiheen vierestä, kun avaat sähköpostin.

1. Luo tunnisteita Gmailissa

Voit luoda tunnisteen Gmail-sivustosta kahdella tavalla. Avaa ensin Gmail ja napsauta Luo uusi tunniste vasemmasta sivupalkista. Jos et näe sitä suoraan, napsauta Lisää > Luo uusi tarra.

Uusi etiketti -ponnahdusikkuna avautuu. Kirjoita tarrasi nimi ja napsauta Luo. Uusi tarra näkyy vasemmassa sivupalkissa.

Toinen tapa luoda tunniste on itse sähköpostista. Oletetaan, että luet sähköpostia ja haluat lisätä sen tunnisteeseen. Mutta et löydä sopivaa etikettiä. Voit luoda tarran välittömästi.

Tätä varten avaa sähköposti. Napsauta yläreunassa olevaa Label-kuvaketta ja valitse valikosta Luo uusi tarra. Kirjoita nimi ja paina Luo.

Huomautus: Et voi luoda, muokata tai poistaa tunnisteita Gmailin Android-sovelluksessa. Voit kuitenkin tehdä sen iOS-sovelluksella.

2. Lisää tunniste sähköposteihin

Kun olet luonut tunnisteet, on aika liittää ne sähköpostiisi. Avaa sitä varten tarvittava sähköposti. Napsauta Tarrat-kuvaketta. Valitse niiden tunnisteiden vieressä olevat valintaruudut, jotka haluat liittää sähköpostiisi, ja paina Käytä-painiketta.

Kun lisäät sähköpostiin tunnisteen, siinä on edelleen jokin nykyisistä tunnisteista, kuten Saapuneet, Päivitä jne., johon sähköposti alun perin saapui. Tunnisteen lisääminen ei poista sitä näistä kansioista. Joten voit käyttää sitä ensisijaisesta postilaatikosta ja lisätystä tunnisteesta. Jos haluat poistaa sähköpostit olemassa olevista tunnisteista, tarkista tunnisteiden siirtäminen seuraavasta osiosta.

Kärki: Selvittää mikä on keskusteluryhmä Gmailissa ja miten sellaisen luodaan.

Myös opastekniikassa

3. Siirrä sähköposti tarraan

Jos haluat puhtaan postilaatikon, voit poistaa Inbox-tunnistesähköpostit ja säilyttää ne vain niille tarkoitetuissa tunnisteissa. Kun teet niin, löydät sähköpostit vain niihin lisättyjen tunnisteiden alta etkä ensisijaisesta postilaatikosta.

Voit siirtää sähköpostin tunnisteeseen kolmella tavalla. Avaa ensin vaadittu sähköposti ja napsauta Siirrä kohteeseen -kuvaketta. Valitse haluamasi tarra valikosta.

Toiseksi, lisää ensin tarvittava tunniste sähköpostiisi. Napsauta sitten ristikuvaketta niiden tunnisteiden vieressä, joista haluat poistaa sähköpostin. Sanotaan vaikka Inbox. Säilytä vain tunnisteet, joissa haluat sähköpostin näkyvän.

Vedä ja pudota lopuksi sähköposti sähköpostiluettelosta vasemman sivupalkin vaaditun tunnisteen päälle.

Kärki: Selvittää mikä on arkisto Gmailissa ja miten sähköpostit arkistoidaan.

4. Lisää väriä tarroihin

Voit tunnistaa sähköpostisi helposti värikoodaamalla tarrat. Voit esimerkiksi käyttää punaista väriä korkean prioriteetin sähköpostiviesteissä tai lisätä merkkivärejä tarroihin jne. Värilliset tarrat näkyvät sähköpostiluettelossa.

Voit lisätä värin mihin tahansa tarraan viemällä hiiren vasemman sivupalkin tarran päälle. Napsauta tarran nimen vieressä olevaa alanuolta tai kolmen pisteen kuvaketta. Valitse Tarran väri valikosta. Valitse sitten väri luettelosta. Jos et pidä tarjotuista väreistä, napsauta Lisää mukautettu väri.

5. Nimeä tarrat uudelleen

Nimeäksesi minkä tahansa tunnisteen uudelleen napsauta vasemman sivupalkin tunnisteen nimen vieressä olevaa kolmen pisteen kuvaketta. Valitse Muokkaa. Kirjoita sitten tarrallesi uusi nimi. Sitä sovelletaan automaattisesti kyseisen tunnisteen alla oleviin sähköposteihin.

6. Luo sisäkkäisiä tunnisteita

Sisäkkäiset tunnisteet ovat kuin alikansioita. Sinulla on päätunniste, jonka alle voit luoda sisäkkäisiä tunnisteita. Tällä tavalla voit järjestää sähköpostisi entistä paremmin. Sähköposti näkyy vain sisäkkäisissä tunnisteissa. Mutta tunnisteen nimeen lisätään kaikkien suosituimpien tarrojen nimet. Sinulla voi esimerkiksi olla päälaskutarra, jota seuraa sisäkkäiset tarrat – sähkö, kaasu, vesi jne.

Kärki: Voit luoda useita tunnistehierarkioita, eli sisäkkäisen tunnisteen alla voi olla alitunniste.

Luodaksesi alitunnisteen tunnisteen alle, napsauta kolmen pisteen kuvaketta tarran nimen vieressä. Valitse Lisää aliotsikko.

Vaihtoehtoisesti, kun luot tarraa, sinun on täytynyt huomata Nest-tunniste uuden tarravaihtoehdon alla. Valitse sen vieressä oleva valintaruutu ja valitse tarra, jonka alla haluat sen olevan alitunniste.

Kärki: Jos haluat yhdistää olemassa olevan tunnisteen, napsauta sen vieressä olevaa kolmen pisteen kuvaketta. Valitse Muokkaa. Valitse sitten ponnahdusikkunasta Nest label alta.

7. Poista tunniste sähköpostista

Voit poistaa tunnisteen sähköpostista avaamalla sähköpostin. Napsauta nyt etiketin nimen vieressä olevaa ristikuvaketta poistaaksesi sen. Vaihtoehtoisesti napsauta yläreunassa olevaa Poista etiketti -painiketta. Voit myös poistaa valinnan tarroista, joita et tarvitse Tarrat-vaihtoehdosta.

8. Poista useita sähköposteja tarrasta

Joskus haluat poistaa tietyn tunnisteen useista sähköpostiviesteistä. Jos käytät yllä olevaa menetelmää, se vie aikaa. On olemassa parempi vaihtoehto.

Avaa tarvittava tunniste Gmailin vasemmasta sivupalkista. Löydät kaikki tällä tunnisteella varustetut sähköpostit. Valitse sähköpostit, joista haluat poistaa tunnisteen. Kun olet valinnut, napsauta yläreunassa olevaa Poista etiketti -painiketta.

Myös opastekniikassa

9. Etsi sähköpostit ilman tarroja

Ennen kuin poistat tunnisteita, tarkista, onko sähköpostissa tunnisteita. Jos sähköpostissa ei ole tunnistetta, et löydä niitä Ensisijaiset postit -kansiosta. Tällaiset orvot sähköpostit menevät All Mail -kansioon, johon pääsee vasemmasta sivupalkista.

10. Yhdistä tarrat

Oletetaan, että haluat yhdistää kahden olemassa olevan Gmail-tunnisteen sähköpostit uuteen tunnisteeseen. On olemassa useita tapoja saavuttaa se.

Luo ensin uusi etiketti. Valitse sitten kaikki sähköpostit ensimmäisestä tunnisteesta ja vedä ja pudota äskettäin luotuun tunnisteeseen. Samoin siirrä sähköpostit toisesta tunnisteesta uuteen tunnisteeseen. Poista sitten kaksi ensimmäistä tarraa.

Kärki: Vedä ja pudota -toiminnon sijaan voit siirtää tarroja Siirrä kohteeseen -vaihtoehdolla.

Toisessa menetelmässä sinun on käytettävä Gmailin hakua. Luo ensin uusi etiketti. Kirjoita sitten hakupalkkiin niiden tarrojen nimet, jotka haluat yhdistää. Niiden tulee olla muodossa' label: name1 TAI label: name2', jossa nimi1 ja nimi 2 ovat tarrojen nimiä. Esimerkiksi etiketti: muistiinpanot TAI etiketti: GT. Valitse kaikki hakutuloksissa näkyvät sähköpostit. Vedä ja pudota uuteen tarraan tai käytä Siirrä kohteeseen -vaihtoehtoa. Poista alkuperäiset tarrat.

Kärki: Jos tarran nimessä on välilyöntiä, korvaa se viivalla -.

11. Lisää tunnisteita automaattisesti uusiin sähköposteihin

Gmail-suodattimien avulla voit luoda suodattimen, jossa suodatuskriteerit täyttävillä sähköpostiviesteillä käytetään automaattisesti tiettyä tunnistetta.

Voit tehdä tämän seuraavasti:

Vaihe 1: Napsauta Asetukset-kuvaketta Gmailissa. Valitse sitten valikosta Näytä kaikki asetukset.

Vaihe 2: Napsauta Suodattimet ja estetyt osoitteet -välilehteä. Napsauta sitten Luo uusi suodatin.

Vaihe 3: Aseta suodattimen kriteerit ponnahdusikkunassa. Voit käyttää sähköpostin Aihe- tai Lähettäjä-osoitetta. Napsauta Luo suodatin.

Vaihe 4: Sinua pyydetään valitsemaan toiminto suodattimelle. Valitse Käytä tarra -kohdan vieressä oleva valintaruutu ja valitse tarra luettelosta. Napsauta Luo suodatin.

12. Näytä tai piilota tarrat

Gmailin vasempaan sivupalkkiin mahtuu 500 tunnistetta. Olen varma, että et tarvitsisi näitä monia tarroja. Tarrojen poistamisen sijaan voit kuitenkin piilottaa tunnisteet näkyvistä vasemmassa sivupalkissa. Voit näyttää vain vaaditut tarrat.

Voit tehdä tämän napsauttamalla tarran kolmen pisteen kuvaketta vasemmassa sivupalkissa. Valitse ruutu Näytä/piilota missä tahansa tarpeen mukaan. Vaihtoehtoisesti voit siirtyä kohtaan Gmailin asetukset > Tunnisteet. Täältä näet kaikki tarrat, mukaan lukien järjestelmätunnisteet. Piilota tai näytä ne haluamallasi tavalla.

Kärki: Opi luomaan sähköpostin allekirjoitus Gmailissa.

13. Poista etiketti

Jos et tarvitse tunnistetta ollenkaan, voit poistaa sen. Tunnisteen poistaminen ei poista siihen liittyviä sähköposteja. Ne näkyvät edelleen muissa tunnisteissa, jos niitä lisätään. Jos tunnistetta ei kuitenkaan ole lisätty, löydät ne Kaikki viestit -kansiosta, kuten yllä näkyy.

Huomautus: Tunnisteen poistaminen poistaa kaikki sen alatunnisteet.

Voit poistaa tunnisteen avaamalla valikon tarran kolmen pisteen kuvakkeesta. Valitse Poista tunniste. Vaihtoehtoisesti voit siirtyä kohtaan Gmailin asetukset > Tunniste. Napsauta Poista tunnisteen vierestä.

Myös opastekniikassa

Järjestä Gmail

Tunnisteet ovat vain yksi tavoista järjestää Gmail-postilaatikkosi. Voit käyttää muita ominaisuuksia, kuten arkistoa, välilehtiä jne. Tutustu oppaaseemme osoitteessa kuinka järjestää Gmail tehokkaasti.