5 parasta käytäntöä Microsoft Office 365:n turvalliseen käyttöön

Microsoft Officea pidetään suosituimpana vaihtoehtona tuottavuusohjelmistossa. Suosittua ohjelmistoa käyttävät miljoonia kuluttajia ja yrityksiä maailman ympäri. Sillä on myös vahva ote yrityssektorista. Tästä syystä on entistä tärkeämpää käyttää turvallisesti Office 365:tä, helpon yhteistyön verkkoversioita.

Yritys tarjoaa laajan valikoiman henkilökohtaisia, Liiketoimintaaja yrityssuunnitelmat. Jokaisella sopimuksella saat pääsyn Office-sovelluksiin, OneDriveen ja muuhun tietyin ehdoin. Tietenkin aiot luoda, muokata ja tallentaa henkilökohtaisia ​​ja luottamuksellisia tietoja Microsoft Wordin, Excelin ja OneDriven avulla.

Tästä syystä on tärkeää parantaa tietoturvaa muokkaus-, katselu- ja jakamisprosessin aikana.

Tässä viestissä opastan sinut viiteen suositumpaan käytäntöön Office 365:n turvallisen käytön jatkamiseksi. Käytä näitä mittauksia ja ole huoleton tietovarkauksista tai väärinkäytöstä. Aloitetaan.

Hanki Office 365

1. Käytä vahvaa salasanaa ja ota 2FA käyttöön

Tämä on järjetön. Kun luot Microsoft-tilin, käytä vahvaa salasanaa kirjainten, numeroiden ja erikoismerkkien yhdistelmällä.

Jos olet huolissasi niiden muistamisesta, suosittelen sijoittamaan salasananhallintaohjelmaan. Tarjolla on monia valmiita tarjouksia, kuten LastPass, Enpass, 1 Salasana, SafeInCloud ja paljon muuta.

Voit käyttää heidän sisäänrakennettua salasanageneraattoriaan ja automaattista sisäänkirjautumista sekä iOS- että Android-laitteissa vaivattoman kirjautumiskokemuksen saamiseksi.

Vahvan salasanan valitseminen on osa prosessia. Suosittelen vahvasti tiukentamaan tietoturvaa käyttämällä kaksivaiheista todennusta.

Älä valitse vain matkapuhelinnumeron vahvistusta. On ollut monia tapauksia, joissa hakkerit ovat päässeet käyttäjän tilille SIM-vaihdon avulla ja sitten lukemaan OTP: n viesteistä. Twitterin toimitusjohtaja Jack Dorsey on viimeaikainen uhri tällaisista käytännöistä.

Käyttää 2FA (kaksivaiheinen todennus) -sovellukset jotka luovat satunnaisia ​​koodeja tietyn ajanjakson aikana. Syötä koodi salasananäytön jälkeen. Authy olisi suosikkini usean alustan tuen ja synkronointiominaisuuksien suhteen.

Myös opastekniikassa

2. Suojaa arkaluontoiset asiakirjat salasanalla

Voit aina suojata asiakirjat salasanalla sisäänrakennetun salasanatyökalun avulla, jotta tuntemattomat eivät avaa ja pääse käsiksi arkaluonteisiin asiakirjoihin.

Napsauta nauhapalkissa Tarkista-valikkoa, napauta Suojaa asiakirja, niin valintaikkunassa voit lisätä salasanoja ja joitain siihen liittyviä sääntöjä.

Säännöistä puhuttaessa voit lisätä salasanan asiakirjan katseluun tai asettaa toisen salasanan, jotta muut voivat tehdä muutoksia asiakirjaan. Voit myös estää kollegoita lisäämästä kommentteja käyttämällä muita vaihtoehtoja.

Voit ottaa tämän pienen kytkimen käyttöön tietosuojaosiossa piilottaaksesi henkilökohtaiset tiedot tiedostosta.

3. Lisää viimeinen voimassaolopäivä OneDriven jakamislinkkiin

Office 365 -sovellukset integroivat tiiviisti Microsoft OneDrive -pilvialustan. No, voit myös käyttää Boxia ja Dropboxia, mutta suosittelen OneDrivea sen integroituna oletuksena Windows 10:ssä ja mukana tulee myös 1 Tt tallennustilaa Office 365 -tilaajille.

Jokainen Word-, PowerPoint- ja Excel-tiedosto tallennetaan automaattisesti Microsoftin pilvialustaan.

Nyt kun jaat tiedoston tai kansion OneDrive-sovelluksesta, Microsoft tarjoaa hienon tavan lisätä jaettuun linkkiin viimeinen voimassaolopäivä ja -aika.

Kun jaat kansiota OneDrive Webissä, voit napauttaa Jaa ja valita asetetun vanhenemispäivän. Valitse sieltä aika ja päivämäärä, jolloin linkki vanhenee.

Asiat ovat kuitenkin hieman monimutkaisia ​​mobiilissa. Suorita sama toiminto iOS- ja Android-sovelluksissa noudattamalla alla olevia ohjeita.

Vaihe 1: Lataa OneDrive ja kirjaudu sisään tunnistetiedoilla ja 2FA-koodilla.

Vaihe 2: Siirry kansioon, jonka haluat jakaa, ja napauta kolmen pisteen valikkoa.

Vaihe 3: Valitse jakaminen ja linkin asetukset.

Vaihe 4: Lisää linkkiin aika ja päivämäärä ja kytke kytkin päälle.

Koska yllä mainittu ominaisuus liittyy OneDriveen, voit käyttää samaa tekniikkaa vanhenemisen lisäämiseen kuviin ja videoihin.

Myös opastekniikassa

4. Lisää salasana OneDrive-linkkeihin

Yllä mainittua vaihtoehtoa käytetään eniten, kun haluat suojata salasanalla vain yhden tiedoston kerrallaan. Mutta jos haluat jakaa 8–10 asiakirjaa yhdellä kertaa, sinun on parempi suojaa OneDrive-linkit salasanalla.

Tällaisissa tapauksissa voit ladata kaikki asiakirjat yhteen kansioon OneDrivessa.

Avaa nyt OneDrive-verkko, valitse kansio ja napauta jakamisvalikkoa. Valitse valintaikkunasta Lisää salasana ja jaa sitten kansion linkki.

Vastaanottavan henkilön on syötettävä salasana ennen kuin hän pääsee käsiksi siinä oleviin tiedostoihin.

Tiedän, että ratkaisu ei ole niin muokattavissa kuin osiovaihtoehto, jonka avulla voit estää tietyt käyttöoikeudet ja piilottaa henkilökohtaisia ​​tietoja. Kaiken kaikkiaan OneDrive-tapa saa kuitenkin työn tehtyä lisätyn suojauskerroksen suhteen.

Valitettavasti et voi käyttää ominaisuutta mobiilisovelluksissa. Se on saatavilla vain OneDrive-verkossa.

5. Käytä biometrisiä tietoja OneDrivessa

Kuten olet ehkä arvannut, OneDrive on keskeinen rooli Office 365 -kokemuksessa.

Olipa kyseessä OneNote, Word tai Excel, kukin niistä tallentaa tiedoston OneDriveen. Siksi on tärkeää pitää se turvassa mobiilisovellusten biometristen tietojen avulla.

Siirry kohtaan Asetukset > Suojaus ja ota käyttöön FaceID tai sormenjälki suojaus iOS: lle ja Androidille.

Lataa OneDrive iOS: lle

Lataa OneDrive Androidille

Myös opastekniikassa

Nauti turvallisesta Office 365 -kokemuksesta

Microsoft ymmärtää kuluttajien ja yritysten tarpeet pitää tietonsa turvassa. Siksi yritys on ottanut käyttöön useita suojaustoimenpiteitä Office 365 -ohjelmistoon.

Viime aikoina yritys ilmoitti Personal Vaultin OneDrivelle, jonka avulla voit lisätä siihen henkilökohtaisia ​​asiakirjoja ylimääräisellä suojauskerroksella.

Seuraava: Mietitkö, mikä Personal Vault on ja haluatko tietää siitä lisää? Lue alla oleva viesti nähdäksesi lisätietoja.