13 parasta syytä käyttää Google-dokumentteja (ja ditch Wordia)

Olen käyttänyt Wordia reilusti yli vuosikymmenen, enkä ole vieläkään sataprosenttisesti tyytyväinen Microsoftin lippulaivatekstinkäsittelyohjelmaan. Google-dokumenteista on kuitenkin vasta muutama kuukausi, ja rakastan sitä yksinkertaisesti. Miksi se nyt on?

Hyvin, Sanalla on paljon asiaa ominaisuuksien suhteen, mutta kaikki eivät käytä niitä. Ja siellä Docs loistaa. Saat paketin päivittäisiä ominaisuuksia, jotka on virtaviivaistettu lähes täydellisesti ja joiden kanssa on mukava työskennellä.

Google-dokumenteista on kuitenkin olemassa paljon negatiivisia väärinkäsityksiä yksinkertaisesti sen pilvipohjaisen luonteen vuoksi, mutta täällä saat selville, miksi se ei todellakaan pidä paikkaansa. Ja jos olet vakaasti Wordin käytössä, saatat olla yllätys!

1. Se on ilmainen

Kyllä, luit oikein. Google Docs on täysin ilmainen. Ja nouset ylös 15 Gt ilmaista pilvipohjaista tallennustilaa sen päälle myös. Pitäisi viedä paljon asiakirjoja täyttämään koko tämä tila, eikö niin?

Wordissa eri tilaustasot ovat ikävästi turruttavia, puhumattakaan siitä, että kaikki on melko kallista. Odota, että maksat lähes sata taalaa – tai reilusti yli – kaikesta, mihin lopulta tyydyt. Ei kiitos, Microsoft.

2. Ei manuaalisia tallennuksia

Google-dokumentit tallentaa kirjoittamasi tai muokkaamasi tekstin muutamassa sekunnissa, etkä edes huomaa sitä. Jopa suoraan liittämällä sisältöön, joka sisältää korkearesoluutioisia kuvia ja muita suuria kohteita, ei ole vakavaa vaikutusta sen automaattisen tallennuksen nopeuteen. Nyt se on vakava optimointi.

Ei kuitenkaan Wordin tapauksessa, jossa sinun on painettava Tallenna, vaikka olisit yhteydessä OneDriveen. Ja silloinkin muutosten synkronointi kestää usein vuosia. Vielä pahempaa on, että koko ohjelma voi juuttua jumiin tehdessäsi sitä. Mitä helvettiä, Microsoft!

3. Tiedostojen nimet eivät ole huolenaiheita

Word on erittäin tiukka tiedostonimien suhteen. Et voi lisätä erikoismerkkejä, ja sinun on myös oltava erityisen varovainen, ettet vastaa olemassa olevaa tiedostonimeä samassa hakemistossa. Hitot siitä!

Docsilla sinun ei tarvitse edes lisätä tiedostonimeä, ennen kuin voit aloittaa asiakirjan käsittelyn. Ja aina kun siltä tuntuu, voit nimetä sen miksi haluat. Mikä on myös erittäin helppo tehdä – kirjoita vain mitä tahansa selainikkunan yläreunassa olevaan kenttään ja olet valmis!

Enää ei tarvitse pelleillä kömpelöillä valikoilla ja valintaikkunoilla, kuten Wordissa, mikä itse asiassa säästää paljon aikaa, joka muuten kuluu typerien rajoitusten käsittelyyn pitkällä aikavälillä.

4. Helposti saatavilla kaikkialla

Työskentely Google-dokumenttien kanssa voi tapahtua melkein missä tahansa. Kirjaudu vain Google Driveen millä tahansa tietokoneella, jossa on internetyhteys, ja voit aloittaa heti.

Sanomattakin on selvää, että Word vaatii raskaan asennuksen, ennen kuin voit edes ajatella asiakirjan avaamista, puhumattakaan siitä, että olet jumissa vain Windowsissa tai Macissa.

Google-dokumenttien avulla pääset alkuun paljon nopeammin, vaikka kyse on mobiilista. Android-laitteisiin on asennettu oletuksena Docs, ja iOS-sovellus on erittäin kevyt latauskoon suhteen.

5. Nolla korruptoitunutta tiedostoja

Koska Google Docs -asiakirjasi tallennetaan aina pilveen, tiedostojen vioittumisen mahdollisuus on melko pieni. Tämä ei koske Wordia, jossa paikallisesti tallennetut tiedostot ovat helposti vioittuvia teknisten ongelmien tai laitteistovikojen vuoksi.

OneDriveen tallentaminen on vaihtoehto, mutta kauhistuttavien synkronointiongelmien vuoksi se ei vain ole sen arvoista. Jopa niiden ärsyttävien todennusponnahdusikkunoiden ajattelu, jotka ilmestyvät ilman hyvää syytä, saavat minut väreiksi.

6. Tonnia upeita lisäosia

Tosin Google-dokumenteissa ei ole kaikkia ominaisuuksia, joita Microsoft Word tuo pöytään. Mutta siinä lisäosat tulevat kuvaan. Itse asiassa, siellä on kokonainen kauppa, joka on omistettu lisäosille, joita voit helposti käyttää hankkiaksesi mitä tahansa menettäviä toimintoja.

Siirry vain Lisäosat-paneeliin ja voit etsiä mitä tahansa – fontteja, teemoja, ajatuskarttoja, sanakirjoja jne. Vaikka haluat esittää jotain niin harvinaista kuin sivunvaihtojen poistaminen, sinun täytyy löytää lisäosa, joka auttaa sinua!

7. Erittäin yhteensopiva

Google-dokumenttien avulla asiakirjasi eivät ole vain lukittuina pilveen. Itse asiassa voit valita useista tiedostomuodoista ladataksesi ne tietokoneellesi milloin tahansa.

Tuki suosituille formaateille, kuten DOCX, ODT ja PDF tarkoittaa, että voit helposti aloittaa asiakirjan työskentelyn Wordissa, OpenOffice tai Adobe Acrobat, jos tarvetta ilmenee, puhumattakaan tiedostojen jakamisesta Word-käyttäjien kanssa, jotka olet varma vaikuttaa.

Toisaalta voit myös avaa ja muokkaa Word-asiakirjoja helposti Google Docsissa. Jos olit huolissasi yhteensopivuusongelmista, on aika unohtaa se.

8. Puhu, älä kirjoita

Wordin puheen tekstiksi -ominaisuudet ovat olemattomia, ellet halua lataa Sanele-apuohjelma joka on aluksi melko rikki. Ei kuitenkaan ongelma Google-dokumenttien kanssa.

Tarvitset vain muutaman napsautuksen, ja voit alkaa puhua pois, kun Docs kirjoittaa tekstin puolestasi. Ei hukattua aikaa kalibrointeihin ja muuhun paskaan. Se on myös melko hyvä poimimaan erilaisia ​​aksentteja, ja voit myös vaihtaa eri kielten välillä.

9. Yhteistyö on helppoa

Mitä tulee jakamiseen ja yhteistyöhön muiden kanssa, Google Docs voittaa Wordin. Sen lisäksi, että voit jakaa asiakirjojasi satojen käyttäjien kanssa, voit jopa julkaista ne verkossa kaikkien nähtäväksi!

Lisäksi jopa sata ihmistä voi kokoontua yhteen ja työskennellä asiakirjan parissa reaaliajassa – ilmiömäinen toiminnallisuus jollekin, joka on täysin ilmaista. Ja se, että yhteistyökumppanisi tarvitsevat vain Google-tilin toimiakseen rinnallasi, kertoo sen mahtavuudesta.

Wordin avulla jokainen tarvitsee kuitenkin Office 365 -tilauksen ennen kuin he voivat edes haaveilla yhteistyöstä – kyllä, jopa Wordin niin kutsutuissa "ilmaisissa" mobiilisovelluksissa.

10. Tutki ja linkitä suoraan

Jos haluat tehdä tutkimusta kirjoittaessasi, voit käyttää Google-haun koko tehoa suoraan Google-dokumenteista. Korosta ja napsauta hiiren kakkospainikkeella mitä tahansa sanaa tai lausetta ja napsauta Tutki, niin sivuruudun pitäisi latautua automaattisesti, jolloin voit tarkistaa ja lainata hyödyllisiä tietoja saumattomasti. Voittaa Wordin tutkimustyökalun intuitiivisuudella ja relevanteilla tuloksilla maileittain.

Ja mikä vielä parempi, voit myös käyttää Explore-ruudun Kuvat-välilehteä lisätäksesi Creative Commons -lisensoituja kuvia asiakirjoihisi helposti.

Ei siinä kaikki. Mitä tulee linkittämiseen, Google Docsissa voit etsiä ja lisätä linkkejä suoraan verkkosovelluksesta – ei enää kopioida ja liittää pitkiä URL-osoitteita. Lisäksi voit linkittää muihin tiedostoihin ja asiakirjoihin Google Drivessa nimellä hyvin.

11. Ei Internetiä? Ei ole ongelma

Aina kun Wordista ja Docsista keskustellaan, löydät todennäköisesti jonkun, joka mainostaa edellisen kykyä työskennellä offline-tilassa. Kieltämättä se on totta – se on loppujen lopuksi työpöytäsovellus.

Mutta se ei tarkoita, ettet voisi tehdä samaa Google-dokumenttien kanssa – riittävällä ennakkovalmistelulla se on enemmän kuin mahdollista. Määritä vain, että haluat tiedoston olevan käytettävissä offline-tilassa, ja voit käyttää sitä ja käsitellä sitä, vaikka sinulla ei olisi aktiivista yhteyttä.

Kaikki tekemäsi muokkaukset synkronoidaan sitten automaattisesti aina, kun muodostat uudelleen yhteyden Internetiin. Mahtavaa, eikö?

12: Helppo käyttää Chromen kautta

Jos käytät Chromea verkkoselaamiseen ja todennäköisesti käytät sitä, sinun pitäisi jo olla kirjautuneena Google-tilillesi. Ja tämä tarkoittaa, että pääset helposti Google-dokumentteihin – Google Driven kautta – yhdellä sormennapsautuksella. Ei aikaa rekisteröitymiseen tai sisäänkirjautumiseen!

Lisäksi Chrome listaa myös muita Googlen verkkosovelluksia, kuten Gmailia, Sheetsia ja Slidesia, jotka kaikki täydentävät Docsia täysin. Voit myös odottaa Docsin toimivan paremmin Chromessa – molemmat ovat kuitenkin Googlen suunnittelemia.

13: Muutokset synkronoidaan kaikkialla

Lopuksi kaikki asetuksiin ja muihin asetuksiin tekemäsi muutokset tallennetaan verkkoon, mikä tarkoittaa, että saat käyttöösi samanlaisen Docs-kokemuksen millä tahansa tietokoneella tai selaimella, jonka käynnistät sen päällä.

Ja kyllä, se sisältää myös kaikki käyttämäsi lisäosat. Odota, että muutokset ja asennetut lisäosat näkyvät kaikilla pöytäkoneillasi muutamassa sekunnissa!

Mutta entä Word Online…?

Loppujen lopuksi verkkosovelluksena oleminen toimii itse asiassa Google Docsin eduksi – se toimii nopeasti ja siinä on vain vähän teknisiä ongelmia Wordiin verrattuna. Ja se, että voit parantaa Docsin toimintoja valtavan lisäosien kirjaston avulla, tarkoittaa, että Wordin monipuolinen argumentti on käytännössä kiistanalainen.

Ja ei, en unohtanut Word Onlinea, joka on myös ilmainen. Mutta todella, se on vain dramaattisesti tyhmä versio työpöytäversiostaan.

Word Onlinella on monia yhtäläisyyksiä Google Docsin kanssa - kuten esimerkiksi automaattinen tallennus. Se on kuitenkin hidas suorittaa melkein kaikkea, tukee harvempia tiedostomuotoja ja siinä ei ole yhtään hyödyllistä lisäosaa. Lyhyesti sanottuna se on raskas käyttää.

Oletko siis valmis kokeilemaan Google-dokumentteja? Kerro meille kommenteissa.