Whiteboardin käyttäminen Microsoft Teamsissa

Vastauksena Slackin kasvavaan suosioon Microsoft vihdoinkin ilmoitti Microsoft Teams järjestöille. Lisäksi ohjelmistojätti jatkaa uusien ominaisuuksien lisäämistä Teamsiin. Vaikka Microsoft kilpailee tiiviisti Slackin, Zoomin ja muiden kanssa, Microsoft korostaa yhteistyön erityisenä osana Teams-sovellusta. Mitä tulee yhteistyöhön, Teams antaa käyttäjille mahdollisuuden luo valkotaulu, jaa se ja keskustele yhteistyön aikana.

Microsoft on lisännyt taustan sumennuksen videopuheluihin, ponnahduskeskusteluihin ja kokousikkunoihin, Näkymät laajennus ja paljon muuta Teamsissa. Niistä Whiteboard on yksi parhaista ominaisuuksista tehokkaaseen yhteistyöhön tiimin jäsenten kanssa.

Microsoft Teams sallii jo järjestelmänvalvojan jakaa näytön tiimin jäsenten kanssa. Mutta jos haluat pohtia ideoita osallistujien kanssa, voit valita Whiteboard-toiminnon videoiden aikana.

Whiteboard-toiminto on käytettävissä vain työpöytäsovelluksissa. Tässä viestissä opastamme sinua käyttämään Microsoft Teamsin Whiteboardia, sen tarjoamia ominaisuuksia ja muita videopuheluita koskevia vinkkejä ja temppuja Teams-ohjelmistossa. Aloitetaan.

Lataa Microsoft Teams

Whiteboardin käyttäminen Microsoft Teamsissa

Kuten aiemmin mainitsin, Microsoft Teamsin Whiteboard on käytettävissä vain työpöytäsovelluksissa, ei mobiilisovelluksissa. Kun käytät Microsoft Teamsia Windowsissa tai Macissa, et voi myöskään käyttää valkotaulua suorassa keskustelussa tiimin jäsenen kanssa. Se on saatavilla vain tiimikanavissa. Käytä alla olevia ohjeita.

Vaihe 1: Napsauta Microsoft Teams -sovelluksen sivupalkin Teams-välilehteä. Valitse sieltä tiimi ja siirry asiaankuuluvalle kanavalle.

Vaihe 2: Lisää uusi kanava napsauttamalla Teams-nimen vieressä olevaa kolmen pisteen valikkoa ja luo kanava. Lisää siihen jäseniä.

Vaihe 3: Kanavan alalaidasta näet Tapaa nyt -vaihtoehdon. Napauta sitä, niin se aloittaa ryhmävideopuhelun tiimin jäsenten kesken. Ennen kuin aloitat videopuhelun, voit lisätä myös asiaankuuluvan aiheen.

Vaihe 4: Videopuhelunäytössä näet työkalupalkin, jonka avulla voit käyttää toimintoja, kuten mykistystä, taustatehosteita, chat-toimintoa ja näytön jakamista.

Vaihe 5: Valitse näytön jakamisvaihtoehto, ja se pyytää sinua valitsemaan nykyiseltä työpöydältä, avatuista ikkunoista, PowerPoint-dioista, selaamaan tiedostoja PC/Macista, muusta Teams-kanavasta tai OneDrivesta.

Vaihe 6: Lopussa näet Whiteboard-osion, jossa on kaksi vaihtoehtoa – Microsoft Whiteboard ja Freehand by Invision. Valitse Microsoft Whiteboard, niin se avaa valkotaulun puolestasi.

InVision on omistettu UI/UX-suunnittelutyökalu, jota suunnittelijat käyttävät käyttöliittymän suunnitteluun, ja heidän Freehand-työkalunsa on samanlainen kuin Microsoft Whiteboard.

Myös opastekniikassa

Valkotaulun piirustusominaisuudet

Microsoft tarjoaa joukon piirustusvaihtoehtoja käytettäessä valkotaulua. Voit käyttää vakiokynätyökalua punaisena, mustana, sinisenä ja vihreänä strategian esittelyyn.

Voit myös käyttää pyyhekumityökalua, jonka avulla voit poistaa epäolennaisen osan valkotaulusta. Siirtotyökalu on suosikkini. Voit käyttää sitä siirtämään valkotaulua tai pitämään sitä kiinteässä osassa.

Koska Windows-kannettavien ohjauslevyt voivat olla sekalaisia, suosittelen hiiren käyttämistä piirtämiseen tai raapustamiseen kynätyökalulla.

Kun aivoriihi on valmis, haluat ehkä tallentaa karkean kuvan ja ideat kuvana PC- tai Mac-tietokoneelle. Napauta sitä varten Asetukset-kuvaketta oikeassa yläkulmassa ja valitse Vie kuva SVG-muodossa.

Myös opastekniikassa

Jaa valkotaulu ja chat

Näytön jakamisen aikana voit myös pyytää muita liittymään streamiin. Napauta yllä olevaa Jaa-painiketta, niin se luo jakamislinkin. Jaa se muiden kanssa, jotta he voivat liittyä istuntoon.

Voit myös käyttää chattia, mykistää ja kutsua muita ryhmän jäseniä taululle. Microsoft on lisännyt kaikki käytännölliset vaihtoehdot Teams Whiteboardiin varmistaakseen, että järjestelmänvalvojan ei tarvitse poistua streamista aktivoidakseen sen.

Mykistyksen avulla voit hiljentää äänen puoleltasi. Chat-toiminto on suosikkini. Se avaa sivuikkunan valkotaulun sisällä ja antaa sinun keskustella tiimin jäsenten kanssa. Tämä on parempi tapa kommunikoida livenä tiimin jäsenten kanssa, ja he voivat keskustella keskenään taulun näytön jakamisen aikana. Puhelun päätyttyä näet koko chat-historian kokouksen nimellä kanavalla.

Jäsenvälilehdeltä näet kokouksen nykyiset käyttäjät, ehdotetut käyttäjät ja voit jopa kutsua jäseniä muista kanavista.

Puutteita

Microsoft Whiteboard ei myöskään ole täydellinen. Valkotauluun ei voi lisätä tekstiä ja ennalta määritettyjä muotoja, kuten ympyröitä, nuolia, viivoja, neliöitä tai muuta. Myös kuvan lisäystuki puuttuu. Toivottavasti tulevat päivitykset tuovat nämä vaihtoehdot.

Myös opastekniikassa

Käytä Microsoft Teamsia kuin ammattilainen

Suurin osa näytön jakamistyökalut tarjoa Whiteboard-toimintoa ideoiden pohtimiseen tiimin jäsenten kanssa. Microsoft Teams ei halua jäädä jälkeen. Sen avulla voit keskustella ideoista, jakaa näkemyksiä osallistujien kanssa ja viedä sen kuvana myöhempää käyttöä varten.