8 parasta Microsoft Teams -vinkkiä ammattilaisen käyttöön

löysä muutti viestipeliä debyyttinsä jälkeen elokuussa 2013. Se on korvannut sähköpostin sisäisessä viestinnässä monissa tiimeissä ja organisaatioissa. Sillä välin, Microsoft Teams ohitti Slackin yli 13 miljoonalla käyttäjällä yhdistämällä se Office 365 -palveluun.

Lisäksi se hyötyy Microsoftin vahvasta ekosysteemistä, joka on rakennettu vuosien aikana. Jos toimistollasi tai organisaatiollasi on Office 365 -tilaus, Teamsin kautta viestimisestä ja yhteistyöstä tulee vaivatonta.

Katsotaanpa joitain parhaita vinkkejä ja temppuja Microsoft Team -käyttäjille, joilla he voivat parantaa tuottavuuttaan ja käyttää sitä ammattilaisena.

1. Pikanäppäimet

Pikanäppäimet voivat säästää paljon aikaa, varsinkin kun käytät sovellusta, kuten Teams. Käytät sitä todennäköisesti koko päivän kommunikoidaksesi kollegoiden kanssa. On vain kaksi pikakuvaketta, jotka sinun tulee muistaa aloittelijana toistaiseksi.

1. / — vinoviivanäppäin paljastaa kaikki komennot, joita voit antaa käyttämällä erilaisia ​​pikanäppäimiä.
2. /keys — luettelo kaikista pikanäppäimistä, joita voit käyttää. Lista on melko pitkä jaettavaksi täällä. Etsi ja muista sinulle hyödylliset.

Kuten kuvakaappauksesta näkyy, kirjoitat nämä kaksi pikakuvaketta yläreunan hakupalkkiin löytääksesi etsimäsi.

2. Ryhmän nimi

Chat on Microsoft Teamsin ensisijainen ominaisuus, mutta tietyn keskustelun etsiminen kanavan sisällä voi olla vaikeaa. Voit ratkaista tämän ongelman antamalla tälle keskusteluikkunalle tai ryhmälle merkityksellisen nimen. Jos esimerkiksi keskustelet uudesta tuotteen A oppaasta, voit nimetä chat-ikkunan Tuote A -virheet. Helpottaa etsimistä tulevaisuudessa.

Voit tehdä sen napsauttamalla kynäkuvaketta chat-ikkunan yläosassa muokataksesi ja antamalla sille nimen. Toimii vain ryhmäkeskusteluissa, ei yksityisissä keskusteluissa.

3. Lähetä sähköpostit eteenpäin

GT: llä käytämme tuskin sähköposteja ja luotamme enimmäkseen Slackiin kommunikoimaan toistensa kanssa. Se toimii meillä, mutta ei tarkoita, että voit jättää sähköpostit kokonaan pois. Sähköpostit ovat tulleet jäädäkseen. Microsoft tietää sen, ja siksi se sallii käyttäjien lähettää edelleen liitteitä sisältäviä sähköposteja Team-kanaviin mistä tahansa sallittujen luetteloon lisätyistä sähköpostitoimialueista.

Sen lisäksi, että napsautat Lisäasetukset seuraavassa näytössä, voit hallita, kuka voi lähettää sähköposteja ja myös tietyistä verkkotunnuksista, jotta voit vähentää ei-toivottuja sähköposteja.

4. Luo GIF-tiedostoja

GIF-kuvien jakaminen on hauskaa, mutta luomalla niitä on sitäkin enemmän. Olen iloinen, että Teams antaa jäsenille mahdollisuuden luoda omia GIF-kuvia, jolloin he voivat olla luovia ja vähentää stressiä tasapainottaakseen vakavaa keskustelua.

Teams integroi Giphyn, suositun GIF-kohteen, jakaaksesi taideteoksen muiden tiimin jäsenten kanssa.

5. Botit

Toistuvien tehtävien automatisointi säästää aikaa ja botit voivat olla hyödyllisiä. Teamsilla on useita botteja, joita voit käyttää hyödyksesi. Who-botti on hyödyllinen, kun etsit tiimin jäseniä eri puolilta organisaatiota heidän tehtäviensä ja vastuidensa perusteella. Esimerkiksi kuka on johtava tuote X -markkinoija?

Botit toimivat kuten tiimin jäsenet, mikä tarkoittaa, että voit keskustella heidän kanssaan, kysyä heiltä kysymyksiä ja he vastaavat.

Muita botteja ovat Kalenteribotti, joka löytää avoimen paikan sekä sinun että tiimin jäsenten kalentereista ja aikatauluista tapaamiset, Polly kyselyjen luomiseen ja palautteen keräämiseen, ja YellowAnt muodostaa yhteyden yli 40 sovellukseen älykkäiden luomiseen työnkulkuja. Näin voit luoda omia robotteja.

6. Välilehdet

Teamsissa on ainutlaatuinen ominaisuus nimeltä Tabs. Voit omistaa jokaisen välilehden yhdelle resurssille, joka voi olla video, verkkosivusto tai sovellus. Se riippuu siitä, mitä haluat saavuttaa sillä. Mielestäni se sopii parhaiten sovelluksiin, joita haluat käyttää työskennellessäsi Teamsin kanssa.

Tabs tekee työnkulun hallinnasta todella helppoa ja estää prosessin tärkeiden osien päällekkäisyyden. Voit esimerkiksi luoda välilehden Trellolle, jotta kaikki tiimin jäsenet voivat käyttää sitä kätevästi. Valitse sovellus napsauttamalla +-kuvaketta. Huomaa, että tiedostojen jakamista varten on jo välilehti.

7. Kirjanmerkki

Pieni mutta usein laiminlyöty Teamsin ominaisuus on kirjanmerkkivaihtoehto. Jos saat tärkeän viestin, mutta haluat palata siihen myöhemmin, voit lisätä sen kirjanmerkkeihin ja käsitellä sitä myöhemmin.

Napsauta viestin vieressä olevaa valikkokuvaketta tehdäksesi sen.

8. Mukaansatempaava lukija

Jakoiko joku asiakirjan kanssasi? Sen sijaan, että lukisit sen kokonaan, voit käyttää Immersive Reader -vaihtoehtoa kahteen asiaan. Poista kaikki häiriötekijät, jotta vain teksti näkyy. Helpottaa keskittymistä asiakirjaan tai viestiin.

Voit myös kuunnella dokumenttia reaaliajassa korostetuilla sanoilla. Toinen hieno ominaisuus on kääntäminen. Voit valita viestin ja kääntää sen yli 60 kielelle Microsoft Translatorin avulla.

Ryhmätyötä koko matkan

Microsoft Teams on hämmästyttävä yhteistyötyökalu, ja se on turha, jos työskentelet jo muiden Microsoft-tuotteiden, kuten Office 365:n, kanssa. Toivottavasti jotkut yllä jakamistamme vinkeistä auttavat sinua olemaan tuottavampia.

Seuraava: Onko Outlookin Saapuneet-kansio riistäytynyt hallinnasta? Napsauta alla olevaa linkkiä saadaksesi lisätietoja sääntöjen käyttämisestä Outlook 365:n hallintaan.