Sähköpostien automaattinen poistaminen Microsoft Outlookissa

Gmailin jälkeen Microsoft Outlook on suosituin sähköpostin tarjoaja. Yritykset rakastavat Microsoft Outlookia sen läheisen integroinnin vuoksi Office 365 paketti. Mitä tulee kuluttajiin, Microsoft on tehnyt kiitettävää työtä tallennustilan, eri alustojen saatavuuden ja ominaisuuksien suhteen.

Outlook-sovellus on saatavilla iOS: lle, Androidille, Windowsille, macOS: lle ja Webille. Yritys osti suositun Acompli-sovelluksen ja Auringonnousun kalenteri nopeuttaa mobiilisovelluksen kehitystä. Lyhyesti sanottuna on riittävästi syitä käyttää Outlookia kilpailijoidensa sijaan henkilökohtaiseen käyttöön. Mutta kun sinulla on vain 15 Gt ilmaista tallennustilaa, tallennustila saattaa loppua. Ja tarpeettomien markkinointisähköpostien ja roskapostin kasvavan trendin vuoksi on vaikeampaa kuin koskaan suodattaa asiaankuuluvat sähköpostit roskapostista.

Microsoft tarjoaa Focusused Inbox -toiminnon, mutta se rajoittuu asiaankuuluvien sähköpostien suodattamiseen käyttäjälle. Toinen hyödyllinen lisäys on Outlook Rules. Se on Outlookin versio

IFTTT. Säännöillä voidaan luoda useita automaatioita tiettyjen sähköpostien siirtämiseksi arkistointiin tai sähköpostiosion poistamiseksi.

Tässä viestissä opastamme sinut Outlookin säännöt -toiminnon läpi ja luomme joitain sääntöjä sähköpostien automaattiseen poistamiseen ja automaattiseen arkistointiin Outlookista. Viesti kattaa myös toisen Outlook-bonustempun, jolla voit peruuttaa asiaankuulumattomien sähköpostien tilauksen yhdestä paikasta. Aloitetaan.

Lataa Microsoft Outlook

Luo automaattisen poiston sääntö sähköpostista

Ensinnäkin Säännöt-toiminto on käytettävissä vain Outlook Windows/Mac -sovelluksessa ja Outlook Webissä. Tässä viestissä mainitsen Outlookin verkkoversion vaiheet.

Vaihe 1: Avaa Outlook Web ja kirjaudu sisään Microsoft-tilin tunnistetiedoilla.

Vaihe 2: Valitse epäolennainen sähköposti ja avaa se.

Vaihe 3: Napauta kolmen pisteen valikkoa ja valitse Luo sääntö.

Vaihe 4: Luo sääntö viestien siirtämiseksi lähettäjältä Poistetut-kansioon.

Sen jälkeen kaikki lähettäjän sähköpostit siirtyvät suoraan poistettuun postilaatikkoon. Voit silti käyttää niitä kansioiden Poistetut kohteet -valikosta.

Myös opastekniikassa

Luo automaattisen poiston säännöt Outlookin asetuksista

Yllä oleva skenaario siirtää kaikki sähköpostit lähettäjältä poistettuihin kohteisiin, mutta entä jos joku haluaa poistaa sähköpostit, joissa on tietyt aiheet tai tietyt avainsanat viestin rungosta.

En esimerkiksi halua saada pankiltani lainatarjouksia, koronaviruspäivityksiä tai muuta markkinointiroskaa. Haluan kuitenkin saada kuukausittaisen tiliotteen ja luottokorttilaskun postitse. Joten kuinka luoda tällaiset säännöt? Noudata alla olevia ohjeita.

Vaihe 1: Avaa Outlook Web ja siirry kohtaan Asetukset.

Vaihe 2: Tarkastele kaikkia Outlook-asetuksia, ja se ponnahtaa esiin erillisen asetusvalikon.

Vaihe 3: Valitse Säännöt-vaihtoehto ja valitse Lisää uusi sääntö.

Vaihe 4: Nimetään se Pankkisäännöiksi ja lisätään ehto.

Vaihe 5: Lisää avainsanoja, jotka eivät enää liity sinulle, olen lisännyt viestitermit, kuten laina, EMI jne.

Vaihe 6: Luo sääntö siirtääksesi kaikki sähköpostit poistokansioon ja paina Tallenna.

Nyt aina kun saat sähköpostit, joissa on laina-, EMI- tai tärkeitä avainsanoja, ne siirretään automaattisesti poistokansioon.

Luodaan toinen hyödyllinen sääntö. Voisimmeko? Jokainen siellä oleva yritys lähettää käyttäjille koronavirukseen liittyviä sähköposteja. Kun kiitän heidän ponnistelujaan, joskus on väsyttävää lukea päivittäin uutisia tappavasta viruksesta. Outlook Rulesin avulla voit poistaa nämä sähköpostit automaattisesti ennen kuin ne saapuvat sinulle.

Vaihe 1: Avaa Outlook Web ja siirry kohtaan Asetukset > Sähköposti > Säännöt.

Vaihe 2: Annetaan uudelle säännölle nimi "Coronavirus" ja lisätään ehdot.

Vaihe 3: Lisää ehtoja, kuten sisältääkö viestin runko avainsanat "Coronavirus", "COVID-19", ja siirrä sitten sähköpostit poistokansioon.

Outlook Rules on tehokas toiminto, ja mahdollisuudet ovat rajattomat. Näin käytän sitä. Aina kun olen lomamatkalla, luon säännön, jonka mukaan kaikki saapuvat sähköpostit siirretään Matkan aikana -kansioon enkä saa keskeytyksiä perheen aikana.

Myös opastekniikassa

Peru epäolennaisten sähköpostien lähettäjien tilaus

Automaattinen poistotoiminto on hyödyllinen, kun haluat suodattaa asiaankuuluvat sähköpostit vääristä. Mutta entä jos haluat lopettaa sähköpostien vastaanottamisen lähettäjältä kokonaan. No, voit aina käyttää sähköpostin tilauksen peruutusvaihtoehtoa.

Mutta sen pienen tilauksen peruutuspainikkeen löytäminen jokaisesta sähköpostista voi olla aikaa vievää ja tylsää. Onneksi kanssa Outlook Web, näet kaikki sähköpostin lähettäjät, joilla on peruutuspainike, yhdessä paikassa.

Vaihe 1: Avaa Outlook Web ja siirry kohtaan Asetukset.

Vaihe 2: Siirry kohtaan Mail > Tilaukset.

Vaihe 3: Täällä näet luettelon sähköpostin lähettäjistä, joilla on suuri tilauksen peruutuspainike.

Vaihe 4: Poista tarpeettomat tilaukset valikosta ja voit myös napauttaa kolmen pisteen valikkoa estääksesi lähettäjän.

Käytän tätä ominaisuutta kerran neljänneksessä poistaakseni asiaankuulumattomat sähköpostit luettelosta.

Myös opastekniikassa

Käytä Outlookia kuin ammattilainen

Microsoft Outlook sisältää erinomaisen Säännöt-toiminnon. Sen avulla voit poistaa automaattisesti, arkistoida saapuvat sähköpostit, siirtää ne eri kansioihin tietyksi ajaksi ja jopa peruuttaa tarpeettoman lähettäjän tilauksen yhdestä valikosta. Yllä mainittu ratkaisu on toiminut meille kuin ihme. Oletko keksinyt toisenlaisen ratkaisun, joka ei sisällä kolmannen osapuolen sovellusta?