8 parasta Dropbox-vinkkiä ja temppuja tiedostojen ja kansioiden hallintaan paremmin

Dropbox on yksi suosituista pilvitallennusalustoista, jolla on uskollisia faneja ja joka kilpailee teollisuuden kanssa raskaat sarjat kuten Google ja Microsoft. Sitä ylistetään erinomaisesta tiedosto- ja kansionhallintaominaisuuksista. Tässä viestissä jaan joitain Dropbox-vinkkejä ja temppuja, jotka auttavat sinua hallitsemaan tiedostoja/kansioita paremmin.

Toinen osa tiedostojen ja kansioiden hallintaa ovat käyttöoikeudet. Niiden avulla voit hallita, kuka voi käyttää mitäkin tiedostoja/kansioita ja miten. Keskustelemme niistä tarkemmin alla.

Aloitetaanpa.

1. Kuinka poistaa tiedostoja Dropboxissa

Valitse vain poistettavat tiedostot/kansiot ja poista se painamalla näppäimistön poistonäppäintä Windowsissa ja macOS: ssä.

Jos kyseessä on selain, napsauta kolmen pisteen valikkoa sen tiedoston/kansion vieressä, jonka haluat poistaa, ja valitse Poista-vaihtoehto. Sama koskee mobiilisovelluksia.

Jos haluat poistaa tiedoston pysyvästi, napsauta oikeasta sivupalkista Poistetut tiedostot -vaihtoehtoa, valitse tiedosto/kansio, jonka haluat poistaa ja napsauta oikealla olevaa Poista pysyvästi -painiketta. Sinulla on enintään 30 päivää aikaa palauttaa poistettu tiedosto, mutta määrä riippuu suunnitelmastasi. Et voi poistaa jaetusta kansiosta jonkun muun lisäämiä tiedostoja.

2. Kuinka palauttaa poistetut tiedostot Dropboxissa

Dropboxissa poistetut tiedostot/kansiot siirretään Poistetut tiedostot -alueelle, kuten yllä näimme. Oikealla on haku- ja suodatusvaihtoehto, jonka avulla voit löytää tiedoston, jota yrität palauttaa.

Voit etsiä päivämäärän, nimen, sähköpostiosoitteen ja kansion mukaan. Valitse tiedostot/kansiot, jotka haluat palauttaa, ja napsauta oikealla olevaa Palauta-painiketta. Se näkyy, kun olet valinnut jotain.

Professional-sopimus tarjoaa jopa 180 päivää aikaa palauttaa tai palauttaa poistetut tiedostot tavallisen 30 päivän sijaan, jonka saat ilmaisessa paketissa.

3. Kuinka palauttaa poistetut, kadonneet tai muokatut tiedostot

Dropboxissa on kaksi erittäin tärkeää ominaisuutta. Yksi on Dropbox Rewind jossa voit palauttaa koko Dropbox-tilisi tai tietyn kansion aikaisempaan tilaan tai ajankohtaan. Hyödyllinen hakkeroinnin yhteydessä tai lunnasohjelmahyökkäys.

Toinen ominaisuus on Versiohistoria joka seuraa kaikkia tiedostoon tekemiäsi muutoksia. Voit käyttää sitä palauttamaan tiedoston sellaiseksi, kuin se oli ennen muokkauksia. Hyödyllinen, kun joku muu, jolla on pääsy tiedostoon, tekee muutoksia, joita et hyväksy.

Myös opastekniikassa

4. Kuinka jakaa tiedostoja / linkkejä Dropboxissa

Dropboxin avulla käyttäjät voivat jakaa tiedostoja ja kansioita muiden kanssa, vaikka heillä ei olisi Dropbox-tiliä. Sieltä luvat tulevat. Vie hiiri sen tiedoston tai kansion päälle, jonka haluat jakaa, ja napsauta Jaa-painiketta, jonka pitäisi olla nyt näkyvissä.

Saatat nähdä lisävaihtoehtoja sovellusten perusteella, joihin olet yhdistänyt Dropbox-tilisi. näen Trello (projektinhallinta) ja Slack (tiimiviestintä). Napsauta Jaa Dropboxin kanssa.

Kirjoita sen henkilön nimi tai sähköpostiosoite, jolle haluat jakaa sen ja valitse, voiko hän myös vain tarkastella tai muokata asiakirjoja. Voit lisätä ohjeet tai viestin suoraan alle.

Voit luoda ponnahdusikkunan alaosaan linkin, jonka voit jakaa sosiaalisessa mediassa tai viestisovellusten kautta. Napsauta Linkin asetukset linkkien jakamisasetuksista Dropboxissa.

Voit valita, kuka voi käyttää tiedostoa, tarkastella tai muokata myös, ladata tiedoston (tai ei), tarvitset salasanan ja asettaa vanhenemispäivän. Viimeinen peruuttaa automaattisesti pääsyn linkin kautta jaettuun tiedostoon, kun aika on kulunut. Joten sinun ei tarvitse enää sotkea asetuksia tai poistaa jakamista myöhemmin.

5. Kuinka poistaa tiedostojen/kansioiden jakaminen Dropboxissa

Vie hiiri haluamasi tiedoston/kansion päälle poista jakaminen Dropboxissa ja napsauta Jaa-painiketta. Näet luettelon kaikista jäsenistä. Napsauta jäsenen vieressä olevaa lupapainiketta ja poista jakaminen hänen kanssaan valitsemalla Poista hänet.

Näet ponnahdusikkunan, jossa voit halutessasi sallia jäsenen jatkaa kansion kopion käyttöä. Synkronointi pysähtyy välittömästi, mikä tarkoittaa, että uutta sisältöä ei jaeta tai synkronoida.

6. Kuinka tarkastella kansion / tiedoston kokoa Dropboxissa

Napsauta kolmen pisteen valikkokuvaketta ja valitse Versiohistoria.

Kyllä, tiedostokokotiedot ovat piilossa siellä.

Jos kyseessä on kansiot, valitse Muokattu-sarake ja lajittele se koon mukaan.

Valitse kansio, jonka koon haluat tietää, napsauta jakamisen vieressä olevaa valikkokuvaketta oikeassa sivupalkissa ja valitse Laske koko.

Se ei ehkä ole käyttäjäystävällisin tapa, mutta se toimii.

Myös opastekniikassa

7. Kuinka ladata tiedostoja / kansioita Dropboxissa

Valitse tiedosto tai kansio, jonka haluat ladata, napsauta oikealla olevaa valikkokuvaketta ja valitse Lataa.

Se on helppoa.

8. Kuinka ottaa valikoiva synkronointi käyttöön Dropboxissa

Dropbox tekee synkronoi kaikki kaikilla laitteilla. Tämä on oletusasetus, mutta kaikki eivät halua tämän tapahtuvan. Syyt voivat olla tila tai turvallisuus tai mikä tahansa muu. Napsauta hiiren kakkospainikkeella Dropbox-kuvaketta ilmaisinalueella ja valitse Asetukset profiilikuvakkeesi alta.

Napsauta Synkronointi-välilehden Valikoiva synkronointi -painiketta.

Voit nyt valita seuraavassa ponnahdusikkunassa kansiot, jotka haluat synkronoida.

Ajattele laatikon ulkopuolella

Dropbox on erittäin vankka pilvitallennusalusta, jossa on hyödyllisiä tiedostojen ja kansioiden hallintavaihtoehtoja. Voit helposti hallita näiden tiedostojen eri puolia ilman, että sinun tarvitsee huolehtia minkään menettämisestä tai vaarantumisesta. Vaikka useimmat ominaisuudet ovat saatavilla ilmaisessa paketissa, osa maksetaan ja kaikista oikeista syistä.