Sähköpostien automaattinen arkistointi Outlookissa

Microsoft Outlook on eniten suosittu sähköpostiratkaisu yritysten ja yritysten keskuudessa. Mitä tulee kuluttajiin, Outlook jää jälkeen Gmailista. Outlookin oletuspostin mukana tulee 15 Gt tilaa täytettäväksi. Koska saamme paljon markkinointi- tai pankkikampanjoita ja muuta roskamateriaalia, on melko helppoa kadottaa nuo tärkeät sähköpostit silmistäsi. Voit välttää tilanteen arkistoimalla vähemmän tarpeelliset sähköpostit ja poistamalla mainos- ja roskapostit.

Jos Outlookin Saapuneet-kansiosi tuntuu hitaalta tai toimii oudosti, sinun on arkistoitava tai poistettava asiaankuulumattomat sähköpostit. Sähköpostin manuaalinen arkistointi voi olla aikaa vievä ja väsyttävä prosessi.

Microsoft tarjoaa Focusused Inbox -toiminnon, mutta se rajoittuu asiaankuuluvien sähköpostien suodattamiseen käyttäjälle. Toinen hyödyllinen lisäys on Outlook Rules. Se on Outlookin versio IFTTT. Säännöillä voidaan luoda useita automaatioita tiettyjen sähköpostien siirtämiseksi arkistointiin tai sähköpostiosion poistamiseksi.

Tässä viestissä opastamme sinut Outlookin säännöt -toiminnon läpi ja luomme joitain sääntöjä sähköpostien automaattiseen arkistointiin Outlookista. Viesti kattaa myös toisen Outlook-bonustempun, jolla voit peruuttaa asiaankuulumattomien sähköpostien tilauksen yhdestä paikasta. Aloitetaan.

Myös opastekniikassa

Luo automaattisen arkistoinnin sääntö sähköpostista

Outlook Rules -toiminto on käytettävissä vain Outlook Macissa, Windowsissa ja Webissä. Säännöt-toimintoa ei voi käyttää mobiililaitteella. Tässä viestissä käytämme Outlook-verkkoa, koska se toimii samalla tavalla kaikilla alustoilla.

Vaihe 1: Avaa Outlook Web ja kirjaudu sisään Microsoft-tilin tunnistetiedoilla.

Vaihe 2: Valitse epäolennainen sähköposti ja avaa se.

Vaihe 3: Napauta kolmen pisteen valikkoa ja valitse Luo sääntö.

Vaihe 4: Luo sääntö viestien siirtämiseksi lähettäjältä Arkisto-kansioon.

Sen jälkeen kaikki lähettäjän sähköpostit siirtyvät suoraan arkistoituun postilaatikkoon. Voit edelleen käyttää niitä kansioiden Arkisto-valikosta.

Luo automaattisen arkistoinnin säännöt Outlookin asetuksista

Yllä mainittu temppu siirtää kaikki sähköpostit lähettäjältä arkistokohteisiin. Entä jos joku haluaa arkistoida sähköpostit, joissa on tiettyjä aiheita tai avainsanoja viestin tekstistä?

Olen esimerkiksi uupunut pankin lainatarjouksista, koronaviruspäivityksistä tai muusta markkinointiroskasta. Pankkitilini kuukausiotteeseen ja luottokorttilaskuihin viittaan kuitenkin säännöllisesti. Jos sinulla on samanlainen mieltymys aiheista tai aiheista, määritä sääntöjä noudattamalla alla olevia ohjeita.

Vaihe 1: Avaa Outlook Web ja siirry kohtaan Asetukset.

Vaihe 2: Tarkastele kaikkia Outlook-asetuksia, ja se ponnahtaa esiin erillisen asetusvalikon.

Vaihe 3: Valitse Säännöt-vaihtoehto ja valitse Lisää uusi sääntö.

Vaihe 4: Nimetään se Pankkisäännöiksi ja lisätään ehto.

Vaihe 5: Lisää avainsanoja, jotka eivät enää liity sinulle, olen lisännyt viestitermit, kuten laina, EMI jne.

Vaihe 6: Luo sääntö siirtääksesi kaikki sähköpostit Arkisto-kansioon ja paina Tallenna.

Nyt aina kun saat sähköpostit, joissa on laina-, EMI- tai tärkeitä avainsanoja, ne siirretään automaattisesti Arkisto-kansioon.

Luodaan toinen hyödyllinen sääntö. Voisimmeko? Jokainen siellä oleva yritys lähettää käyttäjille koronavirukseen liittyviä sähköposteja. Kun kiitän heidän ponnistelujaan, joskus on väsyttävää lukea päivittäin uutisia tappavasta viruksesta. Outlook Rulesin avulla voit arkistoida viestit automaattisesti, ennen kuin ne kiinnittävät huomiosi.

Vaihe 1: Avaa Outlook Web ja siirry kohtaan Asetukset > Sähköposti > Säännöt.

Vaihe 2: Annetaan uudelle säännölle nimi "Coronavirus" ja lisätään ehdot.

Vaihe 3: Lisää ehtoja, kuten sisältääkö viestin runko avainsanan (kuten Corona virus tai COVID-19), ja siirrä sitten sähköpostit Arkisto-kansioon.

Olen luonut kymmeniä Outlookin säännöt. Se on tehokas toiminto, ja mahdollisuudet ovat rajattomat. Näin käytän sitä. Aina kun olen lomamatkalla, luon säännön, joka siirtää kaikki saapuvat sähköpostit Matkan aikana -kansioon varmistaakseni, että ne eivät koskaan häiritse minua perheen aikana.

Jotkut summittelevat yritykset lähettävät jatkuvasti roskapostia Outlookin Saapuneet-kansiossani. He eivät jätä minulle muuta vaihtoehtoa kuin luoda automaattinen poistosääntö näiden sähköpostien poistamiseksi.

Myös opastekniikassa

Peruuta sähköpostin lähettäjien tilaus

Automaattinen arkistointitoiminto on hyödyllinen, kun haluat pitää postilaatikon puhtaana vääristä sähköpostiviesteistä. Mutta jos haluat lopettaa sähköpostien vastaanottamisen lähettäjältä kokonaan, sinun on käytettävä sähköpostin tilauksen peruutustoimintoa.

Pienen tilauksen peruutuspainikkeen löytäminen jokaisesta sähköpostista voi kuitenkin olla aikaa vievää ja tylsää. Onneksi kanssa Outlook Web, näet kaikki sähköpostin lähettäjät, joilla on peruutuspainike, yhdessä paikassa.

Vaihe 1: Avaa Outlook Web ja siirry kohtaan Asetukset.

Vaihe 2: Siirry kohtaan Mail > Tilaukset.

Vaihe 3: Täällä näet luettelon sähköpostin lähettäjistä, joilla on suuri tilauksen peruutuspainike.

Vaihe 4: Poista tarpeettomat tilaukset valikosta ja voit myös napauttaa kolmen pisteen valikkoa estääksesi lähettäjän.

Käytän tätä ominaisuutta kerran neljänneksessä poistaakseni asiaankuulumattomat sähköpostit luettelosta.

Myös opastekniikassa

Pidä sähköpostisi puhtaana

Microsoft Outlook sisältää erinomaisen Säännöt-toiminnon. Voit käyttää sitä saapuvien sähköpostien automaattiseen poistamiseen, arkistointiin, siirtämiseen eri kansioihin tietyksi ajaksi ja jopa turhan lähettäjän tilauksen poistamiseen yhdestä valikosta. Se on parantanut sähköpostikokemustani mailin verran. Miten aiot käyttää Outlookin sääntöjä? Ääni pois alla olevasta kommenttiosiosta.