8 parasta tapaa käyttää Microsoft Formsia
Sekalaista / / November 29, 2021
Microsoft lanseerasi Microsoft Formsin syyskuussa 2018. Siitä lähtien se on kerännyt terveellisen yleisön ihmisiä, jotka etsivät palvelua, jonka avulla he voivat luoda kyselyitä, kyselyitä ja tietokilpailuja. Verrattuna Google Formsiin, Microsoft Formsilla on selkeämpi käyttöliittymä. Joitakin sen ominaisuuksia on kuitenkin helppo unohtaa tai niitä on melko vaikea löytää.
![Kuinka käyttää Microsoft Formsia](/f/06788b3579576009ace31078b6561938.jpg)
No, älä huoli. Sieltä tulemme sisään. Olemme käyneet läpi Microsoft Formsin hienohampaisella kammalla, jotta voit hyödyntää sitä parhaalla mahdollisella tavalla.
Koska tästä tulee pitkä postaus, hypätään suoraan sisään ja katsotaan joitain parhaita tapoja käyttää Microsoft Formsia.
Myös opastekniikassa
1. Kuinka luoda lomakkeita
Mitä tulee lomakkeiden luomiseen, Microsoft Forms tarjoaa sinulle seitsemän vaihtoehtoa -
- Useita vaihtoehtoja
- Teksti
- Luokitus
- Päivämäärä
- Sijoitus
- Netti promoottorin pisteet
![Parhaat tavat käyttää Microsoft Forms 2:ta](/f/0298c86470b8db61d02f72cacda9f78c.png)
Monivalintakysymyksissä on hyvä asia, että Forms analysoi kysymyksesi ja auttaa sinua vastaamaan. Joten jos kysymys alkaa esimerkiksi "ostitko…", Forms kehottaa sinua sanomaan Kyllä, Ei ja Ehkä.
![Parhaat tavat käyttää Microsoft Forms 28:aa](/f/daa29fb0fa29684b9a13b353f4fd130a.png)
Tai jos ensimmäinen vaihtoehto on Surullinen, Forms kehottaa lisäämään Happy and Angry toiseksi ja kolmanneksi vaihtoehdoksi. Näppärää, eikö?
![Parhaat tavat käyttää Microsoft Forms 4:ää](/f/507f69b8654a03817f801b8e817861cb.png)
Niiden lisääminen on turhaa. Sinun tarvitsee vain valita vaihtoehto ja siirtyä seuraavaan kysymykseen.
Vastaavasti tekstiin liittyvissä kysymyksissä voit määrittää, onko vastaus pitkä vai lyhyt. Voit myös rajoittaa vastaustyyppiä. Jos esimerkiksi haluat arvon alle 5, napsauta kolmen pisteen valikkoa ja valitse Rajoitukset.
![Parhaat tavat käyttää Microsoft Forms 3:a](/f/697c0da2a7cb77a693a29cf3ec712753.png)
Valitse seuraavaksi yksi arvoista avattavasta valikosta ja lisää arvot.
![Parhaat tavat käyttää Microsoft Forms 5:tä](/f/aad1d8de2b0af46ef7d58b539843890f.png)
Luokituksia varten voit määrittää tasot ja symbolit.
2. Jakaminen ja upottaminen: kuka voi vastata
Kun lomake on täytetty, voit lähettää sen osoitteeseen kerätä vastauksia. Voit tehdä tämän napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Jaa-painiketta.
Voit valita lomakkeesi yleisön. Jos haluat rajoittaa sen vain organisaatiosi henkilöihin, valitse oletusasetukset. Mutta jos ei, napsauta "Vain ihmiset..." -linkkiä ja valitse "Kaikki, joilla on linkki" -vaihtoehto.
![Parhaat tavat käyttää Microsoft Forms 6:ta](/f/1f61d5c400244b6e27fc95b5320828ef.png)
Jälleen voit jakaa linkin suoraan kohdeyleisösi kanssa. Mutta paras vaihtoehto on upottaa lomakkeella verkkosivustollasi tai blogissasi. Tai parempi, voit yksinkertaisesti ladata lomakkeesi QR-koodin ja jakaa sen sitten blogiisi tai lisätä sen sähköpostiin. Tämä menetelmä tekee vastaajillesi uskomattoman hyödyllisen vastata.
![Parhaat tavat käyttää Microsoft Forms 7:ää](/f/56a02a922235c071514b11ab221a5e39.png)
Nopea vinkki: Haluatko, että lomakkeesi kloonataan? Jos kyllä, ota Jaa mallina -vaihtoehto käyttöön ja jaa linkki ystävillesi tai itse lomakkeellasi.
Myös opastekniikassa
3. Milloin haaroitusta tulee käyttää
Jos luot kyselyitä ja galluppeja usein, sinun on jo tiedettävä, että kaikki kyselyt tai kyselyt eivät ole sarja suoria kysymyksiä. Ehdollinen logiikka tulee väistämättä esiin, ja valitettavasti Microsoft Forms ei anna sinun lisätä ehtoja aivan kuten helposti Google Formsina tekee. Tämä on yksi Microsoft Formsin piilotetuista ominaisuuksista.
![Haara](/f/4cbd26eecc63aa11f0fd27905e74b6f9.jpg)
Lisää ehdollinen logiikka sisällyttämällä kaikki kysymyksesi ja napauttamalla kolmen pisteen kuvaketta oikeassa reunassa ja valitsemalla Haaroittuminen.
![Parhaat tavat käyttää Microsoft Forms 8:aa](/f/fba2ff2e7753a00e8e68b14ab53c7e13.png)
Napauta seuraavaksi kysymystä, jonka haluat haaroittaa. Valitse nyt seuraava kysymys avattavasta valikosta. Huomaa, että sinun on tehtävä se kaikille kysymyksille.
![Parhaat tavat käyttää Microsoft Forms 10:tä](/f/b2e6068caecde149ee8b22d158a9095c.png)
Voit esikatsella lomakettasi ehdollisen logiikan avulla palaamalla takaisin ja napauttamalla esikatselukuvaketta.
4. Jaa tehdäksesi yhteistyötä
Lomakkeet ja kyselyt voivat olla myös kahden hengen töitä tai enemmän, ja sitä varten Microsoft Forms on sisällyttänyt ominaisuus tehdä yhteistyötä. Voit jakaa lomakkeen ystäväsi tai kollegasi kanssa napauttamalla Jaa-painiketta yläreunassa ja valitsemalla Jaa-vaihtoehto oikeanpuoleisesta valikosta.
![Parhaat tavat käyttää Microsoft Forms 13:a](/f/61f0f6cdce08053b3c0af228fbe23a3b.png)
![Parhaat tavat käyttää Microsoft Forms 14:ää](/f/acfbc65e1af4708f41f0de2fd2e90530.png)
Valitse seuraavaksi mieltymystesi mukainen ja jaa linkki kollegoillesi. Ainoa haittapuoli on, että et voi valita valikoivasti nimiä lomakkeen jakamiseen, mikä olisi tervetullut lisä tulevaisuudessa.
5. Ryhmämuodot: mitä ne ovat ja mitä he tekevät
Ennen kuin ryhdymme siihen, katsotaanpa, mitä ryhmät ovat. Ryhmät on ainutlaatuinen Office 365 -palvelu, joka auttaa sinua tekemään yhteistyötä joukkuetovereidesi kanssa. Ja nämä ryhmät eivät liity vain lomakkeisiin, vaan ne ovat hajallaan Office Suitessa.
Ryhmälomakkeissa tiimin jäsenet voivat sekä tarkastella että muokata lomaketta. Ja jos kuulut ryhmään, sinulla ei tarvitse olla linkkiä lomakkeeseen nähdäksesi sen. Sen sijaan nämä lomakkeet ovat saatavilla Ryhmälomakkeet-osiossa.
Myös opastekniikassa
6. Aikarajoitusten ja muiden mukautusten lisääminen
Ensi silmäyksellä Microsoft Formsista näyttää puuttuvan useita ominaisuuksia. Mutta kuten edellä mainittiin, jotkin ominaisuudet ovat piilossa, ja tämä on yksi niistä.
Voit lisätä aloitus- ja lopetuspäivämäärän siirtymällä kolmen pisteen valikon Asetukset-kohtaan ja valitsemalla Aloituspäivä- ja Lopetuspäivämäärä-ruudut. Syötä päivämäärät ja se on siinä.
![Parhaat tavat käyttää Microsoft Forms 15:tä](/f/fea407011cc1b57a8150e3ed8c5b3a4a.png)
![Parhaat tavat käyttää Microsoft Forms 16:ta](/f/a38f2346e42e696e2662a20488f06cff.png)
Toinen mukautus, jonka voit myös tehdä, on sekoittaa kysymyksiä vastaajien kesken. Vastaavasti voit myös lisätä mukautetun "Kiitos"-viestin lomakkeen loppuun.
Mutta yksi asetus, joka on äärimmäisen tärkeä, on sähköposti-ilmoitus. Tarkista ilmoitusasetus, ja siinä se. Seuraavan kerran, kun joku vastaa kyselyyn, sinulle ilmoitetaan samasta asiasta.
7. Analysoi vastaukset
Olet siis lähettänyt kyselyn ja vastauksia on alkanut tulla. Mutta miten analysoit vastauksia?
Siirry vain lomakkeesi Vastaukset-välilehteen, niin näet vastaukset. Hyvä asia on, että Microsoft Forms antaa visuaalisen esityksen kaikista vastauksista, mikä tekee niistä helposti ymmärrettäviä.
![Parhaat tavat käyttää Microsoft Forms 17:ää](/f/daba770e550ca32cd96bc2100e4aa9d6.png)
Jos kuitenkin haluat nähdä kaikki yksittäiset vastaukset, napsauta Näytä tulokset. Seuraavaksi vastaajan nimi tulee Vastaaja-ruutuun, ja vastaukset näkyvät alareunassa.
![Parhaat tavat käyttää Microsoft Forms 19](/f/5711203d01b35db69d0a816161518862.png)
Näet seuraavan vastauksen napsauttamalla nuolikuvaketta. Lisäksi voit ladata kaikki vastaukset laskentataulukkoon napsauttamalla Avaa Excelissä -painiketta, jolloin laskentataulukko ladataan järjestelmääsi.
8. Muuta teemaa ja malleja
Rakastan Microsoft Formsissa sitä, että käyttöliittymä on puhdas ja sotkuton. Toinen asia, jota kannattaa rakastaa tässä palvelussa, ovat sen teemat. Nämä kirkkaat ja kirkkaat värit tekevät muodoistasi erottuvan muista.
Sinun tarvitsee vain napauttaa yläreunassa olevaa Teema-painiketta ja valita yksi. Samalla voit myös antaa mukautetun värin lomakkeellesi tai paremmin valita kuvan tietokoneesi galleriasta.
![Parhaat tavat käyttää Microsoft Forms 20:tä](/f/69cc242fb9715ca58c3a36dae1fbfa97.png)
Jos kyselysi koskee esimerkiksi vempaimia ja puhelimia, gadgetin taustalla on enemmän järkeä kuin taustalla, jossa mies surffaa.
![Parhaat tavat käyttää Microsoft Formsia 1](/f/d6de55829c9907bd38c0f45000e9ad10.png)
Napsauta Plus-kuvaketta ja valitse jompikumpi kahdesta vaihtoehdosta. Jos haluat ladata taustan, voit myös ladata kuvan OneDrive-tililtäsi tai hae sitä verkosta.
Tee niistä rock!
Vaikka Microsoft Formsilla on paljon ominaisuuksia yhdistettynä hyvään suunnitteluun, siitä puuttuu silti tiettyjä vaihtoehtoja, kuten kyky ladata tiedostoja. Lisäksi siinä ei myöskään ole käyttövalmiita malleja, jotka voit vain poimia ja jatkaa työtäsi tuhlaamatta paljon aikaa rakenteen rakentamiseen.
Seuraava: Haluatko luoda täytettävän lomakkeen Microsoft Wordiin? Lue alla oleva artikkeli selvittääksesi kuinka.