5 tehovinkkiä PDF-työnkulun tehostamiseen

Jos olet pienyrityksen omistaja tai freelance-työntekijä, käsittelet todennäköisesti paljon PDF-tiedostoja. Olipa kyseessä laskut, arviot tai jopa sopimusasiakirjat, lähes kaikki lähetetään nykyään PDF-muodossa.

PDF-tiedostojen määrän kasvaessa niiden hallinnasta tulee vaivaa. Tässä on muutamia vinkkejä työnkulkusi tehostamiseen.

1. OCR-asiakirjat FreeOCR: llä

OCR on loistava tekniikka, joka käsittelee skannatut tai ladatut PDF-tiedostot ja tekee tekstistä tunnistettavissa. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä indeksoitaessa skannerilla skannaamiasi sivuja. FreeOCR on ilmainen Windows-apuohjelma, joka tekee juuri tämän.

Se on kevyt sovellus, joka kulkee PDF-tiedostojesi läpi, analysoi sen sisällön ja muuttaa ei-valittavan tekstin kuva-/PDF-muodossa normaaliksi tekstiksi, jota voit käsitellä.

2. Luo ja muokkaa PDF-tiedostoja Foxit Readerilla

Foxit Reader on ilmainen PDF-lukija Windowsille, mutta se voi tehdä paljon muutakin kuin lukea PDF-tiedostoja. Foxitin käyttöliittymä näyttää vaarallisen lähellä Microsoft Office -pakettia, mutta jos katsomme valoisampaa puolta, Office-käyttäjät tuntevat aivan kotona. Voit luoda asiakirjan MS Wordissa/Excelissä aivan kuten nyt, mutta MS: n sisäänrakennetun vientityökalun sijaan voit käyttää Foxitin paljon parannettua vaihtoehtoa.

Tärkeä muistiinpano: Foxit Reader on niputtanut mainosohjelmia (lukemaan ärsyttäviä työkalurivejä) päälle ja pois tuotteensa kanssa. Pidä siis tarkasti silmällä asennusvaiheita ja varmista, että valitset mukautettu asennus oletustilan sijaan.

Jos sinulla on Foxit Reader asennettuna, sinun pitäisi nähdä PDF-asetukset Toimisto ohjelmat sijaitsevat kätevästi nauhavalikossa. Jos etsit alkuperäistä lähestymistapaa PDF-tiedostojen luomiseen, Foxit on pakollinen kokeilu. Voit myös käyttää Foxitia merkitä ja korostaa PDF-tiedostoja.

3. Tallenna PDF-tiedostot Google Driveen

Google asema antaa sinulle 15 Gt ilmaista tallennustilaa, jota voit laajentaa maksamalla vuosimaksun. 15 Gt riittää useimmille meistä. Miksi edes haluat ladata PDF-tiedostosi Google Driveen, kysyt? No, sama syy miksi varmuuskopioit tavarat pilveen. Kopio verkossa on aina järkevää.

Ja Driven avulla voit tehdä paljon muutakin kuin vain varmuuskopioida PDF-tiedostoja. Google Driven kansionhallinta järjestelmä tarkoittaa, että kaikki PDF-tiedostosi voidaan arkistoida järjestelmällisesti, mikä lyhentää hakuaikaa myöhemmin päällä. Voisit myös liitä ne nopeasti sähköpostiisi Gmailissa kun haluat lähettää PDF-tiedoston sähköpostitse jollekin. Gmailin erinomainen liiteominaisuus varmistaa, että vastaanottajan ei tarvitse koskaan poistua selaimesta, jos hän haluaa vain katsoa liitettä.

4. Ota OCR käyttöön Google Drivessa

Google Drive tukee tekstintunnistusta. Tämä tarkoittaa, että OCR: n PDF-tiedostosi tallennetaan ja voit etsiä niistä suoraan.

Ota tämä ominaisuus käyttöön napsauttamalla asetukset -kuvaketta Google Drive -sivultasi ja siirry sitten kohtaan Latausasetukset ja tarkista vaihtoehto, jossa lukee Muunna teksti ladatusta PDF- ja kuvatiedostosta. Nyt jokainen lataamasi PDF-tiedosto skannataan ja muunnetaan haettavissa olevaan muotoon.

5. Etsi PDF-tiedostoja Google Drivella (tai Evernotella)

Nyt kun kaikki skannatut PDF-tiedostot on tekstintunnistus ja ladattu yhteen keskeiseen paikkaan, niitä voidaan käyttää hyväksi. Google Driven avulla voit etsiä PDF-tiedostoja paitsi otsikon, myös niissä olevan tekstin perusteella.

Joten jos et muista etsimäsi PDF-tiedoston nimeä, mutta muistat sen sisällön hämärästi, Google Drive voi varmasti auttaa sinua.

Vaihtoehto:Evernote tarjoaa samanlaisia ​​(ja parannettuja) toimintoja, mutta se on saatavana vain Evernote Premium -käyttäjille. Jos olet yksi heistä, en voi suositella käyttöä Evernote säästämiseen ja indeksoi PDF-tiedostot riittävän hyvin. Koska Evernote on työpöytäsovellus, haku vie paljon vähemmän aikaa ja viimeaikaiset Evernote-haun päivitykset ovat tehneet siitä todella tehokkaan. Jos olet valmis maksamaan palvelusta PDF-tiedostojesi hallintaan, sinun kannattaa ehdottomasti tutustua Evernoteen.