Doo for Mac Review: Tehokas lähestymistapa asiakirjojen hallintaan

Asiakirjojen hallinta on edelleen yksi modernin teknologiamaailman pyhiä malleja, ja jokaisella suurella teknologiayrityksellä näyttää olevan siihen erilainen ratkaisu. Applen iCloud, yksinkertaisella mutta saavuttamattomalla lähestymistavalla luopuu kokonaan tiedostorakenteesta. Sitten meillä on Google Google asema ja sen "jaa kaikkien kanssa" -lähestymistapa, joka puolestaan ​​on hyvin samanlainen Dropboxin, toinen erittäin suosittu alusta tiedostojen ja asiakirjojen jakamiseen verkossa ja eri tietokoneissa.

Kaikkien näiden palvelujen ansiosta meillä kaikilla on todennäköisesti kaikki asiakirjat hajallaan, mikä voi tehdä niiden löytämisestä ja järjestämisestä melkoisen vaivalloista. Kun tähän lisätään se tosiasia, että useimmilla meistä on edelleen mukanaan fyysisiä asiakirjoja, joiden järjestäminen on myös vaikeaa, niin sinulla on täydellinen resepti toimistokaaokseen.

Tämän ratkaisemiseksi Doo.net aloitti muutama kuukausi sitten projektin, joka on vihdoin alkanut ottaa käyttöön alkuperäisten sovellusten muodossa Macille, Windows 8:lle ja mobiililaitteille (ne ovat tulossa pian).

Yksinkertaisesti DOO-niminen sovellus tarjoaa varsin ainutlaatuisen lähestymistavan tapaan järjestää asiakirjoja käyttämällä a sarja älykkäitä työkaluja ja algoritmeja, jotka tuovat järjestystä digitaalisten asiakirjojen lisäksi myös fyysisiin asiakirjoihin yhdet.

Idea DOO: n takana

Macissa ilmainen sovellus voidaan ladata Mac App Storesta. Asennuksen jälkeen DOO pyytää sinua luomaan sovellukselle kansion, johon se keskittää kaiken sisältösi.

Se on seuraava vaihe, jossa näemme sovelluksen älykkään lähestymistavan dokumenttien hallintaan: sen sijaan, että yrittäisimme vain olla toinen dokumentti synkronointipalvelu, DOO muodostaa yhteyden olemassa oleviin palveluihin ja noutaa kunkin sisältämät tiedot ilman, että se sekoilee oman organisaationsa ja/tai rakenne.

Tuettuja palveluita ovat Dropbox, Google Drive, paikalliset kansiosi ja jopa sähköpostitilisi, joista se saa sähköpostiviesteihisi liitetyt asiakirjat.

Kuinka DOO esiintyy

Kun kansiosi ja tilisi on linkitetty sovellukseen, se alkaa lukea niitä ja indeksoida niitä. Tässä otetaan käyttöön joitakin DOO: n innovatiivisimpia työkaluja: Sovellus käyttää älykkäitä algoritmeja tunnistaakseen kaikki asiakirjoissasi olevat tiedot ja luokitellakseen ne.

Huomautus: DOO käyttää OCR (Optical Character Recognition) -ominaisuutta poimimaan tärkeimmät tiedot skannatuista fyysisistä asiakirjoista, jolloin ne on myös helppo luokitella ja löytää.

Tämä sovellus ei tietenkään olisi hyödyllinen, jos et löytäisi haluamaasi asiakirjaa helposti. Onneksi indeksoinnin jälkeen DOO: n hakutoiminto on välitön ja erittäin tarkka. Tulokset näkyvät heti kirjoittaessasi, ja ne voidaan suodattaa tunnisteiden mukaan.

Lisäksi voit käyttää sovelluksen aikajanahakuominaisuutta, jonka avulla voit rajata hakuasi päivämäärän mukaan.

Sovelluksen muu osa toimii odotetusti, joten voit lajitella asiakirjoja haluamallasi tavalla, olipa se sitten synkronointipalvelun, tyypin, työtilan ja muun mukaan.

DOO tarjoaa myös täysin valinnaisen pilvipalvelun (vaatii tili), joka voi tallentaa kaikki asiakirjasi yrityksen omat pilvipalvelimet, jolloin ne ovat käytettävissä kaikilla muilla laitteilla, joissa sinulla on sovellus asennettu.

Lisäksi, kuten useimmat palvelut, joiden kanssa se toimii, DOO tarjoaa myös ilmaisen palvelun, jossa on useita päivitysvaihtoehtoja. Näitä ei ole vielä saatavilla, mutta niiden hinnoittelu vaikuttaa kohtuulliselta.

Johtopäätös

Vaikka minulla oli alussa epäilyksiä, päädyin pitämään DOO: sta ja siitä, mitä se yrittää saavuttaa. Kaiken kattavat ratkaisut ovat yleensä sotkuisia tai liian monimutkaisia, mutta tässä tapauksessa kehittäjät DOO on luonut sovelluksen, joka on yksinkertainen ja helppokäyttöinen ja joka hyödyntää täydellisesti takana olevaa tehokasta palvelua se. Minun on vielä nähtävä, kuinka se kehittyy, kun se on täysin saatavilla kaikilla laitteilla, mutta toistaiseksi näyttää siltä, ​​​​että se täyttää lupauksensa.