Comment sauvegarder et synchroniser Zoho Docs
Divers / / December 02, 2021
Lorsqu'il s'agit de choisir entre Google Docs, Zoho Docs (Scénariste) ou MS Word Online, et la principale préoccupation qui vient à l'esprit est la disponibilité multiplateforme. Tout ce dont vous avez besoin est un connexion internet correcte, et vous pouvez continuer votre travail à peu près n'importe où. Et la fonctionnalité de collaboration est la cerise sur le gâteau.
Vous ressentirez un sentiment de sécurité supplémentaire si vous savez que vous disposez d'une copie de sauvegarde sur laquelle vous appuyer si, pour certaines circonstances imprévues, vous ne pouvez pas accéder au(x) fichier(s) principal(aux). Une triste situation, mais comme nous le savons tous, cela arrive aux meilleurs d'entre nous.
Aujourd'hui, en prenant une sauvegarde cloud de vos fichiers hors ligne est presque considéré comme une norme. Et il va sans dire que l'inverse est également vrai. Après tout, vous ne voudriez pas perdre vos précieuses données.
Heureusement, Zoho Docs vous permet de synchroniser vos fichiers avec des services tels que Dropbox ou vous permet d'enregistrer votre fichier Writer sur votre compte Google Drive.
Voyons comment y parvenir.
Synchronisation avec Dropbox
Zoho Docs vous permet également configurer votre compte Dropbox. Le seul problème est qu'il s'agit d'une synchronisation bidirectionnelle, ce qui signifie que tous vos fichiers sur votre compte Dropbox seront synchronisés avec Zoho et vice versa.
Pour configurer votre compte Dropbox, suivez les étapes ci-dessous.
Étape 1: Ouvrez Zoho Docs et cliquez sur l'icône Dropbox dans le coin supérieur droit. Cliquez sur Configurer votre compte Dropbox.
Maintenant, vous serez redirigé vers une nouvelle page de connexion. Tout ce que vous avez à faire est d'entrer les détails de votre compte Dropbox et de vous connecter.
Étape 2: Une fois le compte vérifié, vous verrez votre nom d'utilisateur Dropbox. Cliquez dessus et vous serez redirigé vers la page de configuration de la synchronisation.
Les structures de dossiers de Dropbox et de Zoho Docs seront affichées et tout ce que vous avez à faire est de sélectionner le bon dossier pour votre tâche. Une fois cela fait, appuyez sur le bouton Synchroniser les dossiers et c'est tout. La synchronisation démarrera immédiatement.
Vous pouvez même sélectionner les horaires de synchronisation. Selon votre priorité, vous pouvez sélectionner Synchroniser en continu. Mais, je dirais, optez pour l'option Synchroniser une fois car elle prend en charge la plupart des choses.
Le saviez-vous: Dropbox Paper propose une multitude de raccourcis clavier pour formater le texte.
Choses à garder à l'esprit
Zoho Docs n'autorise qu'un seul dossier Dropbox à synchroniser. Pour l'instant, j'ai laissé mon dossier Dropbox vide car je ne veux pas de ces fichiers dans Zoho. De plus, Zoho n'autorise pas la synchronisation des sous-dossiers et des fichiers dans ces dossiers.
De plus, si vous supprimez un fichier dans l'un des services, vous devrez supprimer manuellement les fichiers dans l'autre. C'est parce que Zoho Docs n'a pas de synchronisation de suppression de fichiers, au moment de l'écriture.
Synchronisation avec Google Drive
Zoho Docs ne vous permet pas de synchroniser dossiers ou documents sur Google Drive, techniquement parlant. Au lieu de cela, vous pouvez enregistrer un fichier directement sur Google Drive. Vous pouvez également utiliser ce processus pour enregistrer des fichiers dans votre dossier Dropbox.
Une fois que vous avez terminé votre travail sur le document (et tous les commentaires adressés), cliquez sur Fichier > Enregistrer sur d'autres lecteurs et sélectionnez Google Drive dans la liste.
Tout naturellement, vous devrez vous connecter et fournir les autorisations nécessaires. Une fois cela fait, vous devriez pouvoir voir tous vos dossiers Google Drive clairement affichés dans la petite fenêtre.
Maintenant, vous pouvez sélectionner ou créer un nouveau dossier pour enregistrer votre fichier. Appuyez simplement sur le bouton « Ajouter à ce dossier » et votre document sera immédiatement téléchargé.
L'avantage de ce processus est que vous pouvez sélectionner le format de votre fichier. Du PDF au DOCX ou à l'ODT, vous êtes libre de choisir parmi une liste d'options décente. Vous pouvez également ajouter plusieurs comptes Google Drive. De plus, si vous êtes un peu paranoïaque à propos des problèmes de confidentialité et de sécurité, vous pouvez même supprimer le compte une fois que vous avez terminé votre travail.
Pour les deux, cliquez sur Options > Supprimer dans la fenêtre Enregistrer sur d'autres lecteurs.
Malheureusement, la même fonctionnalité n'est pas activée pour Zoho Presentation ou Zoho Spreadsheet.
Qu'en est-il de la sauvegarde hors ligne
Bien que Zoho Docs ne fournisse pas de moyen natif de sauvegarder des fichiers sur votre PC, il existe une petite solution de contournement. En utilisant cela, vous pouvez obtenir des résultats presque similaires. J'ai dit similaire et pas exact.
Si vous êtes un utilisateur régulier de Zoho Docs, vous devez savoir maintenant qu'il vous permet de télécharger des fichiers sur votre PC. La bonne chose est que Zoho Docs vous propose de nombreuses options. Ainsi, que vous souhaitiez enregistrer le fichier au format PDF ou en tant que fichier texte brut, le choix vous appartient.
Pour ce faire, ouvrez Fichier, cliquez sur Télécharger en tant que et choisissez l'une des options. Vous pouvez également choisir de protéger vos fichiers avec un mot de passe au cas où vous utiliseriez un ordinateur partagé.
Conseil de pro: Zoho Writer propose un mode d'écriture sans distraction appelé Focus Typing. Pour y accéder, cliquez sur Outils > Options de mise en page et basculez le commutateur pour Focus Typing.
Bienvenue Paix !
Avec une touche moderne et des outils d'édition sympas, Zoho Docs est un outil approprié pour toutes vos tâches de traitement de texte ou vos besoins en tableur. De plus, les fonctionnalités de collaboration soignées sont la cerise sur le gâteau. Et une fois que vous avez trouvé un moyen approprié de sauvegarder tous vos documents importants, je dirais que vous serez trié.
Ensuite : En parlant de collaboration, saviez-vous que Zoho Writer vous permet de verrouiller vos documents pendant la collaboration? Lisez le post suivant pour connaître tous les trucs et astuces cachés.