Trouvez rapidement d'anciens e-mails dans MS Outlook à l'aide de groupes de messagerie

Pendant que nous sommes au travail, les e-mails ont tendance à prendre beaucoup de temps. Et l'une des raisons étant que nous ne connaissons pas les astuces pour consulter rapidement les e-mails. Par exemple, lorsqu'il s'agit de retirer un ancien e-mail, nous commençons généralement à faire défiler en premier. Ce n'est pas vraiment un moyen efficace de retrouver d'anciens e-mails. Je parle principalement d'utiliser MS Outlook (car c'est ce que la plupart d'entre nous utilisons au travail) et les fonctionnalités associées.

Auparavant, nous vous avons parlé de affichage des pièces jointes dans le volet de lecture. Eh bien, c'est une façon de saisir les e-mails par le cou. Mais aujourd'hui, nous allons parler de l'affichage des e-mails en groupe et voir comment cela peut vous aider à retrouver rapidement les anciens e-mails.

Astuce sympa : Vous voudrez peut-être apprendre comment activer et personnaliser le volet de lecture, le volet de navigation et la barre des tâches. Voici le guide de GT sur ça.

Étapes pour afficher les e-mails dans les groupes

Le principal avantage de suivre cette astuce est qu'elle aide vraiment et accélère le processus de retrait des anciens e-mails à l'heure du besoin.

Étape 1: Tout d'abord, vous devez vous assurer que Afficher en groupes fonction est activée sur votre interface. Alors, naviguez jusqu'à Afficher -> Organiser par et vérifier la même chose.

Lorsque vous cochez Afficher dans les groupes comme activé, les e-mails sont par défaut organisés en groupes de Date (Aujourd'hui, hier, la semaine dernière et ainsi de suite). Cet arrangement sert de démarcation décente.

Étape 2: Si vous n'aimez pas la valeur par défaut ou si vous souhaitez modifier la règle de regroupement, vous devez cliquer avec le bouton droit sur l'en-tête du volet des messages où il se lit Arrangé par… Ensuite, vous pouvez sélectionner les nouveaux critères de regroupement.

Notez que la règle s'applique uniquement au dossier actuellement sélectionné. Je groupe généralement par De clause lorsque j'ai besoin d'un message précédent.

Étape 3: Si vous avez une longue liste de contacts et un certain nombre de messages pour chacun, vous avez besoin d'un moyen rapide d'y accéder. Cette fois, faites un clic droit sur l'en-tête du groupe et dites Tout réduire.

Étape 4: Lorsque vous faites cela, tous les groupes réduisent la liste des messages qu'ils contiennent. Cliquez sur le signe plus pour le fil de discussion requis et tous les messages de ce groupe seront disponibles en un coup d'œil.

Les autres options de regroupement que je trouve utiles et dont j'ai besoin fréquemment sont À, Objet, Catégories et Importance. Vous pouvez trouver les vôtres ou créer une vue personnalisée en naviguant vers Affichage -> Organiser par -> Personnalisé.

Conclusion

Les étapes expliquées ci-dessus ne sont qu'une tentative d'utilisation et de capitalisation des fonctionnalités disponibles de MS Outlook. Je les suis dans ma vie de tous les jours. Essayez-le et vous gagnerez peut-être quelques secondes chaque jour. Même cela contribue grandement à améliorer votre vie au travail, n'est-ce pas ?