Comment créer des modèles d'e-mails dans Gmail et Outlook

Mes derniers mois avec Microsoft Outlook et Lotus Notes ont été assez intéressants. Je n'ai jamais été fan de clients de messagerie de bureau, mais lorsque j'ai commencé à utiliser ces applications, je n'ai jamais pu revenir en arrière. L'une des fonctionnalités les plus utiles de ces clients est la possibilité de créer des modèles d'e-mails, également connu sous le nom de papeterie, qui peut envoyer des e-mails quotidiens où la plupart du corps de l'e-mail est également identique vite-fait. Qu'il s'agisse d'un rapport journalier ou simplement un e-mail d'accusé de réception, un modèle prédéfini peut vous faire gagner beaucoup de temps.

J'ai vu des gens rechercher un e-mail dans leur dossier Envoyé, puis le transférer après l'avoir modifié. En pratique, cela fonctionne mieux que de recomposer l'intégralité de l'e-mail à partir de la mémoire, mais changer la ligne d'objet et modifier l'adresse peut prendre un certain temps.

En outre, les risques d'erreurs augmentent lorsqu'il s'agit de travaux manuels. Donc, pour améliorer les choses, je suggère d'utiliser une extension pour Chrome appelée

Modèles d'e-mail Gorgias qui peuvent vous aider à créer et à utiliser des modèles de courrier électronique sur Gmail, Yahoo, Outlook et d'autres clients de messagerie populaires.

Premiers pas avec Gorgias

Après avoir installé l'extension, cliquez sur l'icône dans la barre d'extension pour ouvrir la page de configuration.

Gorgias est livré avec 4 modèles par défaut pour vous donner une idée de base de ce que vous pouvez faire avec l'extension. Pour créer un nouveau modèle, cliquez sur le Nouveau modèle bouton et commencez par lui donner un nom. Par la suite, vous pouvez commencer à saisir le corps de l'e-mail dans le Contenu du modèle domaine. Si vous souhaitez ajouter le champ objet également dans le modèle, cliquez sur les champs de configuration et cochez la case Choix du sujet.

Caractéristiques des modèles d'e-mail Gorgias

La véritable puissance de l'extension réside dans la possibilité d'utiliser des variables lors du remplissage du modèle. Supposons que vous deviez remplir automatiquement le nom de la personne. Dans ce cas, cliquez sur le Insérer une variable bouton et sélectionnez le À: Prénom option. Lorsque vous insérez le modèle, l'extension remplira automatiquement ces noms de variables à partir des coordonnées de l'e-mail et facilitera la composition d'e-mails similaires pour différents contacts.

Une autre caractéristique intéressante est Raccourci texte et en utilisant cette option particulière, vous pouvez déclencher l'achèvement d'un modèle en utilisant la touche de tabulation.

Après avoir créé quelques modèles, il est temps d'en insérer un dans un e-mail. Ouvrez le Fenêtre de rédaction de Gmail et vous remarquerez un bouton Gorgias sur le côté droit. L'extension listera tous les modèles que vous avez enregistrés et un simple clic les insérera dans le corps de l'e-mail. Vous pouvez également utiliser le raccourci texte et appuyer sur le bouton de tabulation pour faciliter les choses.

Astuce cool : Transférez un e-mail envoyé et cliquez avec le bouton droit sur la fenêtre de rédaction pour créer un modèle à partir des e-mails existants. N'est-ce pas cool?

La version gratuite de l'extension limite les modèles à un seul appareil et il n'y a pas d'option pour synchroniser les modèles à l'aide d'un compte en ligne.

Donc, si vous travaillez sur deux appareils ou plus, vous devrez créer des modèles individuellement sur chaque système, sauf si vous achetez l'application payante. De plus, vous vivez avec le risque de perdre les données si vous désinstallez Chrome ou l'extension, ou si vous réinstallez Windows. Mais pour 4,99 $ par mois, vous pouvez obtenir la fonction de synchronisation avec le partage de modèles d'équipe.

Conclusion

Gorgias est une application incroyable si vous travaillez quotidiennement sur des types d'e-mails similaires. Je lui ai déjà attribué 5 étoiles sur le Chrome Webstore. J'ai également contacté les développeurs pour ajouter des variables supplémentaires dans les modèles comme l'heure et la date. Essayez-le aujourd'hui et partagez votre point de vue avec nous.

Dernière mise à jour le 03 février 2022

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