Meilleures pratiques SharePoint pour la gestion de documents - TechCult

SharePoint est l'un des meilleurs outils permettant aux entreprises de communiquer avec leurs employés et de gérer leurs données. Donc, si vous êtes propriétaire d'une petite entreprise ou l'une des entreprises Fortune 500, cet outil peut vous aider beaucoup! Nous devons également garder à l'esprit que Microsoft SharePoint possède de nombreuses fonctionnalités et, s'il est utilisé correctement, nous pouvons rendre notre travail quotidien efficace. Ainsi, dans cet article, nous partagerons avec vous les meilleures pratiques SharePoint pour la gestion des documents afin d'utiliser les outils à leur plein potentiel. Êtes-vous impatient de connaître les meilleures pratiques de gestion des connaissances SharePoint? Si oui, alors ce sentiment est réciproque, car nous sommes également ravis de partager ces connaissances.

Meilleures pratiques SharePoint pour la gestion des documents

Cet article contient certaines des meilleures pratiques que vous pouvez utiliser pour une gestion plus efficace sur SharePoint. Donc, si vous êtes un débutant qui essaie toujours de trouver votre chemin, continuez à lire jusqu'à la fin pour en savoir plus sur SharePoint bonnes pratiques de gestion documentaire.

Qu'est-ce que SharePoint ?

Avant de passer aux meilleures pratiques de SharePoint pour la gestion des documents, lisons un peu sur SharePoint. SharePoint est principalement utilisé pour créer des sites. C'est l'un des meilleurs outils jamais créés par Microsoft pour partager, gérer et accéder aux informations avec plusieurs appareils. Il a été développé en 2001 et compte plus de 200millionutilisateurs actifs. Bien que SharePoint ne reçoive pas de mises à jour fréquemment. Mais même ainsi, c'est l'un des outils les plus célèbres de Microsoft 365.

Une dernière chose dont vous devez vous souvenir est que ce n'est pas une application mais c'est une plate-forme. La principale différence entre une application et une plate-forme est qu'une application effectue des tâches spécifiques, tandis qu'une plate-forme est l'endroit où une application ou un site Web peut être construit. Pour simplifier, une application ou un site Web est le produit, et la plate-forme est l'usine, où le produit est fabriqué.

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Meilleures pratiques SharePoint

Cette plate-forme Microsoft est principalement utilisée pour stocker, analyser et partager des données. Vous devez donc comprendre les meilleures pratiques que vous pouvez suivre pour le faire plus efficacement. Pour vous donner une explication plus claire, nous avons divisé les conseils en deux sections différentes, les meilleures pratiques SharePoint pour la gestion des documents et les meilleures pratiques pour les bibliothèques de documents volumineux SharePoint. Alors, connaissons chacun d'eux en détail.

Meilleur SharePoint Pratiques pour Gestion des connaissances 

Donc, tout d'abord, nous partagerons certaines des meilleures pratiques de gestion des connaissances SharePoint qui devraient être mises en œuvre.

1. Collaborer avec les autres

Pour la croissance d'une entreprise, il est nécessaire de collaborer avec les autres. Sans collaboration, il n'est pas possible d'avoir une culture de travail saine, cela entraînera donc une stagnation. N'oubliez donc pas que SharePoint n'est pas seulement un excellent site de gestion de l'information, mais il dispose également d'outils pour collaborer avec l'équipe. Utilisez-les et restez connecté. Ainsi, il a résolu votre requête pour les meilleures pratiques de structure de dossiers SharePoint.

2. Utiliser des balises méta

De nombreux utilisateurs ont des questions telles que les meilleures pratiques en matière de structure de dossiers SharePoint. Mais nous vous recommandons d'utiliser des balises META au lieu de dossiers. Il est très important d'utiliser des balises pour trier efficacement les différentes informations. De nombreuses personnes utilisent encore des dossiers pour les classifications, mais dans la plupart des cas, l'utilisation de balises méta est plus efficace. Si vous n'utilisez pas SharePoint en ligne, vous n'êtes peut-être pas familiarisé avec les balises META, et ce n'est pas grave. Mais maintenant que vous le savez, nous vous demanderons d'utiliser cette fonction. Parce qu'en n'utilisant que les dossiers, vous vous limitez à avoir plus de flexibilité.

Nous ne disons pas du tout que vous devriez utiliser des dossiers, mais les balises offrent une meilleure accessibilité aux informations et vous pouvez y accéder rapidement. C'est le premier point que vous devez suivre pour les meilleures pratiques de structure SharePoint.

3. Attribuer des autorisations

Il s'agit d'une autre excellente pratique SharePoint pour la gestion des documents. Comme nous l'avons dit, il est important de collaborer. Donc, si vous souhaitez suivre cette astuce, une chose à faire est d'attribuer des autorisations. Sans donner l'autorisation appropriée, vous empêchez l'équipe d'effectuer certaines tâches, retardant ainsi de nombreux processus en cours de route. C'est pourquoi vous devez garder cela à l'esprit; travaillez en équipe et attribuez la bonne autorisation aux bonnes personnes, de sorte que vous n'ayez pas à faire toutes les tâches seul. Cependant, il est également important de noter qu'il ne faut pas donner l'autorité à tout le monde et se limiter à permettre à chaque membre d'utiliser tous les outils et de tout modifier. Cela peut créer de la confusion.

4. Utilisation de la RAA

AAR ou simplement After Action Review est un système de révision initialement développé par l'armée américaine. Vous pouvez utiliser ce système dans votre organisation, en particulier dans la plateforme SharePoint. Dans le cas de l'AAR, des avis d'experts sont donnés aux employés pour améliorer leur capacité de prise de décision.

Les experts donnent leur avis sur comment et pourquoi une action particulière est effectuée, et ce qui peut être amélioré. Ils ont aidé les employés à rectifier les défauts et à corriger la lacune. Ce système donne aux équipes un meilleur moyen de prendre des décisions éclairées et, par conséquent, augmente la productivité.

5. Création d'une architecture d'informations

La création d'une architecture de l'information est également très importante. Sans une vision claire, votre classification des informations importantes peut être assez désordonnée. C'est pourquoi asseyez-vous d'abord et réfléchissez à la façon dont vous souhaitez partager les informations, puis ajoutez-les uniquement au site.

Cela peut être fait dans SharePoint sous forme de fichiers de listes et dépend uniquement de vos besoins. Comme nous l'avons dit précédemment, il s'agit d'un outil assez puissant avec de nombreuses fonctionnalités, avec une utilisation spécifique. Vous devez également éviter d'utiliser toutes les fonctionnalités car cela peut rendre les choses plus compliquées. Il est donc très important de réfléchir à vos principaux objectifs lors du partage d'informations, puis de créer une architecture d'informations. C'est un autre point très important des meilleures pratiques de structure SharePoint.

6. Sauvegarde des données sensibles

Il est très important de protéger les informations sensibles cruciales afin que seuls les membres autorisés puissent y accéder. Sans cela, vous risquez de sacrifier la confidentialité et la sécurité de votre organisation.

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Meilleur SharePoint Pratiques pour Grande bibliothèque de documents 

Lorsque vous gérez une grande organisation, vous pouvez également faire face à des fichiers de données volumineux. Donc, si vous voulez savoir comment organiser efficacement ces documents volumineux, voici quelques bonnes pratiques pour les bibliothèques de documents volumineux SharePoint.

1. Utilisation des versions de documents

Lorsque vous modifiez ou créez quelque chose, dans ce cas, une bibliothèque de documents, des erreurs peuvent se produire. Surtout quand les fichiers sont assez volumineux. C'est pourquoi, pour résoudre ce problème, Microsoft a introduit la fonction de version de document. Avec son aide, vous pouvez facilement voyager dans le passé! C'est une façon créative de dire que vous pouvez restaurer les données précédentes avant de les éditer.

C'est pourquoi nous vous suggérons d'activer l'option des versions de document dans SharePoint. De cette façon, vous pouvez récupérer la version modifiée d'un fichier.

2. Utilisation des vues

Nous vous avons déjà dit d'utiliser des balises méta au lieu de fichiers. Et l'une des raisons de cette astuce est que si vous utilisez des balises méta, vous pouvez utiliser des vues pour localiser et trouver un fichier plus facilement. Comme les vues vous permettent d'accéder aux groupes, aux filtres et aux fonctions de tri. Donc, pour rendre votre expérience de recherche sans problème, utilisez des balises et des fonctionnalités d'affichage.

3. Éviter les espaces

Cela peut sembler une chose très mineure à considérer, mais s'il vous plaît, n'ignorez pas ce point. Comme les URL SharePoint ne vous permettent pas d'inclure des espaces. De nombreuses personnes utilisent des caractères tels que &, * et # au lieu d'espaces, mais cela peut également entraîner des problèmes pour trouver un certain fichier. Mais si vous n'utilisez pas d'espace, le nom du fichier peut être difficile à lire. Alors, voici ce que vous pouvez faire, ne nommez pas une bibliothèque comme Duck Duck Go. Au lieu de cela, nommez-le comme ceci, DuckDuckGo. Utilisez des majuscules pour rendre le nom lisible.

4. Utilisation du type de contenu

Tout comme les balises, il est également important d'utiliser des types de contenu. Utilisez un type de contenu par bibliothèque de documents et il sera plus pratique de classer les informations.

5. Activation des alertes

Lorsqu'il y a de nombreux utilisateurs sur un site, il est très difficile de suivre chaque modification qu'ils effectuent. Donc, si de nombreux employés sur un site sont autorisés à modifier ou à déplacer des informations et que vous souhaitez savoir quand ils le font, activez les alertes. Comme SharePoint vous enverra une notification chaque fois que quelqu'un changera quoi que ce soit. La meilleure partie de cette fonction particulière est qu'elle ne se limite pas uniquement aux administrateurs. Au lieu de cela, tout utilisateur peut définir une alerte pour être informé du changement.

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