8 meilleurs conseils SharePoint pour les débutants - TechCult

Si votre entreprise a besoin d'un excellent outil, envisagez d'utiliser SharePoint. Il permet une création de site facile et une gestion et un stockage efficaces des informations. Bien que cet outil offre de nombreuses fonctionnalités, il peut être accablant pour les nouveaux utilisateurs. Pour vous aider à en tirer le meilleur parti, nous avons créé un guide utile ci-dessous avec des conseils et astuces SharePoint pour les débutants.

Meilleurs conseils SharePoint pour les débutants

Bien que SharePoint ne reçoive pas beaucoup de mises à jour, il a toujours un look moderne et possède toutes les fonctions nécessaires pour vous offrir une bonne expérience utilisateur. La meilleure chose est qu'il est disponible sur plusieurs plates-formes. À l'aide des conseils fournis dans le guide ci-dessous, vous pouvez tirer le meilleur parti des nombreuses fonctionnalités de SharePoint. Alors, continuez à lire pour apprendre à l'utiliser efficacement !

1. Comprendre les différents types de sites

Pour tirer le meilleur parti de SharePoint, commencez par créer un site parfait. Les sites sont cruciaux pour le système SharePoint. Passez du temps à le construire de manière réfléchie, en connaissant votre objectif de l'utiliser efficacement.

SharePoint a deux types de sites: site de communication et site d'équipe. Même s'ils peuvent sembler similaires, ils sont différents en réalité. Avant de créer votre site, choisissez le type qui correspond le mieux à vos objectifs.

2. Utilisez la description avec soin

Lors de l'utilisation de SharePoint, un conseil et une astuce à retenir par les débutants est que les autres verront votre entrée. Donc, fournissez toujours une description claire et concise, en particulier lors de la création d'une bibliothèque de documents. Décrire son contenu évitera la confusion et la frustration des utilisateurs. Par exemple, si vous faites un bibliothèque de documents financiers, précisez son contenu comme relevés d'impôts, budgets, paie et rapports. De cette façon, tout le monde comprendra ce qu'il y a à l'intérieur.

3. Nommez correctement les documents

Choisir le bon nom pour les documents dans SharePoint est vital. Comme les espaces ne sont pas autorisés, l'utilisation de symboles peut rendre la lecture difficile. Plutôt, mettre en majuscule les premières lettres, comme DuckDuckGo, pour un nom plus simple et plus facile à lire.

4. Épingler les fichiers importants

Si vous avez de nombreux fichiers dans une bibliothèque de documents et que vous avez besoin d'un accès rapide à un fichier spécifique quotidiennement, vous pouvez l'épingler comme important. Ce sera restez toujours au top, même si vous ajoutez plus de fichiers plus tard. L'utilisation de la fonction d'épinglage vous fait gagner du temps et vous rend plus efficace.

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5. Synchroniser les bibliothèques avec OneDrive

Considérez SharePoint et OneDrive comme des partenaires inséparables. SharePoint est incomplet sans OneDrive. Installez OneDrive, synchronisez vos bibliothèques de documents et accédez à tous vos fichiers sans effort via les deux plateformes. C'est un autre des excellents trucs et astuces de SharePoint pour les débutants.

6. Utiliser l'historique des versions de fichiers

En tant qu'êtres humains, nous faisons tous parfois des erreurs. Si vous modifiez accidentellement quelque chose ou qu'un employé modifie un fichier important par erreur, ne vous inquiétez pas! Utilisez la fonction d'historique des versions de fichiers pour récupérer les données précédentes. Nous vous recommandons vivement d'utiliser cette fonctionnalité pour gagner du temps.

7. Donner les autorisations nécessaires

Permettre aux employés d'avoir les autorisations appropriées et une certaine liberté créative est essentiel pour la croissance de votre organisation. Dans SharePoint, vous pouvez facilement personnaliser les autorisations pour chaque employé, en ne leur donnant que ce dont ils ont besoin, contrairement à d'autres logiciels où il faut tout donner ou rien.

8. Activer les notifications

Une fois les autorisations accordées, les employés peuvent modifier le site, les documents et les listes. Mais que se passe-t-il s'ils font des changements importants? Cela peut être un mal de tête. Pour faire face à cela, un bon conseil pour les débutants est d'activer les notifications dans SharePoint. Vous serez notifié chaque fois que quelqu'un fait des changements. Cependant, nous vous recommandons de personnaliser les notifications pour éviter d'être bombardé d'alertes chaque fois que quelqu'un ajoute ou modifie quelque chose.

Tutoriel SharePoint pour les débutants

Voyons maintenant quelques points de base pour le didacticiel Microsoft SharePoint qui seront utiles aux débutants.

1. Comment créer un site SharePoint

Comme nous l'avons dit, les sites SharePoint sont les éléments constitutifs de cette plate-forme. Donc, nous allons d'abord savoir comment les construire avec ces étapes :

1. Clique sur le Créer un site option et sélectionnez le type de site que vous souhaitez créer, c'est-à-dire, Site d'équipe ou site de communication.

2. Entrer le Nom et description du site.

3. Entrez maintenant le nom du propriétaire et sélectionnez Finir.

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2. Comment ajouter une liste ou une bibliothèque de documents

Une fois que vous savez comment créer un site, sachons maintenant comment ajouter une liste ou une bibliothèque de documents et vous aider avec un didacticiel SharePoint pour les débutants.

1. Sélectionnez le site auquel vous souhaitez ajouter la liste/bibliothèque de documents et cliquez sur Nouveau.

2. Sélectionnez ce que vous voulez créer, Liste, Bibliothèque de documents ou autres options de la liste.

3. Entrer le nom et descriptif.

4. Sélectionner Créer.

3. Comment ajouter une page

Les pages sont une partie assez importante de l'ensemble de votre site SharePoint. Voyons maintenant comment créer une page dans ce didacticiel Microsoft SharePoint :

1. Choisissez le site sur lequel vous souhaitez créer une page.

2. Sélectionner Nouveau et puis Page parmi les autres options.

3. Sélectionnez un modèle et cliquez sur Créer une page.

4. Sélectionnez un nom et tout autre contenu comme des photos, du texte ou des composants WebPart.

5. Maintenant, cliquez sur Publier.

4. Comment utiliser les filtres

Vous pouvez également trouver le bon contenu avec des filtres dans SharePoint. Pour en savoir plus, suivez ces étapes :

1. Sélectionner un Bibliothèque ou Liste.

2. Sélectionnez le icône de filtre.

Maintenant, utilisez le filtre selon vos besoins.

5. Comment ajouter un composant WebPart

Enfin, l'ajout de composants WebPart dans SharePoint est un autre didacticiel utile pour les débutants. Voici comment vous pouvez les ajouter :

1. Dans le Nouvelles ou Page et cliquez sur le icône plus.

2. Sélectionnez le composant WebPart que vous souhaitez ajouter, c'est-à-dire Texte, image ou document.

3. Après avoir ajouté le composant WebPart, cliquez sur Postez des nouvelles ou Publiez.

Nous espérons que notre guide sur Conseils SharePoint pour les débutants vous a été utile. Si vous avez d'autres questions, n'hésitez pas à les partager dans la section des commentaires, et notre équipe se fera un plaisir de vous aider. Merci pour la lecture!