Guide d'utilisation du remplissage automatique et du remplissage flash dans Microsoft Excel

Dans l'application Microsoft Excel, vous avez peut-être rencontré ses fonctionnalités Flash Fill ou AutoFill. Ces deux caractéristiques permettent de réduire le temps nécessaire pour saisie complète des données tâches dans une feuille de calcul. Cependant, ne vous confondez pas et essayez de les utiliser de manière interchangeable.

Les deux fonctionnalités de remplissage peuvent détecter et répéter des modèles de données. Cependant, là où Flash Fill peut détecter, répéter et apporter des ajustements à un modèle de données en fonction des entrées précédentes de l'utilisateur, AutoFill ne le peut pas. Il ne fait que détecter et répéter les schémas. Par conséquent, plus votre modèle de données est complexe, moins vous pouvez utiliser la saisie automatique. Voici comment utiliser les deux dans Excel.

Comment utiliser le remplissage automatique dans Microsoft Excel

La fonction de remplissage automatique de Microsoft Excel convient pour remplir les cellules avec des données qui suivent un modèle ou une séquence simple. Vous pouvez également l'utiliser pour remplir des cellules qui reposent sur des données dans d'autres cellules remplies. Par exemple, si vous avez des nombres (1,2,3) ou des jours de la semaine (lundi, mardi) dans une cellule, le remplissage automatique peut aider à remplir l'occurrence suivante de la série.

Dans le même temps, si vous souhaitez simplement répéter les mêmes données sur plusieurs cellules, le remplissage automatique peut vous aider. Voici les différentes manières d'utiliser la saisie automatique dans Microsoft Excel :

Pour remplir automatiquement les cellules avec les mêmes données

Si vous souhaitez que les mêmes données soient répliquées dans les cellules de votre feuille de calcul Excel, au lieu de copier et coller, le remplissage automatique est une option plus rapide. Voici comment procéder :

Étape 1: Cliquez sur le bouton Démarrer de la barre des tâches et tapez exceller pour rechercher l'application.

Étape 2: À partir des résultats, cliquez sur l'application ou le document Microsoft Excel pour l'ouvrir.

Étape 3: Dans la feuille de calcul Microsoft Excel, entrez un échantillon des données que vous souhaitez répliquer dans les cellules. Dans ce cas, nous utilisons les jours de la semaine comme exemple et avons entré lundi dans une cellule.

Étape 4: Placez votre curseur sur la cellule avec l'entrée de données et cliquez dessus pour afficher une bordure autour de la cellule.

Étape 5: Déplacez votre curseur vers le bas à droite de la cellule jusqu'à ce que vous voyiez un + signe représentant la poignée de recopie.

Étape 6: Faites glisser la poignée de remplissage vers la cellule suivante et Excel la remplira. Notez que lorsque vous travaillez avec des données avec un modèle connu, par exemple, les jours de la semaine, lors de l'utilisation de la fonction de remplissage automatique, Excel remplira les cellules avec l'élément suivant de la série. Si cela se produit en essayant simplement de répliquer des données, passez à l'étape 7.

Étape 7: Après avoir utilisé la poignée de remplissage, vous verrez apparaître l'icône Options de remplissage automatique. Cliquez sur l'icône.

Étape 8: Dans les options de remplissage automatique affichées, sélectionnez Copier les cellules. Cela garantit que lorsque vous continuez à utiliser la poignée de remplissage dans les cellules, vos données sont copiées et non remplies en série.

Étape 9: Faites glisser la poignée de remplissage vers la cellule suivante pour continuer à copier vos données.

Pour remplir une série

Si vous souhaitez remplir une série ou une séquence simple dans des cellules, AutoFill peut effectuer la tâche pour vous. Voici comment:

Étape 1: Cliquez sur le bouton Démarrer de la barre des tâches et tapez exceller pour rechercher l'application.

Étape 2: À partir des résultats, cliquez sur l'application ou le document Microsoft Excel pour l'ouvrir.

Étape 3: Dans la feuille de calcul Microsoft Excel, entrez un échantillon des données que vous souhaitez répliquer dans les cellules. Dans ce cas, nous utilisons les jours de la semaine comme exemple et avons entré lundi dans une cellule.

Étape 4: Placez votre curseur sur la cellule avec l'entrée de données et cliquez dessus pour qu'une bordure s'affiche autour d'elle.

Étape 5: Déplacez votre curseur vers le bas à droite de la cellule jusqu'à ce que vous voyiez un + signe représentant la poignée de recopie.

Étape 6: Faites glisser la poignée de remplissage vers la cellule suivante et Excel la remplira.

Étape 7: Pour voir d'autres options de remplissage, cliquez sur l'icône Options de remplissage automatique.

Étape 8: Sélectionnez le type de remplissage souhaité parmi :

• Remplir la série
• Remplir la mise en forme uniquement
• Remplir sans formater
• Remplir les jours
• Remplir les jours de la semaine

Noter que Remplissez les jours et remplissez les jours de la semaine n'apparaîtra que si votre entrée de données initiale concerne les jours de la semaine. Si votre entrée initiale concernait les jours du mois, vous auriez vu le Remplir les mois option.

Comment utiliser Flash Fill dans Microsoft Excel

La fonction Flash Fill d'Excel convient pour remplir les cellules avec des données qui suivent un modèle ou une séquence complexe. Par exemple, si vous essayez de diviser des données en plusieurs colonnes ou de combiner des données sur plusieurs colonnes en une seule. Tant que vous disposez d'un échantillon de ce que vous voulez et de la cohérence des données, Flash Fill peut vous aider à reproduire les informations sur plusieurs cellules.

Voici les différentes manières d'utiliser FlashFill dans Microsoft Excel :

Pour fractionner des données en colonnes

Si vous essayez de diviser des nombres, des dates ou toute autre forme de texte dans différentes colonnes, voici comment procéder :

Étape 1: Cliquez sur le bouton Démarrer de la barre des tâches et tapez exceller pour rechercher l'application.

Étape 2: À partir des résultats, cliquez sur l'application ou le document Microsoft Excel pour l'ouvrir.

Étape 3: Dans la feuille de calcul Microsoft Excel, assurez-vous que vous disposez des données à répartir dans une colonne. Créez également une ou plusieurs colonnes pour les données que vous souhaitez fractionner. Dans ce cas, nous utilisons des dates comme exemple et essayons de les diviser respectivement en colonnes jours, mois et année.

Étape 4: Entrez un exemple dans les colonnes suivantes où vous souhaitez fractionner les données. Autrement dit, comment vous voulez que les données soient divisées.

Étape 5: Cliquez sur une colonne contenant l'un de vos nouveaux exemples d'ensembles de données.

Étape 6: Dans le ruban Excel, cliquez sur l'onglet Données.

Étape 7: Dans le groupe Outils de données, cliquez sur Remplissage Flash et Excel répliquera le même modèle pour les autres lignes. Vous pouvez également cliquer sur le raccourci clavier Ctrl + E pour utiliser Flash Fill.

Étape 8: Répétez cette opération pour les autres colonnes que vous avez jusqu'à ce que toutes les colonnes soient remplies.

Pour combiner des données dans une colonne

Si vous essayez de combiner des nombres, des dates ou toute autre forme de texte dans une colonne, voici comment procéder avec Flash Fill :

Étape 1: Cliquez sur le bouton Démarrer de la barre des tâches et tapez exceller pour rechercher l'application.

Étape 2: À partir des résultats, cliquez sur l'application ou le document Microsoft Excel pour l'ouvrir.

Étape 3: Dans la feuille de calcul Microsoft Excel, assurez-vous que les colonnes contiennent les données que vous souhaitez combiner. Créez également une autre colonne pour héberger la nouvelle combinaison de données. Dans ce cas, nous utilisons des noms comme exemple et essayons d'avoir la fonctionnalité Prénom et Nom dans une colonne Nom.

Étape 4: Dans la colonne où vous souhaitez combiner les données, entrez un exemple. Autrement dit, comment vous voulez que les données soient combinées.

Étape 5: Cliquez sur le raccourci clavier Ctrl + E ou cliquez sur le bouton Flash Fill dans l'onglet Data du ruban Excel pour flash fill pour les autres cellules.

Utilisation de la correction automatique et de la saisie semi-automatique dans Excel

Deux autres fonctionnalités d'Excel comme Flash Fill et AutoFill qui se confondent sont Correction automatique et saisie semi-automatique. Ces deux fonctionnalités sont différentes car elles servent à des fins différentes. Cependant, ils permettent tous deux de gagner du temps lors de la saisie des données.