Comment vérifier le calendrier de quelqu'un dans les équipes

Microsoft Teams est une puissante plateforme de collaboration qui simplifie la communication et le travail d'équipe. L'une de ses fonctionnalités intéressantes est que vous pouvez afficher le calendrier de quelqu'un, ce qui vous permet de planifier et de coordonner efficacement des événements. Dans cet article, nous verrons comment consulter le calendrier de quelqu’un dans Teams. Avant d’entrer dans les étapes, comprenons pourquoi vous souhaiterez peut-être procéder ainsi.

Afficher le calendrier d’une personne dans Teams peut être bénéfique pour plusieurs raisons. L'une des principales raisons est que vous pouvez vérifier leur disponibilité et planifier des réunions mutuellement. des moments opportuns, en évitant les conflits et en ayant une meilleure coordination, notamment lorsque l'on travaille à distance ou de la maison. Avant de commencer la méthode, il y a cependant quelques prérequis.

Choses à savoir avant de vérifier les horaires des réunions des autres

Certaines conditions doivent être remplies avant de pouvoir afficher le calendrier de quelqu’un dans Teams :

1. Vous devez disposer des autorisations nécessaires pour afficher le calendrier de l’autre personne. Cela implique généralement leur approbation ou leur accès accordé via les paramètres administratifs.
2. Assurez-vous que Teams et Outlook sont intégrés, car les informations de calendrier sont souvent synchronisées entre ces deux applications Microsoft 365.

En gardant ces conditions à l’esprit, passons à l’article pour apprendre à afficher efficacement le calendrier d’une personne dans Teams, permettant ainsi une planification et une collaboration transparentes.

Lire aussi: Comment définir le délai d'expiration du statut dans Microsoft Teams

Comment voir le calendrier de quelqu'un dans Microsoft Teams

Obtenir le calendrier de quelqu’un dans Teams n’est pas aussi simple qu’on pourrait le penser. Cependant, il existe plusieurs façons de le vérifier. Commençons par le plus simple.

Méthode 1: utiliser les options natives de Teams

Dans cette méthode, nous utiliserons l’option native pour vérifier les calendriers des autres personnes dans Teams. Suivez les étapes mentionnées ci-dessous.

Note: Vous pouvez uniquement voir la disponibilité des membres de votre équipe à l'heure de réunion définie et voir les horaires des personnes au sein de votre organisation.

Étape 1: ouvrez l'application de bureau Microsoft Teams ou lancez-la sur le Web à partir de votre navigateur préféré sous Windows ou Mac.

Note: Pour la démonstration, nous utilisons l'application de bureau Teams (Windows). Cependant, vous pouvez suivre si vous êtes sur le Web ou sur une application Mac.

Étape 2: Accédez à l’option Calendrier dans le volet latéral.

Étape 3: Cliquez sur le bouton Nouvelle réunion dans le coin supérieur droit.

Étape 4: Dans la fenêtre Nouvelle réunion, cliquez sur Assistant de planification à côté de l'onglet Détails.

Étape 5: Sous Assistant de planification, vérifiez la disponibilité de votre collègue en l'ajoutant sous les participants requis. Pour ce faire, cliquez sur « Ajouter les participants requis ».

Étape 6: Maintenant, tapez le nom de votre collègue dans la zone de texte et sélectionnez son nom dans les suggestions déroulantes.

Lorsque vous ajoutez vos participants (de votre organisation), vous verrez leur disponibilité indiquée par une balise verte Disponible; sinon, vous verrez une balise Indisponible. A l’aide du rectangle violet, vous pouvez ajuster le timing de la réunion en fonction des disponibilités de chacun.

De cette façon, vous pouvez voir si les participants que vous souhaitez inviter sont disponibles pour une réunion, qu'ils aient ou non partagé leur agenda avec vous. Si vous souhaitez connaître une autre méthode, consultez la méthode suivante.

Méthode 2: utiliser Outlook

Vous pouvez consulter le calendrier de votre collègue à l’aide de la vue calendrier dans Outlook. Les étapes sont relativement simples et faciles à suivre.

Étape 1: ouvrez l'application de bureau Outlook ou lancez-la sur le Web à partir de votre navigateur préféré sous Windows ou Mac.

Note: Pour la démonstration, nous partons avec l'application web Teams. Cependant, vous pouvez suivre si vous êtes sur l'application de bureau.

Lancer Outlook

Étape 2: Sélectionnez l'option Calendrier dans la barre latérale.

Étape 3: Cliquez sur le bouton Nouvel événement dans le coin supérieur gauche.

Vous verrez apparaître un nouvel événement.

Étape 4: Dans la fenêtre contextuelle modale, dans la zone de texte Inviter des participants, saisissez le nom ou l'adresse e-mail de vos collègues que vous souhaitez inviter.

Étape 5: Une fois que vous avez ajouté vos collègues, vous verrez s'ils sont disponibles dans la vue Calendrier. S'ils sont disponibles, vous verrez une balise verte Disponible; sinon, vous verrez une balise Indisponible.

Ici, vous pouvez découvrir le meilleur moment pour votre réunion, ou vous pouvez utiliser les horaires suggérés, qui vérifieront automatiquement la disponibilité de vos participants. Si vous avez défini votre calendrier de réunion et souhaitez créer une réunion dans Teams, continuez à lire.

Lire aussi: Comment modifier le son des notifications Microsoft Teams

Comment créer ou modifier une réunion dans Microsoft Teams

Nous supposons que vous avez déjà vérifié la disponibilité des invités et fixé une heure pour la réunion. Pour la démonstration, nous utilisons l'application de bureau Teams (Windows). Cependant, vous pouvez suivre si vous êtes sur le Web ou sur une application Mac.

Étape 1: ouvrez l'application de bureau Microsoft Teams ou lancez-la sur le Web à partir de votre navigateur préféré sous Windows ou Mac.

Étape 2: Accédez à l’option Calendrier dans le volet latéral.

Étape 3: Cliquez sur le bouton Nouvelle réunion dans le coin supérieur droit.

Étape 4: Dans la fenêtre Nouvelle réunion, saisissez les détails requis, tels que le titre de la réunion, les participants requis, la date et l'heure de la réunion, etc.

Étape 5: Une fois que vous avez saisi les détails de la réunion, cliquez sur Assistant de planification à côté de l'onglet Détails.

Étape 6: Sous Assistant de planification, vérifiez la disponibilité de votre collègue selon le calendrier des réunions. S'ils sont disponibles, vous verrez une balise verte Disponible, et sinon, vous verrez une balise Indisponible sous leur nom.

Note: Vous pouvez déplacer l’horaire de la réunion en fonction des disponibilités de chacun à l’aide du rectangle violet.

Étape 7: Une fois que vous êtes prêt, cliquez sur le bouton Envoyer dans le coin supérieur droit de la fenêtre.

Voilà. Vous avez créé avec succès une réunion sur Microsoft Teams. Si vous souhaitez modifier ou apporter des modifications à la réunion, il vous suffit de cliquer sur la réunion dans la vue calendrier de Teams et d'effectuer les modifications requises.

Si vous avez des questions que nous n'avons pas abordées dans l'article, consultez la section FAQ ci-dessous.

FAQ sur la vérification du calendrier de quelqu’un dans Teams

Afficher et planifier

Maintenant que vous savez comment consulter le calendrier de quelqu’un dans Teams, vous pouvez facilement planifier des réunions, coordonner des projets d’équipe, éviter les conflits ou faciliter le travail à distance. Vous voudrez peut-être aussi lire sur façons d'exporter l'historique des discussions de Microsoft Teams.