Comment utiliser différentes signatures dans Outlook Desktop

Une signature électronique est un moyen pratique d'informer le destinataire de votre présence sur les réseaux sociaux, de vos coordonnées ou de votre rôle dans une entreprise. Les fournisseurs de messagerie comme Outlook et Gmail permettre aux utilisateurs de créer une signature unique avec chaque e-mail qu'ils envoient. Le problème se pose lorsque vous souhaitez utiliser plusieurs signatures à des fins différentes. Voici comment vous pouvez utiliser différentes signatures sur le bureau Outlook.

Disons que vous envoyez un e-mail personnel à vos amis et à votre famille, et dans ce cas, vous ne voudrez pas joindre une signature contenant des informations commerciales. De même, lorsque vous souhaitez répondre à un e-mail professionnel, vous n'utiliserez pas de signature avec des profils de réseaux sociaux personnels.

Vous pouvez toujours utiliser différents identifiants de messagerie à des fins différentes, mais ce n'est pas une solution viable pour utiliser différentes signatures. Heureusement, Outlook vous permet de créer différentes signatures pour les utiliser en fonction du destinataire et du contexte de l'e-mail. Voici comment les configurer.

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Utiliser différentes signatures dans l'application Outlook sous Windows

La possibilité d'utiliser différentes signatures Outlook dans un seul compte Outlook est limitée aux applications de bureau uniquement. Cela signifie que vous ne pouvez pas créer et utiliser plusieurs signatures Outlook à partir du Applications mobiles Outlook ou Internet.

Dans l'exemple ci-dessous, nous utiliserons l'application Microsoft 365 Outlook pour utiliser différentes signatures. Suivez les étapes ci-dessous.

Étape 1: Ouvrez Outlook sur un ordinateur Windows.

Étape 2: Cliquez sur Fichier dans la barre de menu.

Étape 3: Sélectionnez Options dans la barre latérale gauche.

Étape 4: Allez dans Mail et sélectionnez Signatures.

Étape 5 : Vous verrez vos signatures actuelles à modifier.

Étape 6 : Vous pouvez apporter des modifications à la signature existante et utiliser le bouton Nouveau pour en créer une nouvelle.

Étape 7 : Tapez un nom pour cette signature et cliquez sur OK.

Étape 8 : Créez une nouvelle signature à l'aide de l'éditeur de texte enrichi et appuyez sur le bouton Enregistrer en bas.

Dans le menu Choisir la signature par défaut, vous pouvez sélectionner votre signature par défaut pour les nouveaux messages ainsi que pour les réponses/transferts. Ne vous inquiétez pas, vous pouvez toujours utiliser une signature différente lors de la rédaction d'un nouvel e-mail. Voici comment.

Lorsque vous composez un nouvel e-mail, vous pouvez sélectionner le menu Signature en haut. Ensuite, dans le menu déroulant, sélectionnez une signature pertinente et commencez à rédiger votre e-mail. Si vous n'utilisez pas le menu de signature, Outlook continuera à utiliser la signature par défaut que vous avez définie dans le menu Paramètres.

Même lorsque vous répondez ou transférez un e-mail, vous avez la possibilité d'utiliser une signature différente sur Outlook.

Passons à Outlook pour Mac et discutons de la façon d'utiliser différentes signatures dans l'e-mail.

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Utiliser différentes signatures dans Outlook Mac App

Microsoft a récemment repensé une application entièrement repensée sur Mac. À l'avenir, Microsoft prévoit de publier une seule application Outlook sur tous les systèmes d'exploitation. Mais c'est loin d'être terminé, et l'application Outlook actuelle est ce que nous obtenons pour le moment.

Pour que celui-ci soit clair. Outlook ne synchronisera pas vos signatures électroniques sur différents systèmes d'exploitation. Cela signifie que vos signatures Outlook créées sur Windows resteront sur Windows. Même cas avec l'application Mac et les applications mobiles Outlook.

Nous ne considérerons pas cela comme un défaut. C'est une décision compréhensible de garder les signatures électroniques séparées en fonction de l'appareil/système d'exploitation que vous utilisez.

Cela étant, apprenons à utiliser différentes signatures de courrier électronique dans Outlook sur Mac.

Étape 1: Ouvrez l'application Outlook sur Mac.

Étape 2: Cliquez sur Outlook dans la barre de menu et ouvrez le menu Préférences.

Étape 3: Allez dans E-mail > Signatures.

Étape 4: Dans le menu Signatures, vous verrez toutes vos signatures actuelles sur le côté gauche. Cliquez sur l'icône +.

Étape 5 : Il ouvrira une petite boîte de dialogue avec un éditeur de texte riche.

Étape 6 : Donnez à la signature un nom pertinent et créez une signature pour l'e-mail.

Étape 7 : Fermez la boîte de dialogue et cliquez sur le bouton Enregistrer.

Dans le menu Choisissez votre signature par défaut, vous pouvez sélectionner votre compte préféré et une signature d'e-mail à utiliser avec les nouveaux e-mails et les réponses/transferts.

Sélectionnez votre signature électronique fréquemment utilisée et fermez le menu.

Cliquez sur le bouton Nouveau message dans le coin supérieur gauche et composez un nouvel e-mail à partir de la page d'accueil d'Outlook. Vous pouvez sélectionner le menu Signature en haut et sélectionner une signature pertinente à utiliser dans la messagerie Outlook sur le côté droit.

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Utilisez la bonne signature au bon endroit

Vous devez utiliser une signature pertinente avec le contexte de l'e-mail et le destinataire, comme nous l'avons mentionné précédemment. Cela fait une meilleure impression sur la personne qui reçoit. Nous utilisons principalement 3 à 4 signatures de courrier électronique différentes avec Outlook sur Windows en fonction de l'objet du courrier électronique. Comment prévoyez-vous d'utiliser différentes signatures dans Outlook? Partagez vos points de vue dans la section commentaires ci-dessous.