Les 3 meilleures façons de diviser du texte ou des données dans Microsoft Excel

Lorsque vous importez des données ou du texte dans Microsoft Excel, il apparaît dans un format différent. Les format que le texte ou les données apparaît dans dépend de la source de ces données ou de ce texte. Par exemple, les noms des clients ou les adresses des employés. Par défaut, ces données apparaissent sous forme de chaîne continue dans une seule cellule.

Si vous êtes confronté à une telle situation, Microsoft Excel propose différentes fonctionnalités que vous pouvez utiliser pour diviser ces données. Dans cet article, nous couvrons certaines des corrections que vous pouvez essayer.

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Utilisation de Flash Fill

La fonction Flash Fill sur Excel permet d'ajouter un exemple de la façon dont vous souhaitez diviser les données. Voici comment procéder :

Étape 1: Lancez le fichier Excel avec les données pertinentes.

Étape 2: Dans la feuille de calcul Excel, fournissez un exemple de la façon dont vous souhaitez diviser les données ou le texte dans la première cellule.

Étape 3: Cliquez sur la cellule suivante que vous souhaitez remplir et, sur le ruban, cliquez sur Données.

Étape 4: Dans le groupe Outils de données, cliquez sur Remplissage Flash et cela devrait diviser les données dans les cellules restantes de la ligne sélectionnée.

Flash Fill a quelques limitations. Par exemple, il n'extrait pas correctement les nombres avec des décimales. Il n'entre que les chiffres après la virgule décimale. En tant que tel, vous devrez peut-être toujours vérifier que votre répartition des données a été effectuée avec précision manuellement.

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Utilisation de la fonction de délimiteur

La fonction de délimiteur est une séquence de caractères pour spécifier les limites entre les régions indépendantes et séparées dans les flux de données. Vous pouvez également l'utiliser pour séparer des expressions mathématiques ou du texte brut dans Excel. Quelques exemples de fonctions de délimiteur dans Excel incluent la virgule, la barre oblique, l'espace, le tiret et les deux-points.

Voici comment utiliser la fonction Délimiteur :

Étape 1: Lancez le fichier Excel avec les données pertinentes.

Étape 2: Choisissez la liste de colonnes que vous devez diviser et cliquez sur Données dans le ruban Excel.

Étape 3: Cliquez sur Text to Columns, et cela devrait lancer une boîte de dialogue intitulée Convert Text to Columns Wizard.

Étape 4: Cochez la fonction Délimité parmi les deux options disponibles et cliquez sur Suivant.

Étape 5: Sur la page suivante de l'assistant de conversion de texte en colonnes, sélectionnez le délimiteur dont vous avez besoin pour diviser vos données (par exemple, tabulation, espace, etc.) et cliquez sur Suivant. Si vous souhaitez utiliser un délimiteur spécial, cliquez sur Autre et indiquez le délimiteur dans la case suivante.

Étape 6 : Sur la dernière page, sélectionnez le format des données fractionnées et la destination préférée.

Étape 7 : Cliquez sur Terminer et les données doivent être divisées en plusieurs cellules à l'aide du délimiteur spécifié.

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Utilisation de Power Query

Power Query permet à un utilisateur d'Excel de manipuler des colonnes en sections à l'aide de délimiteurs. Les étapes ci-dessous vous montreront comment utiliser cette méthode pour diviser du texte ou des données :

Étape 1: Lancez Excel.

Étape 2: Accédez au ruban Excel et cliquez sur Données.

Étape 3: Cliquez sur Obtenir des données.

Étape 4: Sélectionnez À partir du fichier dans le premier menu déroulant et À partir du classeur dans le deuxième menu déroulant et cela devrait lancer l'Explorateur de fichiers.

Étape 5 : Cliquez sur le classeur Excel avec les données pertinentes et cliquez sur Importer.

Étape 6 : Vous devriez voir une fenêtre contextuelle de navigation affichant les feuilles de calcul dans votre classeur. Sélectionnez la feuille de calcul avec les données pertinentes pour voir un aperçu.

Étape 7: Sélectionnez Transformer pour afficher l'éditeur Power Query.

Étape 8: Dans le groupe de texte, sélectionnez Fractionner la colonne et dans la liste déroulante, sélectionnez Par délimiteur.

Étape 9 : Dans la boîte de dialogue Fractionner la colonne par le délimiteur, sélectionnez le type de délimiteur et le point de fractionnement, puis sélectionnez OK.

Étape 10: Dans l'onglet Accueil, cliquez sur Fermer et vous verrez une nouvelle feuille de calcul montrant les données fractionnées.

Importation de données dans Excel

Le fractionnement du texte ou des données dans Microsoft Excel est très important si vous devez nettoyer manuellement vos données pour les adapter à votre format d'analyse préféré. Outre une meilleure présentation, vous souhaitez également que vos données aient un sens et les rendent facilement utilisables ailleurs.

L'utilisation de l'une des méthodes ci-dessus devrait aider à minimiser le temps consacré au nettoyage des données. Une autre façon d'économiser du temps et des efforts sur le nettoyage des données est d'importer correctement le données dans Excel.