Un guide complet pour organiser Gmail pour l'utiliser efficacement

Gmail est toujours très pertinent et important même si des applications comme Mou et Équipes ont réduit notre dépendance au courrier électronique. Selon un rapport McKinsey, une personne moyenne consacre encore jusqu'à 28 % de son temps de travail par semaine à des e-mails. Par conséquent, il est logique d'organiser Gmail pour réduire l'encombrement et améliorer la productivité.

Le nombre d'e-mails que nous recevons peut être stupéfiant, en particulier de sources auxquelles nous ne nous souvenons même pas d'être abonné. Ensuite, il y a des e-mails anciens mais importants qui se perdent dans une mer de nouveaux e-mails. Voici quelques conseils et astuces pour organiser les e-mails Gmail et apporter du bon sens à votre vie professionnelle.

Commençons.

1. Organiser la boîte de réception Gmail

La plupart des e-mails se retrouvent dans la boîte de réception, ce qui est la principale raison pour laquelle elle est à la fois si encombrée et écrasante. Une façon de trouver rapidement les e-mails importants consiste à modifier le type de boîte de réception pour afficher les e-mails importants en haut.

Étape 1: Cliquez sur Paramètres et sélectionnez Tous les paramètres.

Étape 2: Rendez-vous sur l'onglet Boîte de réception où vous pouvez choisir la vue par défaut à côté du type de boîte de réception.

Je vous suggère d'essayer quelques alternatives et de vérifier laquelle correspond à vos besoins :

• Par défaut: affiche les e-mails par date et heure
• Important d'abord: Gmail utilise l'IA pour décider quels e-mails sont importants pour vous
• Non lu en premier: organisez Gmail pour que les e-mails non lus soient affichés en premier
• Favoris en premier: les e-mails que vous avez marqués seront affichés en premier. Utilisez des étoiles pour marquer les e-mails/ID importants
• Boîte de réception prioritaire: Google est attentif aux e-mails avec lesquels vous interagissez le plus et utilise ces informations pour afficher les e-mails pertinents en premier

Il y a d'autres paramètres que vous devriez vérifier.

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2. Organisation de Gmail par dossiers/libellés

Gmail appelle ça des étiquettes mais ça veut dire la même chose. Un endroit pour filtrer et stocker vos e-mails afin de ne pas encombrer la boîte de réception. Je recommande de garder le nombre total d'étiquettes bas et de ne pas devenir fou avec eux. Aussi, vous pouvez créer des étiquettes imbriquées dans Gmail, ce qui signifie des étiquettes à l'intérieur d'une étiquette. Cela fonctionne presque comme un sous-dossier.

Nous allons créer un filtre qui indiquera à Gmail d'envoyer un e-mail particulier ou de l'enregistrer sous cette étiquette.

Étape 1: Ouvrez l'e-mail pour lequel vous souhaitez créer un filtre. Cliquez sur l'icône Étiquettes en haut pour afficher une liste des étiquettes existantes. On dirait une flèche pointant vers la droite.

Étape 2: Vous pouvez choisir parmi une liste existante d'étiquettes ou en créer une nouvelle en tapant directement le nom en haut. Vous pouvez également gérer les paramètres des étiquettes à partir d'ici.

Par exemple, créez une étiquette appelée Reading Digest pour tous les e-mails que vous recevez de Medium ou Quora ou les newsletters auxquelles vous vous êtes abonné. Ces e-mails n'apparaîtront pas dans votre boîte de réception maintenant et iront directement dans le étiquette ou dossier. Vous pouvez également déplacer des e-mails vers des étiquettes à partir de ce menu si vous ne souhaitez pas créer une nouvelle étiquette pour cet e-mail étrange.

Vous pouvez également coder les étiquettes par couleur. Faites défiler la liste des étiquettes dans la barre latérale et cliquez sur l'icône de menu à trois points à côté pour choisir une couleur.

3. Organiser Gmail par taille

Google offre 15 Go d'espace libre pour toutes les applications Google, y compris Gmail. Vous manquez de place ou vous souhaitez faire un peu de ménage? Triez les e-mails par taille pour rechercher et supprimer les e-mails qui occupent de l'espace mais ne servent à rien pour le moment.

L'opérateur de recherche est taille: octets. Cela signifie que pour rechercher des e-mails qui consomment plus de 15 Mo d'espace, vous entrerez taille: 15728640. La commande taille: mb fonctionne aussi.

Vous pouvez faire preuve de créativité à ce stade et ajouter plus de paramètres de recherche pour filtrer davantage les résultats tels que :

• taille: mb a: pièce jointe
• taille: 10 Mo a: pièce jointe nom de fichier: doc
• taille: 10 Mo plus grande_que: 5 m plus petite_que: 8 M

Essayez quelques combinaisons pour voir quel type de résultats vous obtenez, puis partez de là. Gmail vous proposera d'autres paramètres de recherche juste en dessous de la barre de recherche, comme la date et l'heure, pour vous aider à trouver ce que vous recherchez.

Conseil de pro : Vous savez comment nous pouvons créer des étiquettes pour filtrer les e-mails. Saviez-vous que vous pouvez utiliser le libellé #GoogleDrive pour enregistrer des pièces jointes directement dans un dossier de Drive? La suppression de l'e-mail par la suite ne supprimera pas non plus le fichier enregistré dans Drive.

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4. Gérer les onglets

Gmail est livré avec de nombreux onglets actifs par défaut. Vous n'avez pas ou n'avez pas besoin de tous ces onglets.

Revenez à Paramètres, et sous l'onglet Boîte de réception, vous remarquerez Catégories. C'est là que vous pouvez facilement activer/désactiver ces onglets. Il n'y a aucun moyen de créer de nouveaux onglets ou d'attribuer une étiquette en tant qu'onglet. Cela aurait été tellement cool cependant.

5. Organiser Gmail par expéditeur

Vous cherchez à trouver tous les e-mails d'un expéditeur particulier. C'est facile et vous n'avez même pas besoin d'ouvrir l'e-mail pour que cela fonctionne.

Cliquez avec le bouton droit sur l'e-mail et sélectionnez « Rechercher les e-mails du nom » pour lancer la recherche. Vous devriez voir tous les e-mails en quelques secondes.

Google Mail Rocks

Gmail est l'un des fournisseurs de services de messagerie les mieux conçus au monde. Il existe plusieurs façons de le personnaliser comme vous le souhaitez. Il y a aussi des fonctionnalités cachées, Raccourcis clavier, et des opérateurs de recherche que vous pouvez utiliser pour obtenir ce que vous recherchez. J'espère que les conseils ci-dessus vous ont aidé à mieux organiser votre boîte de réception. Peut-être même atteindre la boîte de réception zéro? Doigts croisés.