Comment créer des modèles d'e-mail dans Gmail et Outlook

Mes derniers mois avec Microsoft Outlook et Lotus Notes ont été assez intéressants. Je n'ai jamais été fan de clients de messagerie de bureau, mais quand j'ai commencé à utiliser ces applications, je n'ai jamais pu revenir en arrière. L'une des fonctionnalités les plus utiles fournies par ces clients est la possibilité de créer des modèles d'e-mails, également connu sous le nom de papeterie, qui peut envoyer des e-mails quotidiens où la majeure partie du corps de l'e-mail est également identique rapide. Que ce soit un rapport journalier ou simplement un e-mail d'accusé de réception, un modèle prédéfini peut vous faire gagner beaucoup de temps.

J'ai vu des gens rechercher un e-mail dans leur dossier Envoyés, puis le transférer après avoir effectué l'édition. En pratique, cela fonctionne mieux que de recomposer l'intégralité de l'e-mail à partir de la mémoire, mais la modification de la ligne d'objet et la modification de l'adresse peuvent prendre un certain temps.

En outre, les risques d'erreurs augmentent lorsqu'un travail manuel est impliqué. Donc, pour améliorer les choses, je suggère d'utiliser une extension pour Chrome appelée Modèles d'e-mails Gorgias qui peut vous aider à créer et à utiliser des modèles d'e-mail sur Gmail, Yahoo, Outlook et d'autres clients de messagerie populaires.

Premiers pas avec Gorgias

Après avoir installé l'extension, cliquez sur l'icône de la barre d'extension pour ouvrir la page de configuration.

Gorgias est livré avec 4 modèles par défaut pour vous donner une idée de base de ce que vous pouvez faire avec l'extension. Pour créer un nouveau modèle, cliquez sur le Nouveau modèle bouton et commencez par lui donner un nom. Par la suite, vous pouvez commencer à taper le corps de l'e-mail dans le champ Contenu du modèle champ. Si vous souhaitez ajouter le champ de sujet également dans le modèle, cliquez sur les champs de configuration et cochez la case Option de sujet.

Caractéristiques des modèles d'e-mails Gorgias

La vraie puissance de l'extension réside dans la possibilité d'utiliser des variables tout en remplissant le modèle. Supposons que vous deviez remplir automatiquement le nom de la personne. Dans ce cas, cliquez sur le Insérer une variable bouton et sélectionnez le À: Prénom option. Lorsque vous insérez le modèle, l'extension remplira automatiquement ces noms de variables à partir des coordonnées de l'e-mail et facilitera la rédaction d'e-mails similaires pour différents contacts.

Une autre caractéristique intéressante est Raccourci de texte et en utilisant cette option particulière, vous pouvez déclencher l'achèvement d'un modèle en utilisant la touche de tabulation.

Après avoir créé quelques modèles, il est temps d'en insérer un dans un e-mail. Ouvrez le Fenêtre de rédaction de Gmail et vous remarquerez un bouton Gorgias sur le côté droit. L'extension listera tous les modèles que vous avez enregistrés et un simple clic les insérera dans le corps de l'e-mail. Vous pouvez également utiliser le raccourci texte et appuyer sur le bouton de tabulation pour faciliter les choses.

Astuce sympa : Transférez un e-mail envoyé et cliquez avec le bouton droit sur la fenêtre de rédaction pour créer un modèle à partir des e-mails existants. N'est-ce pas cool?

La version gratuite de l'extension limite les modèles à un seul appareil et il n'y a pas d'option pour synchroniser les modèles à l'aide d'un compte en ligne.

Donc, si vous travaillez sur deux appareils ou plus, vous devrez créer des modèles individuellement sur chaque système, sauf si vous achetez l'application payante. De plus, vous courez le risque de perdre les données si vous désinstallez Chrome ou l'extension, ou réinstallez Windows. Mais pour 4,99 $ par mois, vous pouvez obtenir la fonction de synchronisation avec le partage de modèles d'équipe.

Conclusion

Gorgias est une application incroyable si vous travaillez quotidiennement sur des e-mails similaires. Je lui ai déjà attribué 5 étoiles sur le Chrome Webstore. J'ai également contacté les développeurs pour ajouter des variables supplémentaires dans les modèles comme l'heure et la date. Essayez-le aujourd'hui et partagez votre point de vue avec nous.