Comment créer, modifier et supprimer une liste déroulante dans Google Sheets

Google Sheets est une application de feuille de calcul populaire avec plusieurs fonctionnalités utiles. L'un d'eux est la possibilité de créer des listes déroulantes dans n'importe quelle cellule ou plage de cellules. Une fois que vous avez ajouté une liste déroulante, partager ce document Google Sheets est facile dans Google Drive.

Une des raisons d'ajouter une liste pourrait être de poser des questions à choix multiples aux utilisateurs, leur permettant de choisir une réponse en fonction de leurs préférences. Cela peut également être utilisé pour recueillir des commentaires, par exemple. Quel que soit votre cas d'utilisation, créer une liste déroulante et la modifier ultérieurement est très facile à la fois dans le navigateur Web et dans la version mobile de Google Sheets.

Commençons.

Créer une liste déroulante dans Google Sheets dans l'application Web

Nous avons essayé le navigateur Edge sur une machine Windows et vous pouvez l'utiliser n'importe quel navigateur sur Windows et Mac. Cela dit, Google recommande le navigateur Chrome pour de meilleurs résultats.

Étape 1: Taper feuilles.nouveau dans la barre d'adresse pour créer et ouvrir rapidement un nouveau document Google Sheets ou en ouvrir un à partir de votre compte Google Drive.

Étape 2: Sélectionnez Validation des données dans le menu Données.

Étape 3: Dans la fenêtre contextuelle qui suit, sélectionnez des critères qui peuvent être soit « Liste d'articles » ou « Liste à partir d'une plage ». La première option signifie que les utilisateurs peuvent choisir un élément dans une liste prédéfinie d'éléments. La deuxième option signifie que les utilisateurs peuvent choisir une liste d'éléments à partir d'autres cellules de la même feuille ou même d'autres feuilles du même document. nous irons avec Liste d'objets pour rester simple.

Étape 4: Ensuite, entrez tous les éléments que vous souhaitez voir apparaître dans la liste séparés uniquement par une virgule dans la deuxième case à côté de Critères.

Étape 5 : Activez « Afficher la liste déroulante dans une cellule » pour afficher la liste déroulante dans la cellule choisie avec un flèche vers le bas permettant aux utilisateurs de remarquer plus facilement qu'il y a une liste déroulante dans le cellule marquée.

Étape 6 : Sélectionnez Afficher l'avertissement à côté de « Sur les données non valides » si vous souhaitez autoriser les utilisateurs à saisir des données non valides (quelque chose qui n'est pas prédéfini) mais marquez l'élément saisi pour le mettre en évidence. Sélectionnez Rejeter l'entrée pour interdire de choisir tout ce qui n'est pas prédéfini.

Étape 7 : Cochez « Afficher le texte d'aide à la validation » si vous souhaitez ajouter une note personnalisée pour aider les utilisateurs à comprendre ce qu'ils sont censés faire avec la liste déroulante. Une zone de texte apparaît lorsque vous sélectionnez l'option pour saisir une note.

Étape 8 : Cliquez sur le bouton Enregistrer pour terminer et vérifiez la liste déroulante en direct dans la cellule choisie.

Voici à quoi cela ressemble lorsque vous cliquez sur la flèche orientée vers le bas.

Vous pouvez maintenant choisir un élément prédéfini dans la liste déroulante en cliquant sur la flèche et en sélectionnant un élément.

De plus, vous pouvez entrer (le taper) quelque chose qui n'est pas prédéfini.

La cellule sera immédiatement signalée par un symbole rouge et un message qui apparaîtra lorsque vous déplacerez le pointeur de la souris au-dessus d'elle.

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Créer une liste déroulante dans Google Sheets dans l'application mobile

Les étapes pour les versions Android et iOS sont les mêmes. Nous utiliserons Android dans l'exemple ci-dessous.

Étape 1: Ouvrez l'application Google Sheets et ouvrez/créez un nouveau document Sheets. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous souhaitez ajouter une liste déroulante. Appuyez maintenant sur l'icône de menu à trois points dans le coin supérieur droit et sélectionnez Validation des données.

Étape 2: Choisissez un critère pour la liste déroulante. Il peut s'agir d'une « Liste d'articles » ou d'une « Liste d'une plage ». Appuyez ensuite sur le bouton Ajouter pour saisir les éléments séparés par des virgules que vous souhaitez voir apparaître dans la liste déroulante.

Étape 3: Activez « Afficher le menu déroulant dans la cellule » pour afficher une flèche indiquant aux utilisateurs que la cellule contient un menu déroulant. Activez « Afficher le texte d'aide à la validation » pour afficher un message personnalisé afin d'aider les utilisateurs à comprendre ce qu'ils doivent faire. Lorsque vous activez cela, un bouton Modifier apparaîtra. Appuyez dessus pour ajouter un message.

Étape 4: Sous l'en-tête « Sur les données non valides », choisissez Afficher l'avertissement si vous souhaitez que d'autres personnes saisissent quelque chose qui n'est pas prédéfini. Sélectionnez Rejeter la saisie si vous souhaitez forcer les utilisateurs à sélectionner l'un des éléments de la liste. Appuyez sur le bouton Enregistrer lorsque vous avez terminé.

Vous remarquerez une flèche dans le coin inférieur de l'écran lors de la sélection de la cellule contenant un menu déroulant. Appuyez dessus pour choisir un élément dans la liste qui glissera de bas en haut.

Si vous souhaitez saisir une valeur différente de celle prédéfinie, appuyez plutôt sur l'icône du clavier et saisissez votre réponse.

Tout comme l'application Web, la saisie d'une réponse différente de celle prédéfinie signalera la cellule pour la marquer.

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Modifier ou supprimer des listes déroulantes dans Google Sheets sur une application Web

Les premières étapes resteront les mêmes. Sélectionnez la cellule dans laquelle vous avez ajouté la liste déroulante dans Sheets et accédez au menu Données > Validation des données. Vous pouvez maintenant modifier les critères, les cellules sélectionnées et toutes les autres options ou simplement cliquer sur le bouton Supprimer la validation pour supprimer la liste. Cliquez sur le bouton Enregistrer pour enregistrer les modifications.

Notez que la suppression de la liste déroulante supprimera la validation mais pas la saisie manuelle de l'utilisateur.

Modifier ou supprimer des listes déroulantes dans Google Sheets sur une application mobile

Les étapes de modification ou de suppression des listes déroulantes dans les applications mobiles de Google Sheets restent également les mêmes. Sélectionnez la cellule contenant la liste déroulante et dans le menu à trois points, sélectionnez Validation des données. Appuyez sur Supprimer la règle pour supprimer la liste ou modifier la liste comme bon vous semble.

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Les listes déroulantes sont amusantes

Créer et gérer des listes déroulantes dans Google Sheets est assez simple. Cela prend moins de quelques minutes pour créer une liste, mais beaucoup dépendra aussi du nombre d'éléments. Et si vous avez défini les critères sur « Liste à partir d'une plage », cela peut prendre un peu plus de temps.

Vous pouvez également collaborer avec d'autres utilisateurs sur le même document Google Sheet en permettre à plusieurs utilisateurs de modifier le même document. Cela vous fera gagner un temps précieux, surtout si certaines listes déroulantes sont impliquées ou trop de données à analyser.