Comment créer et gérer des règles dans la messagerie Web Outlook 365

La gestion des e-mails est une tâche ardue. De la réponse aux e-mails à temps et de l'ajout rappels aux e-mails essentiels, il y a beaucoup de choses en lice pour notre attention. En outre, une horde de spams qui jonchent la boîte de réception s'ajoute au mal de tête. Au final, un boîte aux lettres non organisée rend difficile la recherche des e-mails importants.

Oui, la gestion des e-mails est une entreprise difficile, mais heureusement, elle peut être simplifiée grâce à des règles. Outlook 365 Webmail prend en charge diverses règles qui vous permettent de transférer des e-mails vers un dossier particulier. Vous pouvez supprimer immédiatement les e-mails d'un expéditeur spécifique. Ça a l'air cool, non?

Avant de commencer, examinons rapidement le fonctionnement des règles de messagerie.

Comment fonctionnent les règles

Les règles sont le moyen d'obtenir une boîte de réception propre et organisée. Une règle typique se compose d'un déclencheur, d'une action et d'une exception. Une fois la règle déclenchée, elle déclenche une action telle que supprimer l'e-mail, l'ajouter à un dossier ou le transférer vers un autre compte.

En ce qui concerne les règles, Outlook 365 propose de nombreuses options, à la fois des actions et des conditions. Vous pouvez soit faire correspondre le sujet, soit sélectionner une adresse particulière, soit sélectionner manuellement le nom d'un expéditeur.

Et la meilleure partie est que vous pouvez ajouter autant de conditions que vous le souhaitez. Tout ce que vous avez à faire est de sélectionner les bonnes conditions.

Il en va de même pour les actions – les choix sont nombreux. Donc, tout ce que vous avez à faire est de créer la règle, de sélectionner la condition pour traiter plus de règles, puis de jouer au bingo !

Maintenant que nous avons établi le fonctionnement des règles, voyons comment les créer.

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Comment créer des règles dans Outlook 365

Étape 1: Ouvrez Outlook et cliquez sur l'icône Paramètres dans le coin supérieur droit. Ensuite, cliquez sur Afficher tous les paramètres Outlook en bas.

Étape 2: Sélectionnez E-mail dans le panneau de gauche, puis choisissez Règles. Maintenant, appuyez sur l'option Ajouter de nouvelles règles et donnez un nom à votre nouvelle règle.

Si vous sélectionnez les conditions Personnes, vous devrez entrer les bonnes adresses. En ce qui concerne les sujets, vous devrez ajouter les mots-clés exacts.

Étape 3: Une fois que vous vous êtes concentré sur la condition, il est temps d'ajouter l'action. L'action constitue ce que vous voudriez faire avec les e-mails qui correspondent aux conditions ci-dessus.

À l'heure actuelle, la messagerie Web Outlook 365 vous permet de transférer, supprimer, épingler des e-mails, entre autres.

Étape 4: Voulez-vous la règle d'email ne pas déclencher parfois? Si oui, cliquez sur Ajouter une exception et saisissez la condition requise.

Ensuite, cliquez sur Enregistrer. Là, vous avez créé une règle de courrier électronique.

Noter: contrairement à d'autres clients de messagerie comme Gmail, une nouvelle règle de messagerie s'applique aux messages reçus après la création de la règle. Cela ne fonctionnera pas sur les anciens messages.

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Quand utiliser la règle Arrêter de traiter davantage ?

Vous devez avoir remarqué la case à cocher Arrêter le traitement d'autres règles lors de la création de règles. Cette option s'applique si vous avez plusieurs règles dans votre boîte de réception qui pourraient s'appliquer à un seul message.

Par exemple, disons que vous avez une règle A qui déplace toutes les newsletters de Guiding Tech vers un dossier nommé GT NL, et une autre règle B qui transfère tous les e-mails avec le mot-clé « Android » vers votre e-mail secondaire Compte.

Dans ce scénario, vous ne voudriez pas que la règle B s'exécute après l'exécution réussie de la règle A. C'est à ce moment-là que l'option Arrêter le traitement de plus de règles apparaît. Une fois qu'il remplit une condition spécifique, il arrête l'exécution d'autres règles.

Pour cela, vous devez vous assurer que la priorité des règles est définie en conséquence, ce que nous verrons dans le point suivant.

Modification et gestion des règles dans Outlook 365

Sur Outlook 365, les règles s'exécutent selon l'ordre dans le tableau. Heureusement, la commande n'est pas permanente et vous pouvez modifier la priorité.

Pour ce faire, cliquez sur les flèches Haut et Bas. Pour modifier une règle, cliquez sur l'icône Modifier et apportez vos modifications. N'oubliez pas de les sauvegarder !

Conseils bonus: gérer les e-mails intelligemment

1. Balayage des e-mails

Le balayage est un autre moyen d'avoir une boîte de réception plus propre. Tout comme les règles, celle-ci vous permet de supprimer automatiquement tous les e-mails d'un expéditeur particulier.

Il ne supprime pas simplement les e-mails. Vous pouvez choisir de supprimer les e-mails ou de conserver le dernier e-mail de la chaîne.

Balayer un e-mail est super facile. Ouvrez simplement le courrier qui vous dérange et appuyez sur l'icône de balayage en haut.

Ensuite, sélectionnez les options dans la liste déroulante. Le second est le meilleur car il crée une règle automatiquement. Une fois terminé, appuyez sur Enregistrer.

Noter: option de balayage sur les dossiers Éléments envoyés, Brouillons, Courrier indésirable et Éléments supprimés.

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2. Bloquer les expéditeurs et les domaines

En dehors de ce qui précède, vous pouvez bloquer certains expéditeurs et les domaines dans leur ensemble. Rendez-vous simplement dans la section Courrier indésirable, cliquez sur Ajouter et entrez les adresses e-mail ou le nom de domaine.

Dans le même temps, vous pouvez également ajouter des expéditeurs et des domaines sécurisés. Cette option garantit que les e-mails importants (ou les e-mails de personnes importantes) ne se retrouvent pas dans la corbeille.

Appuyez simplement sur Ajouter et ajoutez le nom de domaine ou les adresses e-mail.

Bonjour, Smarter Inbox !

Eh bien, c'est ainsi que vous pouvez créer et gérer des règles, et garder votre boîte de réception propre de tout encombrement insignifiant. Après tout, nous ne pouvons pas nous permettre de passer à côté des e-mails importants, n'est-ce pas ?

Si vous utilisez des règles intéressantes que vous souhaitez partager, mentionnez-les dans la section commentaires ci-dessous.

Ensuite : Vous voulez vous débarrasser des newsletters indésirables de votre boîte mail? Le post suivant vous montrera comment faire exactement cela.