Comment créer des règles basées sur des objets de courrier électronique dans Outlook 2013
Divers / / December 02, 2021
Utilisez-vous MS Outlook comme client de messagerie de bureau? Et, l'utilisez-vous uniquement dans le but d'envoyer et de recevoir des e-mails? Saviez-vous que vous pourriez le mettre à d'autres usages comme organisation de listes de tâches et rappel pour les tâches?
Eh bien, je fais beaucoup plus avec le mien. je l'utilise comme répondeur automatique d'e-mails, comme un outil pour organiser mes e-mails et beaucoup plus. L'un de mes favoris est d'utiliser MS Outlook pour mener des enquêtes. Le client peut facilement et automatiquement trier les statistiques de l'enquête par e-mail. En fait, l'astuce nécessaire pour y parvenir peut être appliquée dans de nombreux autres cas. Nous parlons de créer des règles pour les e-mails en fonction de leurs lignes d'objet.
Continuons avec l'exemple d'enquête. Supposons que vous soyez dans une organisation et que vous soyez censé envoyer une invitation à un événement de masse aux employés tout en collectant des données sur le nombre de personnes souhaitant participer. C'est simple, ajoutez simplement un bouton de vote et demandez aux destinataires de répondre avec un
Oui ou Non en cliquant sur le bouton de vote.Noter: Notre tutoriel est basé sur MS Outlook 2013. Cependant, la configuration est également applicable aux versions inférieures. La seule différence serait l'interface utilisateur.
Maintenant, le problème est de collecter les statistiques. Allez-vous faire défiler votre boîte de réception et compter chaque réponse et séparer les Oui et Non manuellement? Il y a de meilleurs moyens; nous allons vous en montrer un.
je vais envoyer un mail avec l'objet Votez et un bouton de vote qui peut être utilisé pour répondre par Oui ou Non. Cliquez sur le bouton Utiliser les boutons de vote possibilité d'insérer les boutons.
Avant de l'envoyer, je vais configurer l'outil pour être prêt à écouter les réponses et à compter les statistiques par lui-même. Voici ce que je dois mettre en place.
Création de dossiers de statistiques
je naviguerais vers mon Boîte de réception, dans le volet de gauche, faites un clic droit dessus et créez un nouveau dossier. je le nommerais A voté oui.
De même, j'en créerais un autre nommé A voté non. Le résultat est montré dans l'image ci-dessous.
Créer des règles d'écoute
Maintenant, je dois créer des règles pour que Outlook puisse appliquer des règles aux messages au fur et à mesure qu'ils arrivent et les pousser dans leurs dossiers respectifs. Suivez les étapes pour créer des règles.
Étape 1: Aller vers Accueil languette. Sous Se déplacer section, survolez Règles puis cliquez sur Gérer les règles et les alertes.
Étape 2: Commencez par cliquer sur Nouvelle règle.
Étape 3: Sur le Assistant de règles, Partir d'une règle vierge en sélectionnant Appliquer des règles sur les messages que je reçois. Cliquer sur Prochain.
Étape 4: Sélectionnez une condition. La meilleure façon est d'aller avec des mots spécifiques dans le sujet. Vous pouvez choisir d'avoir plus de conditions.
Étape 5 : Dans le volet inférieur de la même fenêtre, cliquez sur mots spécifiques. Ajouter une chaîne de recherche comme Oui: votez. Cliquer sur Prochain.
Étape 6 : Sélectionnez une action. L'intention souhaitée avec une réponse entrante est de déplacez-le vers un dossier spécifié.
Étape 7 : Dans le volet inférieur de la même fenêtre, cliquez sur spécifié. Sélectionnez maintenant le dossier A voté oui et cliquez sur D'accord.
Étape 8 : De retour sur le Assistant de règles, cliquer sur Finir. Suivez à nouveau les étapes 2 à 7. Cette fois avec la chaîne de recherche (étape 5) comme Non: votez et dossier (étape 7) comme A voté non.
C'est ça. Revenez à l'e-mail en cours de brouillon, ajoutez votre liste de destinataires et Envoyer. Une fois les réponses arrivées, il suffit de vérifier le décompte dans chaque dossier.
Noter: Comme mentionné précédemment, la règle est basée sur l'objet de l'e-mail. La réponse préfixerait la réponse votée à la ligne d'objet. Et, par conséquent, les règles sont alignées de cette façon. Avec les options de vote que vous utilisez, vos règles varieront.
Cela semble-t-il intéressant? Cela signifie-t-il aussi beaucoup de travail réduit? Essayez-le et dites-nous si cela a bien fonctionné.