MS Excel कार्यपुस्तिकाओं में एक ड्रॉपडाउन सूची (सत्यापन सूची) बनाएं

अधिकांश लोग, कार्यालय और अन्य कार्यस्थलों पर, रखरखाव करते हैं एक्सेल शीट्स प्रति कुछ रिकॉर्ड का ट्रैक रखें और डेटा प्रविष्टियाँ। कई बार हमें कार्यपुस्तिकाओं को साझा करने की भी आवश्यकता होती है। जो भी मामला हो, प्रविष्टियों की जांच करना और उनकी शुद्धता को सत्यापित करना बहुत मुश्किल है (विशेषकर, जब डेटा की बड़ी मात्रा होती है)।

त्रुटियों के बारे में चिंता करने के बजाय, कार्यपुस्तिका या शीट को इस तरह से बनाना एक अच्छा अभ्यास होगा कि यह प्रविष्टियों को स्वत: सत्यापित करता है और उपयोगकर्ता को गलत इनपुट करने से रोकता है। ठीक यही है डेटा मान्य उपकरण, के तहत आंकड़े एमएस एक्सेल में टैब आपको ऐसा करने में मदद करता है।

और आज हम इसकी एक विशेषता पर नज़र डालेंगे जहाँ आप कर सकते हैं एक ड्रॉपडाउन मेनू बनाएं किसी भी सेल, रो या कॉलम के लिए और सेल एंट्री को लिस्ट से डेटा तक सीमित रखें। इसका मतलब यह भी है कि उपयोगकर्ता कभी भी कोई त्रुटि नहीं कर पाएगा।

ड्रॉपडाउन सूची बनाने के चरण

चरण 1: उस सेल, पंक्ति या कॉलम का चयन करें जिस पर आप सत्यापन सूची या ड्रॉप डाउन सूची बनाना चाहते हैं। मेरे उदाहरण में मैंने कॉलम नंबर चुना है इ. तो, उपयोगकर्ता को उन मानों को दर्ज करना होगा जो कॉलम ई तक सीमित हैं।

चरण 2: पर जाए आंकड़े टैब और ढूंढें डेटा मान्य के तहत उपकरण डेटा उपकरण अनुभाग। इस आइकन पर क्लिक करें और चुनें डेटा मान्य शुरुआत के लिए।

चरण 3: दिखाई देने वाले पॉप अप पर, चुनें सूची से अनुमति देना डी रोप सूची के तहत रखा गया समायोजन टैब।

चरण 4: इसके बाद, आपको दर्ज करना होगा स्रोत यानी वे मान जो सूची या मूल्यों का एक हिस्सा बनाते हैं जिन्हें चुना या दर्ज किया जा सकता है। आप उन्हें सीधे में दर्ज कर सकते हैं स्रोत टेक्स्ट बॉक्स (अल्पविराम से अलग)।

वैकल्पिक, आप कार्यपुस्तिका पर वर्तमान शीट से कक्षों की श्रेणी का चयन कर सकते हैं और उन कक्षों के मानों को सूची के रूप में माना जाएगा। हालाँकि, यदि आप इस विकल्प के साथ जाना चाहते हैं तो आपको चरण 1 से पहले ही सूची तैयार करनी होगी।

ध्यान दें: रखना इन-सेल ड्रॉपडाउन चेक किया गया कार्यपुस्तिका पर ड्रॉपडाउन प्रदर्शित करता है। अन्यथा, केवल सत्यापन कार्य करता है जबकि उपयोगकर्ता को मूल्यों में टाइप करना होता है।

इससे ड्रॉपडाउन तैयार हो जाता है और इस्तेमाल के लिए तैयार हो जाता है। उपयोगकर्ता सूची से किसी भी मूल्य का चयन कर सकता है। और सुंदरता यह है कि यह मैन्युअल रूप से टाइप करने के लिए इतना प्रयास कम कर देता है।

हालांकि, यदि कोई उपयोगकर्ता मान दर्ज करने का प्रयास करता है (मैन्युअल रूप से टाइप करके) जो सत्यापन सूची का हिस्सा नहीं बनता है तो उसे एक त्रुटि संदेश का संकेत दिया जाएगा।

निष्कर्ष

यह डेटा प्रविष्टियों को मान्य करने के तरीकों में से एक है। उपकरण में आपकी कल्पना से भी अधिक क्षमता है। हम निकट भविष्य में इसकी और अधिक विशेषताओं के बारे में बात करेंगे। तब तक ड्रॉपडाउन का उपयोग करें और हमें अपने अनुभवों के बारे में बताएं।

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