Microsoft टीम के फ़ायदे और नुकसान - TechCult

यदि आप किसी संगठन का हिस्सा हैं या अपना स्वयं का व्यवसाय शुरू कर रहे हैं, तो Microsoft Teams एक आवश्यक उपकरण है। यह ऑल-इन-वन ऐप आपको चैट करने, कॉल करने, फ़ाइलें और लिंक साझा करने, दस्तावेज़ प्रबंधित करने और कई उपयोगकर्ताओं के साथ बैठकें करने देता है। इसके अलावा, टीमें सभी स्मार्टफोन और लैपटॉप के साथ संगत हैं जो इसे हर समय आसानी से एक्सेस करने योग्य बनाती हैं। हालाँकि, यदि आप तकनीक-प्रेमी नहीं हैं, तो शुरुआत में ऐप को नेविगेट करना थोड़ा मुश्किल हो सकता है। हमने यह गाइड आपके लिए Microsoft Teams के सभी फायदों और नुकसानों के साथ-साथ इसकी प्रमुख विशेषताओं को समझने के लिए तैयार की है ताकि आप ऐप का सर्वोत्तम तरीके से उपयोग कर सकें।

माइक्रोसॉफ्ट टीम के फायदे और नुकसान

यदि आप एक टीम उपयोगकर्ता हैं तो इस लेख में वे सभी उपयोगी जानकारी शामिल हैं जिन्हें जानने की आपको आवश्यकता है। विशाल विकल्पों के कारण, आप समय-समय पर भ्रमित महसूस कर सकते हैं। लेकिन एक बार आप इसके फायदों के बारे में जान लें टीमें सीमाएं, चीजें आसान हो जाएंगी। तो चलिए शुरू करते हैं।

क्या Microsoft टीम है?

इससे पहले कि हम Microsoft टीम के फायदे और नुकसान के बारे में जानें, हमें यह जानना होगा कि Microsoft टीम क्या है। यह एक मैसेजिंग ऐप है जो एक पेशेवर की तरह आपकी सभी जरूरतों का ख्याल रखता है। यह कुछ सबसे उपयोगी सुविधाओं से लैस है जिनकी आपको अपने संगठन को सहयोग और प्रबंधित करने के लिए आवश्यकता है। आपको एक विचार देने के लिए, टीमें चैट, ईवेंट, समुदायों और मीटिंग्स से लेकर स्टोरेज, कार्यों और बहुत कुछ की पेशकश करती हैं।

Microsoft टीमों के क्या लाभ हैं?

टीमें Android और iOS दोनों उपयोगकर्ताओं के लिए सबसे लोकप्रिय कार्यालय संगठन अनुप्रयोगों में से एक है। Teams ऐप के कुछ लाभ निम्नलिखित हैं।

1. ऑफिस-365 इंटीग्रेशन- शायद Teams ऐप की सबसे अच्छी बात इसका Office 365 के साथ सहज एकीकरण है। यदि आप पहले से ही एक संगठन के रूप में Teams का उपयोग कर रहे हैं तो यह एक उत्कृष्ट लाभ है। दूसरे शब्दों में, आपके लगभग सभी कार्यालय 365 ऐप्स जैसे OneNote, SharePoint, PowerPoint और Word को Teams में एकीकृत किया गया है।

2. शेड्यूल मीटिंग्स- टीम्स ऐप आपको टीम के अन्य सदस्यों के साथ मीटिंग शेड्यूल करने और उसी के बारे में याद दिलाने के लिए समय पर सूचनाएं भेजने की सुविधा भी देता है। इसके बाद, उन्हें स्वचालित रूप से मीटिंग में आमंत्रित किया जाता है जहां वे आमंत्रण को अनदेखा करना या स्वीकार करना चुन सकते हैं।

3. डिवाइस अनुकूलता- ढेर सारे उपकरणों के लिए टीमें उपलब्ध हैं। आप इसे Android, Windows और iOS पर डाउनलोड और इंस्टॉल कर सकते हैं। इसके अलावा, इसका उपयोग करना काफी आसान है जो इसे उन लोगों के लिए आदर्श बनाता है जो इतने तकनीक-प्रेमी नहीं हैं।

4. लिंक्डइन कनेक्शन- का उपयोग टीम ऐप अपने डिवाइस पर, आप केवल कुछ टैप के साथ किसी अन्य उपयोगकर्ता के लिंक्डइन खाते तक आसानी से पहुंच सकते हैं और देख सकते हैं। यहां आप उनकी शिक्षा, कार्य अनुभव, रुचियों और अन्य चीजों के बारे में जान सकते हैं।

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Microsoft टीम सुविधाएँ और लाभ

चूँकि आप पूरी तरह से माइक्रोसॉफ्ट टीम्स के बारे में जानते हैं, हम इसके फायदे और कमियों का पता लगा सकते हैं। लेकिन कोई भी बड़ा निर्णय लेने से पहले आपके लिए यह सुनिश्चित करना आवश्यक है कि Teams ऐप सही विकल्प है या नहीं। यहां माइक्रोसॉफ्ट टीम मीटिंग की विशेषताएं हैं जिनके बारे में आपको पता होना चाहिए:

1. चैट- Microsoft Teams की एक अन्य प्रभावशाली विशेषता इसकी त्वरित चैट सुविधा है। इसलिए, चाहे आप किसी विशेष व्यक्ति या पूरे चैनल को टेक्स्ट करना चाहते हैं, आप ऐसा केवल कुछ टैप से कर सकते हैं। इतना ही नहीं बल्कि आप एक डिवाइस से फाइल शेयर करने और दूसरे डिवाइस पर डाउनलोड करने के लिए खुद से चैट भी कर सकते हैं। आपको इसे Microsoft Teams की सुविधाओं और लाभों के बीच आज़माना चाहिए।

2. समर्पित चैनल- एक और चीज़ जो आप Microsoft Teams पर कर सकते हैं वह विशिष्ट विषयों पर समर्पित चैनल बनाना है। इससे आपके लिए अनावश्यक विकर्षणों से बचना, अव्यवस्था स्पष्ट करना और उपयोगकर्ताओं के बीच अंतर करना आसान हो जाता है। इसके अलावा, इससे आपका बहुत समय बचता है क्योंकि आपको बहुत सारे टेक्स्ट को स्क्रॉल करने की आवश्यकता नहीं होती है। आपको इसे Microsoft Teams की सुविधाओं और लाभों के बीच आज़माना चाहिए

3. आसान सहयोग- आप अपने व्यवसाय के बाहर के लोगों को उनके ईमेल पतों का उपयोग करके आमंत्रित कर सकते हैं और बेहतर सहयोग के लिए नए कनेक्शन बना सकते हैं। Teams ऐप इन बाहरी लोगों को अतिथि उपयोगकर्ता के रूप में चिह्नित करेगा ताकि आप तृतीय पक्षों से आसानी से जुड़ सकें।

4. अव्यवस्था मुक्त प्रबंधन- Microsoft Teams ऐप पर उपलब्ध खोज सुविधा और फ़िल्टर का उपयोग करके, आप पलक झपकते ही प्रासंगिक जानकारी प्राप्त कर सकते हैं। उपलब्ध फ़िल्टर का उपयोग करके, आप अपने परिणामों को कम कर सकते हैं और समय और ऊर्जा बचा सकते हैं।

5. बैठकों में शामिल हों- Microsoft Teams ने केवल मीटिंग ID और मीटिंग पासकोड का उपयोग करके लोगों के लिए मीटिंग्स में शामिल होना आसान बना दिया है. इसलिए, चाहे आप एक डेस्कटॉप उपयोगकर्ता हों या एक स्मार्टफोन उपयोगकर्ता, आपको बेजोड़ प्रदर्शन के लिए समान सुविधाओं का आनंद मिलता है।

6. व्याख्या- कुछ टीम उपयोगकर्ताओं के लिए एनोटेशन सुविधा एक नया आश्चर्य हो सकती है। यह सुविधा आपको मीटिंग के दौरान अपनी स्क्रीन साझा करने देती है ताकि आप दृश्यों का उपयोग कर सकें और अपने सहयोगियों के लिए चीजों को आसान और स्पष्ट बना सकें। इसके अलावा, आप एनोटेशन सुविधा का उपयोग अभी जो प्रदर्शित किया जा रहा है उसके शीर्ष पर आरेखण, हाइलाइट करने, प्रतिक्रिया करने या टाइप करने के लिए भी कर सकते हैं। एनोटेशन माइक्रोसॉफ्ट टीम मीटिंग्स की सबसे अच्छी विशेषताओं में से एक है। आपको इसे Microsoft Teams की सुविधाओं और लाभों के बीच आज़माना चाहिए।

7. स्पीकर कोच- यह सुविधा उन टीम्स उपयोगकर्ताओं के लिए एकदम सही है जो अपने कौशल के बारे में इतने आश्वस्त नहीं हैं। यदि आप प्रेजेंटेशन या मीटिंग के दौरान असहज या कम आत्मविश्वास महसूस करते हैं तो आपको इस शानदार सुविधा का उपयोग करना चाहिए। स्पीकर कोच आपको वास्तविक समय में अपने बोलने के प्रदर्शन पर ईमानदार प्रतिक्रिया देने के लिए एआई का उपयोग करने देता है। उदाहरण के लिए, टीम्स पर एक स्पीकर कोच आपको धीमा करने या गति बढ़ाने की सलाह देता है यदि आप गति को खराब कर रहे हैं।

8. रिकॉर्ड बैठकें- टीमों की एक और दिलचस्प विशेषता उनकी रिकॉर्डिंग सुविधा है। यह आपको बाद में उपयोग के लिए क्रिस्प पिक्चर क्वालिटी के साथ उनके ऑडियो, वीडियो और स्क्रीन शेयरिंग के साथ मीटिंग या ग्रुप कॉल रिकॉर्ड करने देता है। इस प्रकार, आप जब चाहें उन रिकॉर्डिंग्स पर वापस जा सकते हैं और सब कुछ सहजता से संशोधित कर सकते हैं।

9. बेजोड़ सुरक्षा- यदि आप बेजोड़ सुरक्षा के साथ अत्याधुनिक सुविधाओं की तलाश कर रहे हैं, तो Microsoft टीम आपको कभी निराश नहीं करेगी। टीमों पर सभी डेटा एन्क्रिप्ट किया गया है जो उपयोगकर्ताओं के लिए अपने डेटा के बारे में चिंता करने के बजाय अन्य समय सीमा और कार्यों पर ध्यान केंद्रित करना आसान बनाता है। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि टीमें दुर्भावनापूर्ण हाथों से सब कुछ सुरक्षित रखने के लिए एकीकृत मोबाइल डिवाइस प्रबंधन प्रदान करती हैं।

10. स्लैश कमांड- स्लैश कमांड टीम्स पर संदेश भेजने को केक का एक टुकड़ा बनाकर आपके समय और ऊर्जा को बचाते हैं। स्लैश कमांड के बारे में एक संक्षिप्त वाक्यांश के रूप में सोचें जो एक स्लैश से पहले होता है जो एक विशिष्ट क्रिया को निष्पादित करता है। आपको इसे Microsoft Teams की सुविधाओं और लाभों के बीच आज़माना चाहिए।

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Microsoft टीम की सीमाएँ

अब जबकि आप विभिन्न Microsoft टीमों के बारे में जानते हैं फायदे और नुकसान, आइए आगे बढ़ने से पहले ऐप की सीमाओं पर एक नज़र डालें।

1. भ्रमित करने वाले उपकरण- उपलब्ध उपकरणों की अधिकता के कारण, Microsoft टीम के उपयोगकर्ता इस बात को लेकर भ्रमित हैं कि कौन सा उपकरण किसी स्थिति के लिए अधिक उपयुक्त है और इसका उपयोग कैसे किया जाए। जैसा कि हर कोई समान रूप से तकनीक के प्रति उत्साही नहीं होता है, शुरुआत में उपयोगकर्ताओं के लिए चीजों को समझना मुश्किल हो सकता है।

2. सर्वर डाउनटाइम- अन्य ऐप्स की तरह, Microsoft टीम को भी समय-समय पर रखरखाव के लिए नीचे जाने की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, उच्च ट्रैफ़िक के कारण ऐप अनुपलब्ध हो सकता है जो इसे और दुर्गम बनाता है। ऐसे में ऐप आपको नहीं जाने देगा संदेश भेजो, कॉल या मीटिंग आयोजित करें, या साथियों के बीच फ़ाइलें साझा करें।

3. सुरक्षा जोखिम में वृद्धि- अब जब हम जानते हैं कि हर कोई Microsoft Teams पर टीम बना सकता है, तो आइए समझते हैं कि यह कैसे एक खतरा है। उदाहरण के लिए अतिथि उपयोगकर्ता लें। वे संभावित रूप से खतरनाक वायरस से भरी फ़ाइलें अपलोड कर सकते हैं जो बदले में आपके डिवाइस को प्रभावित करेंगी।

4. इंटरनेट की आवश्यकता है- Microsoft Teams का उपयोग करने का एक और दोष यह है कि ऐप को निरंतर स्थिर इंटरनेट कनेक्शन की आवश्यकता होती है। आप इस पर तब तक कुछ नहीं कर सकते जब तक आपका इंटरनेट पूरी तरह से ठीक नहीं चल रहा हो। तदनुसार, यह बिजली आउटेज और अन्य समान स्थितियों के दौरान उपयोगकर्ताओं के लिए मुश्किल बना देता है। इसके अलावा, खराब इंटरनेट गुणवत्ता भी खराब दृश्य और बाधित आवाज की गुणवत्ता की ओर ले जाती है।

5. सीमित सूचनाएं- Microsoft टीम का उपयोग करने का एक और निराशाजनक दोष इसकी सूचनाओं की कमी है। उदाहरण के लिए, यदि एक ही नाम का उपयोग करके कई टीमें बनाई जा रही हैं तो यह उपयोगकर्ताओं को सूचित नहीं करता है। यह न केवल आपके भ्रम को बढ़ाएगा बल्कि संसाधनों की खपत को भी समाप्त करेगा। इसके अलावा, नेटिज़ेंस अक्सर टीम्स ऐप पर टेक्स्ट नोटिफिकेशन प्राप्त नहीं करने की रिपोर्ट करते हैं।

6. सीमित चैनल- यह उन लोगों से संबंधित नहीं हो सकता है जो एक छोटे स्तर के संगठन में हैं। हालांकि, बड़ी कंपनियों के लिए चीजें बिल्कुल विपरीत हैं। ऐसा इसलिए है क्योंकि Microsoft टीम ऐप चैनलों की संख्या को 200 सार्वजनिक और 30 निजी तक सीमित करता है।

7. अत्यधिक भंडारण खपत- इसकी डिफ़ॉल्ट सेटिंग्स के कारण, Microsoft Teams में हर कोई अपनी आवश्यकता के अनुसार एक टीम बना सकता है। हालाँकि, इसके परिणामस्वरूप अनावश्यक संख्या में समूह हो सकते हैं, जिन्हें बदले में आवश्यकता से अधिक संग्रहण स्थान की आवश्यकता होती है। यद्यपि आप ऐसी टीम अनुमतियों को प्रतिबंधित कर सकते हैं, इसके लिए चरणों का पालन करने के लिए धैर्य और समय की आवश्यकता होती है।

अक्सर पूछे जाने वाले प्रश्न (एफएक्यू)

Q1। है Microsoft टीम ज़ूम से अलग है?

उत्तर. हां, माइक्रोसॉफ्ट टीम जूम ऐप से बिल्कुल अलग है। आपको एक विचार देने के लिए, ज़ूम एक वीडियो कॉन्फ़्रेंसिंग टूल के रूप में कार्य करता है। आप मीटिंग में शामिल होने के लिए लोगों को एक आमंत्रण लिंक भेज सकते हैं। दूसरी ओर, Microsoft Teams के पास अनेक शक्तिशाली विशेषताएँ हैं। यह एक ऑल-इन-वन टूल है जो कई उत्पादकता सुविधाओं से लैस है।

Q2। Microsoft टीम के 4 प्रकार क्या हैं?

उत्तर. दिलचस्प बात यह है कि माइक्रोसॉफ्ट टीम एक आकार के रूप में काम नहीं करती है। इसके बजाय, इसमें चार अलग-अलग प्रकार के विकल्प हैं, जिनमें से आप चुन सकते हैं। सूची में शामिल हैं:

• कक्षा
• पेशेवर
• कर्मचारी
• अन्य

Q3। व्हाट्सएप से टीमें बेहतर क्यों हैं?

उत्तर. कुछ लोग सोचते हैं कि Microsoft टीम व्हाट्सएप से बेहतर है क्योंकि इसके लिए सिम कार्ड की आवश्यकता होती है। इसके बजाय, आप अपने ईमेल का उपयोग करके ऐप पर साइन अप कर सकते हैं और बैठकें, कॉन्फ़्रेंस कॉल और अन्य चीजें कर सकते हैं। इसके अलावा, सबसे अच्छी बात यह है कि आप मीटिंग्स को बाद में उपयोग करने के लिए रिकॉर्ड कर सकते हैं।

Q4। क्या Microsoft टीम मुफ़्त है?

उत्तर. हाँ, आपके आश्चर्य के लिए, Microsoft टीम 100% मुफ़्त संस्करण के साथ आती है।

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हमें उम्मीद है कि इस लेख ने आपको सीखने में मदद की Microsoft टीम के फायदे और नुकसान. कृपया नीचे दी गई टिप्पणियों में अपनी प्रतिक्रिया और समीक्षा साझा करें और हमें बताएं कि आप आगे क्या पढ़ना चाहेंगे।