इसे बेहतर तरीके से प्रबंधित करने के लिए 6 सर्वश्रेष्ठ Microsoft आउटलुक कैलेंडर युक्तियाँ और तरकीबें

Microsoft Office कैलेंडर Microsoft 365 उत्पादों का हिस्सा है और यह एक स्टैंड-अलोन प्रोग्राम नहीं है। Microsoft Office कैलेंडर तक पहुँचने के लिए, आपको Microsoft Outlook का उपयोग करना होगा।

दोनों ऐप्स को एकीकृत करने से आपके शेड्यूल को डिजिटल और भौतिक दोनों दृष्टिकोणों से प्रबंधित करना सुविधाजनक हो जाता है। हालाँकि, यदि आप अपने को बेहतर ढंग से प्रबंधित करना चाहते हैं माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक कैलेंडर, आपको नीचे दी गई कुछ युक्तियों को आज़माना चाहिए।

1. आउटलुक कैलेंडर पर काम के घंटे कैसे सेट करें

आउटलुक पर अपने काम के घंटे सेट करना सुनिश्चित करता है कि आपका कैलेंडर देखने वाला कोई भी व्यक्ति आपके उपलब्ध काम के घंटों को जानता है। इस तरह, अपॉइंटमेंट और मीटिंग उपलब्ध अवधियों द्वारा निर्धारित किए जाते हैं।

चरण 1: आउटलुक ऐप लॉन्च करें।

गाइडिंग टेक पर भी

चरण 2: आउटलुक लॉन्च करने के बाद फाइल टैब पर क्लिक करें।

चरण 3: विकल्प बटन पर क्लिक करें।

चरण 4: कैलेंडर चुनें।

चरण 5: कार्य समय के लिए मेनू के तहत, आपके प्रारंभ समय, समाप्ति समय, कार्य सप्ताह, सप्ताह का पहला दिन और वर्ष का पहला दिन इनपुट विवरण।

चरण 6: परिवर्तनों को सहेजने के लिए ठीक क्लिक करें।

2. एक बैठक फिर से बनाना

मीटिंग को फिर से बनाना पिछली मीटिंग की जानकारी का उपयोग करके नई मीटिंग बुक करने का एक तरीका है। इस तरह, मीटिंग में उपस्थित लोगों, समय, स्थान आदि के विवरण को मैन्युअल रूप से इनपुट करने के बजाय, आप एक पुरानी मीटिंग को फिर से बनाकर समय और प्रयास बचाते हैं। ऐसा करने का तरीका यहां बताया गया है।

चरण 1: आउटलुक ऐप लॉन्च करें।

चरण 2: अपनी स्क्रीन के बाईं ओर कैलेंडर आइकन चुनें

चरण 3: अपने कैलेंडर को पिछली मीटिंग तिथि पर नेविगेट करें।

चरण 4: विशेष मीटिंग पर क्लिक करें, Ctrl कुंजी दबाए रखें और मीटिंग को उस तिथि या समय तक खींचें, जब आप नई मीटिंग करना चाहते हैं।

चरण 5: बनाई गई नई मीटिंग पर डबल-क्लिक करें, और सभी प्रासंगिक विवरण पॉप्युलेट के रूप में दिखाई देंगे। आमंत्रण भेजने के लिए भेजें पर क्लिक करें।

3. ईमेल से मीटिंग बनाना

जब आपको किसी ईवेंट के बारे में ईमेल प्राप्त होता है और आप ईमेल भेजने वाले के साथ मीटिंग सेट करना चाहते हैं, तो नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण 1: उस ईमेल पर डबल-क्लिक करें जिसका उपयोग आप अपॉइंटमेंट सेट करने के लिए करेंगे ताकि एक नई विंडो खुल जाए।

चरण 2: अपनी स्क्रीन के दाईं ओर ईमेल भेजने वाले के नाम से इलिप्सिस (...) बटन पर क्लिक करें।

चरण 3: मीटिंग विकल्प चुनें और इससे एक नई मीटिंग विंडो खुल जाएगी।

चरण 4: ईमेल भेजने वाले का नाम या पता आवश्यक फ़ील्ड में पहले से ही ऑटो-पॉप्युलेट होना चाहिए। हालाँकि, आपको अन्य विवरण जैसे मीटिंग स्थान और समय को भरना होगा।

चरण 5: भेजें बटन पर क्लिक करें।

4. दिनांक नेविगेटर

यदि आप एक सप्ताह या महीने के लिए अपनी नियुक्तियों या बैठकों का एक दृश्य प्राप्त करना चाहते हैं, तो कैलेंडर पर दिनांक नेविगेटर वह प्रदान कर सकता है।

चरण 1: अपनी आउटलुक स्क्रीन के बाईं ओर कैलेंडर आइकन चुनें।

चरण 2: आपकी स्क्रीन के शीर्ष पर, आज, अगले 7 दिन, कार्य सप्ताह या महीने के लिए आपका कैलेंडर देखने के विकल्प होने चाहिए। अपना पसंदीदा दृश्य चुनें।

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5. मीटिंग शुरू करने का समय बुक करने के लिए प्राकृतिक भाषा का उपयोग करना

मीटिंग या अपॉइंटमेंट बुक करते समय, आप अवधि के लिए अपने कैलेंडर को देखने के लिए दिनांक नेविगेटर का उपयोग करने का विकल्प चुन सकते हैं। आउटलुक में डेट नेविगेटर विकल्प का उपयोग करने का एक विकल्प प्राकृतिक भाषा है। यहां इसका उपयोग करने का तरीका बताया गया है।

चरण 1: आउटलुक में होम टैब पर, नए आइटम चुनें।

चरण 2: अपनी पसंद के आधार पर मीटिंग या अपॉइंटमेंट चुनें।

चरण 3: प्रारंभ समय के लिए क्षेत्र में कैलेंडर से एक तिथि चुनने के बजाय, बस शब्दों में प्रस्तावित समय टाइप करें। जैसे 7 सप्ताह, क्रिसमस, धन्यवाद आदि। आउटलुक को एक तारीख बाहर लानी चाहिए।

6. एकाधिक कैलेंडर देखना

यदि आप आउटलुक में व्यक्तियों के साथ एक बैठक स्थापित करना चाहते हैं, तो आप बैठक या चैट निर्धारित करने के लिए उपयुक्त समय की जांच करने के लिए उनके कैलेंडर देख सकते हैं। हालांकि, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आपको एक्सचेंज पर ऐसा करने की अनुमति दी गई है या व्यक्ति आपके संगठन का हिस्सा है। यहां देखिए यह कैसे काम करता है।

चरण 1: अपनी आउटलुक स्क्रीन के बाईं ओर कैलेंडर आइकन चुनें।

चरण 2: अपनी स्क्रीन के शीर्ष पर, कैलेंडर खोलें विकल्प पर क्लिक करें।

चरण 3: यदि आपको एक्सचेंज के माध्यम से कैलेंडर देखने की अनुमति दी गई है, तो साझा कैलेंडर खोलें चुनें। हालांकि, अगर वह व्यक्ति आपके संगठन में है, तो पता पुस्तिका से चुनें। यदि आपके पास इंटरनेट पर किसी कैलेंडर का लिंक है, तो आप इंटरनेट से भी चुन सकते हैं।

चरण 4: व्यक्ति का नाम या लिंक (चुने हुए विकल्प के आधार पर) दर्ज करें और ठीक चुनें। आपको व्यक्ति के कैलेंडर का एक दृश्य देखना चाहिए।

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कार्यालय प्रतिक्रियाओं की स्थापना

ऊपर दी गई युक्तियों से आपको अपने आउटलुक कैलेंडर को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने में मदद मिलेगी। हालाँकि, वे संपूर्ण नहीं हैं क्योंकि अन्य तरकीबें हैं जिन्हें आप आउटलुक पर कर सकते हैं जैसे कि सेटिंग कार्यालय से बाहर प्रतिक्रियाएं तथा सीरियल रिमाइंडर।