माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में टेक्स्ट या डेटा को विभाजित करने के शीर्ष 3 तरीके

जब आप Microsoft Excel में डेटा या टेक्स्ट आयात करते हैं, तो यह एक भिन्न स्वरूप में दिखाई देता है। NS प्रारूप है कि पाठ या डेटा में प्रकट होता है ऐसे डेटा या पाठ के स्रोत पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, ग्राहकों के नाम या कर्मचारियों के पते। डिफ़ॉल्ट रूप से, ऐसा डेटा एकल कक्ष में एक सतत स्ट्रिंग के रूप में प्रकट होता है।

यदि ऐसी स्थिति का सामना करना पड़ता है, तो Microsoft Excel विभिन्न सुविधाएँ प्रदान करता है जिनका उपयोग आप ऐसे डेटा को विभाजित करने के लिए कर सकते हैं। इस पोस्ट में, हम कुछ ऐसे सुधारों को शामिल करते हैं जिन्हें आप आज़मा सकते हैं।

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फ्लैश फिल का उपयोग करना

एक्सेल पर फ्लैश फिल फ़ंक्शन एक उदाहरण जोड़ना संभव बनाता है कि आप डेटा को कैसे विभाजित करना चाहते हैं। ऐसा करने का तरीका यहां बताया गया है:

चरण 1: प्रासंगिक डेटा के साथ एक्सेल फ़ाइल लॉन्च करें।

चरण 2: एक्सेल वर्कशीट पर, एक उदाहरण प्रदान करें कि आप डेटा या टेक्स्ट को पहले सेल में कैसे विभाजित करना चाहते हैं।

चरण 3: अगले सेल पर क्लिक करें जिसे आप भरना चाहते हैं और रिबन पर डेटा पर क्लिक करें।

चरण 4: डेटा टूल्स समूह में, फ्लैश फिल पर क्लिक करें और इससे डेटा को चयनित पंक्ति पर शेष कोशिकाओं में विभाजित कर देना चाहिए।

फ्लैश फिल की कुछ सीमाएँ हैं। उदाहरण के लिए, यह दशमलव के साथ संख्याओं को ठीक से नहीं निकालता है। यह दशमलव बिंदु के बाद ही अंकों में प्रवेश करता है। इस प्रकार, आपको अभी भी यह जांचना पड़ सकता है कि आपका डेटा विभाजन सटीक रूप से मैन्युअल रूप से किया गया है।

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डिलीमीटर फ़ंक्शन का उपयोग करना

सीमांकक फ़ंक्शन डेटा स्ट्रीम में स्वतंत्र और अलग क्षेत्रों के बीच सीमाओं को निर्दिष्ट करने के लिए वर्णों का एक क्रम है। साथ ही, आप इसका उपयोग एक्सेल में गणितीय अभिव्यक्तियों या सादे पाठ को अलग करने के लिए कर सकते हैं। एक्सेल में डिलीमीटर फ़ंक्शंस के कुछ उदाहरणों में कॉमा, स्लैश, स्पेस, डैश और कोलन शामिल हैं।

यहां डिलीमीटर फ़ंक्शन का उपयोग करने का तरीका बताया गया है:

चरण 1: प्रासंगिक डेटा के साथ एक्सेल फ़ाइल लॉन्च करें।

चरण 2: कॉलम सूची चुनें जिसे आपको विभाजित करने की आवश्यकता है और एक्सेल रिबन में डेटा पर क्लिक करें।

चरण 3: टेक्स्ट टू कॉलम पर क्लिक करें, और इससे टेक्स्ट को कॉलम विज़ार्ड में कनवर्ट करें लेबल वाला एक डायलॉग बॉक्स लॉन्च होना चाहिए।

चरण 4: उपलब्ध दो विकल्पों में से सीमांकित फंक्शन पर टिक करें और नेक्स्ट पर क्लिक करें।

चरण 5: कन्वर्ट टेक्स्ट टू कॉलम विजार्ड के अगले पेज पर, अपने डेटा (जैसे, टैब, स्पेस, आदि) को विभाजित करने के लिए आवश्यक सीमांकक का चयन करें और नेक्स्ट पर क्लिक करें। यदि आप एक विशेष सीमांकक का उपयोग करना चाहते हैं, तो अन्य पर क्लिक करें और निम्नलिखित बॉक्स में सीमांकक प्रदान करें।

चरण 6: अंतिम पृष्ठ पर, विभाजित डेटा के प्रारूप और पसंदीदा गंतव्य का चयन करें।

चरण 7: समाप्त पर क्लिक करें और निर्दिष्ट सीमांकक का उपयोग करके डेटा को कई कोशिकाओं में विभाजित किया जाना चाहिए।

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पावर क्वेरी का उपयोग करना

पावर क्वेरी एक्सेल उपयोगकर्ता के लिए डिलीमीटर की सहायता से कॉलम को अनुभागों में हेरफेर करना संभव बनाती है। नीचे दिए गए चरण आपको दिखाएंगे कि टेक्स्ट या डेटा को विभाजित करने के लिए इस पद्धति का उपयोग कैसे करें:

चरण 1: एक्सेल लॉन्च करें।

चरण 2: एक्सेल रिबन पर जाएं और डेटा पर क्लिक करें।

चरण 3: डेटा प्राप्त करें पर क्लिक करें।

चरण 4: पहले ड्रॉप-डाउन मेनू से फ़ाइल से और दूसरे ड्रॉप-डाउन मेनू से कार्यपुस्तिका से चुनें और इसे फ़ाइल एक्सप्लोरर लॉन्च करना चाहिए।

चरण 5: प्रासंगिक डेटा के साथ एक्सेल वर्कबुक पर क्लिक करें और इम्पोर्ट पर क्लिक करें।

चरण 6: आपको अपनी कार्यपुस्तिका में कार्यपत्रकों को दिखाते हुए एक नेविगेशन पॉप-अप देखना चाहिए। पूर्वावलोकन देखने के लिए प्रासंगिक डेटा के साथ कार्यपत्रक का चयन करें।

चरण 7: Power Query Editor दिखाने के लिए Transform का चयन करें।

चरण 8: टेक्स्ट ग्रुप के भीतर, स्प्लिट कॉलम चुनें, और ड्रॉप-डाउन से, डिलीमीटर द्वारा चुनें।

चरण 9: डिलीमीटर संवाद बॉक्स द्वारा स्प्लिट कॉलम पर, डिलीमीटर प्रकार और विभाजन बिंदु का चयन करें, फिर ठीक चुनें।

चरण 10: होम टैब पर, बंद करें पर क्लिक करें और आप विभाजित डेटा दिखाते हुए एक नई वर्कशीट देखेंगे।

एक्सेल में डेटा आयात करना

Microsoft Excel में टेक्स्ट या डेटा को विभाजित करना बहुत महत्वपूर्ण है यदि आप अपने डेटा को अपने पसंदीदा विश्लेषण प्रारूप में मैन्युअल रूप से फिट करने के लिए स्वयं को साफ़ करते हैं। बेहतर प्रस्तुति के अलावा, आप यह भी चाहते हैं कि आपका डेटा समझ में आए और इसे कहीं और आसानी से प्रयोग करने योग्य बनाया जाए।

उपरोक्त विधियों में से किसी का उपयोग करने से डेटा की सफाई में लगने वाले समय को कम करने में मदद मिलनी चाहिए। डेटा की सफाई पर अपना समय और प्रयास बचाने का एक अन्य तरीका सही ढंग से आयात करना है एक्सेल में डेटा.