Microsoft आउटलुक में ईमेल को ऑटो-डिलीट कैसे करें

जीमेल के बाद माइक्रोसॉफ्ट आउटलुक सबसे लोकप्रिय ईमेल प्रदाता है। Microsoft आउटलुक को इसके साथ घनिष्ठ एकीकरण के कारण उद्यम पसंद करते हैं कार्यालय 365 पैकेज। उपभोक्ताओं के लिए, Microsoft ने भंडारण, क्रॉस-प्लेटफ़ॉर्म उपलब्धता और सुविधाओं के साथ एक सराहनीय काम किया है।

आउटलुक ऐप आईओएस, एंड्रॉइड, विंडोज, मैकओएस और वेब पर उपलब्ध है। कंपनी लोकप्रिय Acompli ऐप खरीदा तथा सूर्योदय कैलेंडर मोबाइल ऐप के विकास में तेजी लाने के लिए। संक्षेप में, व्यक्तिगत उपयोग के लिए प्रतिद्वंद्वियों पर आउटलुक का उपयोग करने के पर्याप्त कारण हैं। लेकिन केवल 15GB निःशुल्क संग्रहण के साथ, आपके पास संग्रहण समाप्त हो सकता है। और अनावश्यक मार्केटिंग ईमेल और स्पैम की बढ़ती प्रवृत्ति के साथ, ईमेल जंक से संबंधित ईमेल को फ़िल्टर करना पहले से कहीं अधिक कठिन है।

Microsoft फ़ोकस किए गए इनबॉक्स फ़ंक्शन की पेशकश करता है, लेकिन यह उपयोगकर्ता के लिए प्रासंगिक ईमेल को फ़िल्टर करने तक सीमित है। एक और उपयोगी जोड़ आउटलुक नियम है। यह आउटलुक का संस्करण है आईएफटीटीटी. नियमों के साथ, कोई व्यक्ति कुछ ईमेल को संग्रह में ले जाने या मेल अनुभाग को हटाने के लिए कई स्वचालन बना सकता है।

इस पोस्ट में, हम आपको आउटलुक रूल्स फंक्शन के माध्यम से मार्गदर्शन करेंगे, और हम आउटलुक से ईमेल को ऑटो-डिलीट और ऑटो-आर्काइव करने के लिए कुछ नियम बनाएंगे। पोस्ट में एक जगह से अप्रासंगिक ईमेल को अनसब्सक्राइब करने के लिए एक और आउटलुक बोनस ट्रिक भी शामिल होगी। आएँ शुरू करें।

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ईमेल से ऑटो-डिलीट नियम बनाएं

सबसे पहले, रूल्स फंक्शन केवल आउटलुक विंडोज/मैक ऐप और आउटलुक वेब पर उपलब्ध है। इस पोस्ट में, मैं आउटलुक वेब संस्करण के चरणों का उल्लेख करूंगा।

चरण 1: आउटलुक वेब खोलें और माइक्रोसॉफ्ट अकाउंट क्रेडेंशियल्स का उपयोग करके साइन इन करें।

चरण 2: एक अप्रासंगिक ईमेल का चयन करें और उसे खोलें।

चरण 3: थ्री-डॉट मेनू पर टैप करें और क्रिएट रूल चुनें।

चरण 4: प्रेषक से हटाए गए आइटम में संदेशों को स्थानांतरित करने के लिए एक नियम बनाएं।

उसके बाद, प्रेषक के सभी ईमेल सीधे हटाए गए इनबॉक्स में चले जाएंगे। आप अभी भी उन्हें फ़ोल्डर में हटाए गए आइटम मेनू से एक्सेस कर सकते हैं।

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आउटलुक सेटिंग्स से ऑटो-डिलीट नियम बनाएं

उपरोक्त परिदृश्य सभी ईमेल को प्रेषक से हटाए गए आइटम में ले जाता है, लेकिन क्या होगा यदि कोई संदेश के मुख्य भाग से कुछ विषयों या कुछ कीवर्ड वाले ईमेल को हटाना चाहता है।

उदाहरण के लिए, मैं अपने बैंक से लोन ऑफ़र, कोरोनावायरस अपडेट या कोई अन्य मार्केटिंग जंक प्राप्त नहीं करना चाहता। हालांकि, मैं अपने मेल में मासिक विवरण और क्रेडिट कार्ड बिल प्राप्त करना चाहता हूं। तो, ऐसे नियम कैसे स्थापित करें? नीचे दिए गए चरणों का पालन करें।

चरण 1: आउटलुक वेब खोलें और सेटिंग्स पर जाएं।

चरण 2: सभी आउटलुक सेटिंग्स देखें, और यह समर्पित सेटिंग्स मेनू को पॉप आउट कर देगा।

चरण 3: नियम विकल्प चुनें और नया नियम जोड़ें चुनें।

चरण 4: आइए इसे बैंक रूल्स नाम दें और एक शर्त जोड़ें।

चरण 5: ऐसे कीवर्ड जोड़ें जो अब आपके लिए प्रासंगिक नहीं हैं, मैंने संदेश की शर्तें जैसे ऋण, ईएमआई, आदि जोड़ दी हैं।

चरण 6: सभी ईमेल को डिलीट फोल्डर में ले जाने और सेव को हिट करने के लिए एक नियम बनाएं।

अब, जब भी आपको ऋण, ईएमआई, या महत्वपूर्ण कीवर्ड वाले ईमेल प्राप्त होंगे, वे स्वचालित रूप से हटाए गए फ़ोल्डर में चले जाएंगे।

आइए एक और उपयोगी नियम बनाएं। क्या हम? हर कंपनी यूजर्स को कोरोनावायरस से संबंधित ईमेल भेज रही है। जबकि मैं उनके प्रयासों की सराहना करता हूं, कभी-कभी घातक वायरस के बारे में दैनिक समाचार पढ़ना थका देने वाला हो जाता है। आउटलुक रूल्स की मदद से आप उन मेल के आप तक पहुंचने से पहले ऑटो-डिलीट कर सकते हैं।

चरण 1: आउटलुक वेब खोलें और सेटिंग्स> मेल> नियम पर नेविगेट करें।

चरण 2: आइए नए नियम को 'कोरोनावायरस' नाम दें और शर्तें जोड़ें।

चरण 3: शर्तें जोड़ें जैसे कि संदेश के मुख्य भाग में कीवर्ड 'कोरोनावायरस', 'COVID-19' शामिल है और फिर उन ईमेल को डिलीट फोल्डर में ले जाएं।

आउटलुक नियम एक शक्तिशाली कार्य हैं, और संभावनाएं अनंत हैं। यहां बताया गया है कि मैं इसका उपयोग कैसे करता हूं। जब भी मैं छुट्टियों की यात्रा पर होता हूं, तो मैं आने वाले सभी ईमेल को 'यात्रा के दौरान' फ़ोल्डर में ले जाने के लिए एक नियम बनाता हूं और परिवार के समय में कभी भी बाधा नहीं आती है।

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अप्रासंगिक ईमेल प्रेषकों की सदस्यता समाप्त करें

जब आप फर्जी ईमेल से संबंधित ईमेल को फ़िल्टर करना चाहते हैं तो ऑटो-डिलीट फ़ंक्शन उपयोगी होता है। लेकिन क्या होगा अगर आप प्रेषक से ईमेल प्राप्त करना पूरी तरह से बंद करना चाहते हैं। ठीक है, आप हमेशा ईमेल से सदस्यता समाप्त करने के विकल्प का उपयोग कर सकते हैं।

लेकिन हर मेल में उस छोटे से अनसब्सक्राइब बटन को ढूंढना समय लेने वाला और उबाऊ हो सकता है। शुक्र है, साथ आउटलुक वेब, आप सभी ईमेल प्रेषकों को एक ही स्थान पर सदस्यता समाप्त बटन के साथ देख सकते हैं।

चरण 1: आउटलुक वेब खोलें और सेटिंग्स पर जाएं।

चरण 2: मेल > सब्सक्रिप्शन पर नेविगेट करें।

चरण 3: यहां, आपको एक बड़े अनसब्सक्राइब बटन के साथ ईमेल भेजने वालों की सूची दिखाई देगी।

चरण 4: मेनू से अनावश्यक लोगों को अनसब्सक्राइब करें, और आप प्रेषक को ब्लॉक करने के लिए थ्री-डॉट मेनू पर भी टैप कर सकते हैं।

अप्रासंगिक ईमेल को सूची से हटाने के लिए मैं तिमाही में एक बार इस सुविधा का उपयोग करता हूं।

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एक पेशेवर की तरह आउटलुक का प्रयोग करें

Microsoft आउटलुक एक उत्कृष्ट नियम फ़ंक्शन पैक करता है। आप इसका उपयोग ऑटो-डिलीट, ऑटो-आर्काइव, इनकमिंग मेल्स के लिए कर सकते हैं, उन्हें एक निश्चित समय के लिए अलग-अलग फोल्डर में ले जा सकते हैं और यहां तक ​​कि सिंगल मेन्यू से अनावश्यक सेंडर को अनसब्सक्राइब भी कर सकते हैं। ऊपर वर्णित समाधान ने हमारे लिए एक आश्चर्य की तरह काम किया है। क्या आपने कोई भिन्न समाधान निकाला है जिसमें कोई तृतीय-पक्ष ऐप शामिल नहीं है?