Google फ़ॉर्म के जवाबों को अलग-अलग शीट में आसानी से कैसे सेव करें

सर्वेक्षण एकत्र करने के लिए Google फ़ॉर्म शायद सबसे लोकप्रिय सेवाओं में से एक है, और यह देखना आसान है कि क्यों। से सशर्त तर्क जोड़ना प्रति फ़ाइलें अपलोड करनासर्वेक्षकों और शिक्षकों के लिए फॉर्म एक वरदान के समान है। लेकिन जैसा कि आप में शक्ति उपयोगकर्ता को पता होना चाहिए, शीट पर प्रत्येक प्रतिक्रिया के माध्यम से क्रमबद्ध और विश्लेषण करना एक दर्द है, खासकर यदि आपके पास प्रतिक्रियाओं की भीड़ है।

क्या यह आसान नहीं होगा यदि आप प्रत्येक Google फ़ॉर्म प्रतिक्रिया को उत्तर के आधार पर स्वचालित रूप से अलग-अलग शीट में सहेज सकते हैं?

ठीक है, यह लगभग 2020 है, और यदि आपको मैन्युअल रूप से सभी सॉर्टिंग और विश्लेषण करना है, तो यह एक बहुत बड़ी बात होगी। Google पत्रक के आसान फ़ार्मुलों और कार्य के लिए धन्यवाद, सभी प्रपत्र प्रतिक्रियाओं को अलग-अलग शीट में सहेजना एक सरल कार्य है।

आपको केवल यह पता लगाना है कि आप प्रतिक्रियाओं को कैसे अलग करना चाहते हैं। एक बार जब आप शर्तों (एकल स्थिति या एकाधिक स्थितियों) का पता लगा लेते हैं, तो अगले चरण काफी आसान होते हैं।

आएँ शुरू करें।

विधि 1: क्वेरी का उपयोग करना

यह विधि Google पत्रक के क्वेरी फ़ंक्शन का उपयोग करती है। अनजान लोगों के लिए, यह फ़ंक्शन आपकी पसंद के अनुसार तालिका डेटा के माध्यम से सॉर्ट करने के लिए सरल SQL जैसी क्वेरी का उपयोग करता है।

योग और औसत जैसे गणितीय फ़ार्मुलों से लेकर कंटेन्स और लाइक जैसे क्लॉज़ का उपयोग करने तक, आप बहुत कुछ प्रयोग कर सकते हैं। और हां, आप उस डेटा श्रेणी का चयन कर सकते हैं जहां आप इन शर्तों को पूरा करना चाहते हैं।

एक बार हो जाने के बाद, आप प्रतिक्रियाओं को अलग-अलग शीट पर रख सकते हैं।

इसलिए, यदि हमें कॉलम A का औसत ज्ञात करना है, तो क्वेरी कुछ इस तरह दिखेगी,

=क्वेरी (A1:A12,"औसत (A) चुनें")

निम्नलिखित कुछ शर्तें हैं जिन्हें पूरा करने की आवश्यकता है,

• प्रश्न या तो उद्धरण चिह्नों में संलग्न होना चाहिए।
• यदि नहीं, तो क्वेरी में सेल मानों का संदर्भ होना चाहिए।
• कॉलम मान या तो बूलियन, स्ट्रिंग या न्यूमेरिक होना चाहिए।

इस पद्धति के लिए केवल आपके फॉर्म के मूल्यों के आधार पर एक प्रारंभिक सेटअप की आवश्यकता होती है। एक बार जब आप अपने परीक्षण के प्रारंभिक परिणामों से संतुष्ट हो जाते हैं, तो आप फ़ॉर्म को जनता के साथ साझा कर सकते हैं।

Google फ़ॉर्म प्रतिक्रियाओं को सहेजने के लिए शीट्स के क्वेरी फ़ंक्शन का उपयोग कैसे करें

चरण 1: Google फॉर्म खोलें और अपना फॉर्म बनाएं। हमारे मामले में, हमने बहुविकल्पीय प्रश्नों (MCQ) के साथ एक फॉर्म बनाया है क्योंकि हम डेटा को शहर के नाम के अनुसार अलग करना चाहते हैं।

एक बार हो जाने के बाद, रिस्पांस टैब पर जाएं और छोटे शीट्स आइकन के पास तीन-डॉट मेनू पर क्लिक करें।

मेनू से सेलेक्ट रिस्पांस डेस्टिनेशन चुनें और क्रिएट ए न्यू स्प्रेडशीट पर क्लिक करें। शीट को याद रखने में आसान नाम दें।

एक बार उक्त स्प्रैडशीट का लिंक स्थापित हो जाने के बाद, इसे Google पत्रक के माध्यम से खोलें। इस बिंदु पर, आप देखेंगे कि पहले पत्रक का नाम प्रपत्र प्रतिसाद 1 में बदल गया है।

चरण 2: अब, दूसरी शीट खोलें, और पहले सेल पर निम्न सूत्र चिपकाएँ,

=query('फॉर्म प्रतिक्रिया 1'! ए: ई, "चुनें * जहां डी = 'मुंबई'")

जैसा कि आप देख सकते हैं, शीट का नाम पहले जाता है, फिर सेल श्रेणी, और फिर आपकी सशर्त क्वेरी। क्वेरी में शर्त बदलने के बाद, अन्य सभी टैब के लिए भी यही दोहराएं।

हमारे मामले में, तीसरी और चौथी शीट ऐसी दिखती थी,

=query('फॉर्म प्रतिक्रिया 1'! ए: ई, "चुनें * जहां डी = 'दिल्ली'")

=query('फॉर्म प्रतिक्रिया 1'! ए: ई, "चुनें * जहां डी = 'कोलकाता'")

चरण 4: अब, आपको बस इतना करना है कि कुछ परीक्षण प्रतिक्रियाएँ सबमिट करें और देखें कि जादू कैसे प्रकट होता है।

प्रो टिप: यदि आप केवल एक कॉलम का मान चुनना चाहते हैं, तो * को कॉलम नाम से बदलें।

क्वेरी को और अधिक ट्वीक करना

अच्छी बात यह है कि शीट हेडर का नामकरण संभालती है और आपको उनके बारे में चिंता करने की आवश्यकता नहीं है।

आप अपने फॉर्म की शर्तों के अनुरूप क्वेरी में और बदलाव भी कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप किसी प्रतिवादी के उत्तर का मिलान स्ट्रिंग मान से करना चाहते हैं, तो 'कहां' क्लॉज को 'कंटेन्स' या 'लाइक' क्लॉज से बदल दिया जाएगा। और यदि आप स्ट्रिंग मानों की तुलना कर रहे हैं, तो ऊपरी फ़ंक्शन का उपयोग करके स्ट्रिंग को कनवर्ट करना हमेशा बुद्धिमान होता है।

=query('फॉर्म प्रतिक्रिया 1'! ए: ई, "चुनें * जहां ई में 'अच्छा' शामिल है") =query('फॉर्म प्रतिक्रिया 1'! ए: ई, "चुनें * जहां ई को 'अच्छा' पसंद है")

साथ ही, Google पत्रक के प्रश्न SQL कथनों की तरह उन्नत नहीं हैं। एक के लिए, आप दिए गए स्ट्रिंग मान के साथ उत्तरों का मिलान करने के लिए '%' पैरामीटर का उपयोग नहीं कर सकते। यह केवल एक सटीक मिलान के लिए काम करता है। इसलिए, भले ही किसी ने प्रतिक्रिया में 'गुड' का उत्तर दिया हो, उपरोक्त प्रश्न इसे नहीं उठाएगा।

इसी तरह, आप खजूर के साथ भी खेल सकते हैं।

ध्यान दें: आपको नीचे दिए गए संपूर्ण सूत्र को देखने या चुनने के लिए दाईं ओर स्क्रॉल करना होगा।

पत्रक केवल 'yyyy-mm-dd' दिनांक प्रारूप को समझती है, इसलिए आपको बेहतर परिणामों के लिए प्रारंभ में कॉलम का प्रारूप सेट करना पड़ सकता है।

=क्वेरी (प्रपत्र प्रतिसाद 1'! ए: डी, ​​"सी चुनें, बी जहां बी> तिथि '" और टेक्स्ट (DATEVALUE("1/1/2000"),"yyyy-mm-dd")&"'",1 )

आप अपनी शीट पर एक से अधिक शर्तें भी जोड़ सकते हैं। आपको बस इतना याद रखना है कि दो शर्तों को 'या' या 'और' से अलग करना है।

विधि 2: फ़िल्टर

एक अन्य वैकल्पिक फ़ंक्शन जिसका आप उपयोग कर सकते हैं, वह है फ़िल्टर, साधारण स्थिति के लिए और विशिष्ट परिणाम प्राप्त करने के लिए उपयोग करने योग्य है।

उदाहरण के लिए, निम्नलिखित पंक्ति 1 से पंक्ति 7 तक फ़िल्टर करेगा जब स्तंभ D1 से D2 के मान का नाम मुंबई होगा।

=फ़िल्टर ('फ़ॉर्म प्रतिक्रियाएँ 1'! A1: E7, 'फ़ॉर्म प्रतिक्रियाएँ 1'! D1:D7 = "मुंबई")

हालाँकि, यह सूत्र विफल हो सकता है यदि आप स्वचालित फ़ॉर्म सबमिशन की तलाश कर रहे हैं जहाँ पंक्तियों की संख्या आपकी अपेक्षाओं से अधिक हो सकती है।

स्मार्ट तरीके से काम करो

तो, इस तरह आप Google फ़ॉर्म के जवाबों को अलग-अलग शीट में आसानी से अलग कर सकते हैं। सबसे अच्छी बात यह है कि मास्टर डेटा हमेशा आपके लिए बाद में संदर्भित करने के लिए पहली शीट पर होगा।

केवल सीमा यह है कि आप सीधे 'इसमें कॉपी करें' फ़ंक्शन के माध्यम से किसी शीट की सामग्री को कॉपी नहीं कर पाएंगे। इस मामले में, पत्रक सामग्री के बजाय सूत्र को नई स्प्रैडशीट में कॉपी करता है, जो बदले में नई स्प्रैडशीट को बेकार कर देता है।

अच्छी खबर यह है कि आप अभी भी सामग्री को मैन्युअल रूप से कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं।

अगला: क्या आपको Jot फ़ॉर्म के लिए Google फ़ॉर्म को छोड़ देना चाहिए? आपके लिए कौन सी सेवा बनाई गई है, यह जानने के लिए निम्नलिखित लेख पढ़ें।