10 najboljih Microsoftovih popisa savjeta i trikova za učinkovitu upotrebu

Osim aplikacija za produktivnost kao što su Teams, Jedna nota, i Office paketa, Microsoft također nudi softver za upravljanje projektima/bazu podataka pod nazivom Microsoft Lists. Tvrtka je u početku ograničena na korisnike Microsoft 365 Enterprise i Education prihvaćanje općih korisnika za aplikaciju također. Ako ga želite isprobati, evo najboljih savjeta i trikova za Microsoftove liste za različite aktivnosti, kao što je kontrolni popis za jednostavno iskustvo ulaska.

1. Koristite predloške

Dobivate dvije mogućnosti za izradu popisa u Microsoftovim popisima – počnite ispočetka ili koristite jedan od ugrađenih predložaka. Na početnoj stranici Microsoftovih popisa kliknite na Novi popis i odaberite jedan od zadanih predložaka.

Na temelju vaše upotrebe ili preferencija, možete odabrati predložak kao što je alat za praćenje problema, zahtjevi za putovanje, raspored sadržaja itd. Za razliku od Pojam, ne postoji način da prođete kroz predloške izrađene u zajednici u Microsoftovim popisima.

Nakon što odaberete predložak, kliknite na Koristi predložak i spremni ste ga koristiti unutar svog računa.

2. Personalizirajte svoj popis

Kada radite s desecima popisa u Microsoftovim popisima, važno je da ih personalizirate kako vam ne bi bilo teško pronaći relevantan popis.

Kada izradite novi popis, možete mu dati jedinstveno ime, opis i odabrati boju i ikonu. Mogućnosti su ograničene, ali je ipak bolji od rivala poput Trella.

3. Dodajte nove popise stavki

Na temelju odabranog predloška, ​​imate nekoliko opcija za dodavanje unosa na Microsoftove popise.

Pritisnite gumb Dodaj novu stavku na vrhu i otvorit će se izbornik za dodavanje pojedinosti o zadatku/problemu kao što su naslov, opisi, status, rok, datum objave, objavljeni URL i još mnogo toga.

4. Napravite novi pogled

Dodane unose možete vidjeti iu formatu Kalendar i Galerija. Evo kako.

Korak 1: Kliknite na ikonu + na vrhu i otvorit će se izbornik Izrada prikaza.

Korak 2: Odaberite Kalendar ili Galerija na izborniku Prikaži kao.

Pritisnite gumb Stvori pri dnu i novi prikaz možete provjeriti na izborniku s tri točke.

5. Izravno uređivanje unosa

Prema zadanim postavkama, Microsoftovi popisi onemogućuju izravno uređivanje u popisima. Morate odabrati popis i kliknuti na ikonu za uređivanje na vrhu kako biste izvršili izmjene. To može biti dugotrajno. Umjesto toga, možete kliknuti na "Izlaz iz prikaza mreže" i izravno dodati nove unose i urediti postojeće.

6. Dodajte novi stupac

Na temelju vašeg odabranog predloška, ​​popisi će doći s potrebnim stupcima. Možete se pomicati vodoravno i kliknuti opciju Dodaj stupac za odabir vrste stupca koji želite dodati na popise.

Možete odabrati jedan redak teksta, više redaka teksta, broj, da/ne anketu, Personu i još mnogo toga.

Također možete odabrati postojeće stupce i kliknuti na gumb sa strelicom prema dolje da biste ih izbrisali.

7. Omiljeni popis

Kada radite s više projekata, alata za praćenje problema i drugih baza podataka, može biti teško pretražiti popis koji tražite.

Na početnoj stranici Microsoftovih popisa kliknite na malu ikonu zvjezdice na vrhu popisa i softver će je dodati kao omiljenu. Sada mu možete jednostavno pristupiti iz zasebnog izbornika Favoriti.

8. Uredite stupac

Želite li urediti postojeći stupac s više pojedinosti? To možete jednostavno učiniti iz izbornika Uredi stupac.

Uzmimo stupac Status kao primjer i uredimo ga na popisu.

Korak 1: Kliknite na ikonu strelice prema dolje pored stupca Status.

Korak 2: Idite na Postavke stupaca i odaberite Uredi.

3. korak: Možete dodati novi naziv, opis, promijeniti vrstu stupca, pa čak i promijeniti izlazne opcije.

Također možete proširiti izbornik više opcija i dopustiti višestruki izbor za stupce. Pritisnite gumb Spremi da biste primijenili sve promjene.

9. Podijelite popis

Dok su Microsoftovi popisi idealni za osobnu upotrebu i mogu se koristiti s članovima tima. Možete pratiti probleme, imovinu, rutine, kontakte, inventar i još mnogo toga u suradnji s drugima.

Na početnoj stranici Popisi kliknite na izbornik s tri točke i odaberite Dijeli. Možete podijeliti vezu na projekt, pa čak i otići u izbornik postavki veze kako biste unijeli promjene.

Iz izbornika Postavke veze možete dodati uređivati ​​stavke, postaviti datume isteka, pa čak i postaviti lozinku kako biste spriječili neovlašteni pristup popisu.

10. Izvoz u CSV

Ako želite urediti postojeći popis u Microsoft Excelu ili podijeliti cijeli popis u CSV formatu, kliknite Izvezi u CSV i preglednik će preuzeti popis u CSV datoteci.

Stvaranje i upravljanje bazom podataka na Microsoftovim popisima

Microsoftovim popisima za potrošače još uvijek nedostaju dodaci poput Pravila za automatizaciju popisa i pristup mobilnoj aplikaciji. Dostupan je samo za obrazovne i poslovne korisnike.

Microsoftovi popisi premošćuju važan jaz Microsoft 365 ekosustav. Više se ne morate oslanjati na aplikacije kao što su Trello ili Notion za izradu baza podataka ili upravljati projektima. Na popisima možete učiniti sve pomoću njegove čvrste integracije s aplikacijama sustava Office. Kako planirate koristiti Microsoftove liste? Podijelite svoje ideje u komentarima ispod.