Nevjerojatni savjeti i trikovi za knjižnicu dokumenata SharePoint
Miscelanea / / April 03, 2023
SharePoint je moćan i vrlo koristan alat za mala i velika poduzeća. Međutim, ponekad postaje teško koristiti različite alate, a korisnici bi se mogli osjećati preopterećeni svim njima. Stoga smo odlučili podijeliti ovaj članak o savjetima i trikovima SharePointove knjižnice dokumenata koji će vam pomoći. Također smo razgovarali o nekim ograničenjima biblioteke dokumenata SharePoint, tako da možete biti svjesni i ograničenja biblioteke dokumenata. Jeste li uzbuđeni što znate? Budući da smo uzbuđeni što možemo s vama podijeliti svoje znanje o postavkama biblioteke dokumenata SharePoint! Pa zaronimo!
Sadržaj
- Nevjerojatni savjeti i trikovi za knjižnicu dokumenata SharePoint
- Što je SharePoint biblioteka dokumenata?
- Kako pristupiti postavkama biblioteke dokumenata SharePoint
- Primjeri biblioteke dokumenata SharePoint
- Ograničenja biblioteke dokumenata SharePoint
- Najbolje prakse strukture SharePoint
Nevjerojatni savjeti i trikovi za knjižnicu dokumenata SharePoint
Ako želite koristiti SharePoint i izvući maksimum iz njega, morate znati nekoliko savjeta. U ovom članku pokrili smo one najbolje koji će vam olakšati i učiniti učinkovitijim korištenje SharePointa. Držite se do kraja da biste saznali više.
Što je SharePoint biblioteka dokumenata?
Prije rasprave o savjetima i trikovima za biblioteku dokumenata SharePoint, prvo saznajmo što je zapravo. Biblioteka dokumenata SharePoint posebna je vrsta popisa, ali se razlikuje od običnog popisa u mnogim aspektima. U biblioteci dokumenata SharePoint možete spremati svoje dokumente, poput slika, datoteka i PDF-ova itd. Dakle, u osnovi se popisi koriste za pohranjivanje podataka, a biblioteke dokumenata za pohranjivanje različitih vrsta datoteka. U biblioteci dokumenata kada spremite bilo koju informaciju bit će poznata kao stavka. Nastavite čitati da biste saznali kako pristupiti postavkama biblioteke dokumenata SharePoint.
Kako pristupiti postavkama biblioteke dokumenata SharePoint
Slijedite dolje navedene korake za pristup postavkama biblioteke dokumenata SharePoint:
1. Ići SharePoint na vašem računalu.
2. Klikni na ikona postavki u gornjem lijevom kutu.
3. Odaberite Sadržaj stranice iz izbornika.
4. Zatim odaberite željeni Biblioteka dokumenata.
5. Klikni na ikona zupčanika opet.
6. Izaberi Postavke knjižnice.
Pročitajte sljedeći odjeljak da biste saznali više o primjerima biblioteke dokumenata SharePoint.
Također pročitajte:Gdje je izbornik Alati u programu Outlook?
Primjeri biblioteke dokumenata SharePoint
Postoje mnoge vrste biblioteka dokumenata za različite slučajeve upotrebe. Možete koristiti različite vrste predložaka prema svojim potrebama, a SharePoint ih je dizajnirao na takav način da uvijek postoji nešto što će odgovarati vašim zahtjevima. Evo nekoliko primjera biblioteke dokumenata SharePoint:
- Biblioteka dokumenata – Ovdje možete pohraniti dokumenata i podijeliti ih s drugima.
- ImovinaKnjižnica – Možete pohraniti veće datoteke kao što su videa, fotografije i audiodatoteke u ovoj vrsti knjižnice.
- SlikaKnjižnica – Biblioteka slika je posebna vrsta datoteke koju možete jednostavno spremiti Slike.
- slajdKnjižnica – Ovo je vrlo korisna biblioteka i ovdje možete dijeliti slajdove. A kada ih trebate predstaviti na sastanku, to možete jednostavno učiniti uz Microsoft Powerpoint.
- WikiStranicaKnjižnica – Ovdje možete uštedjeti Internet stranice i mrežadijelovi koji sadrži i slike i tekstove.
- IzKnjižnica - To je siguran mjesto za pohranu svih vaših oblicima, narudžbe i izvještaji.
- stranicaStranicaKnjižnica – Ovo je posebna vrsta knjižnice u koju možete pohraniti svoje stranice.
Nadamo se da je ovo odgovor na vaše pitanje o primjerima biblioteke dokumenata SharePoint.
Također pročitajte:Kako riješiti SharePoint Edit Web Part Not Allowed
Ograničenja biblioteke dokumenata SharePoint
Budući da biblioteka dokumenata SharePoint ima izvrsne značajke, postoje i neka ograničenja i trebali biste ih također biti svjesni. Evo nekoliko ograničenja biblioteke dokumenata SharePoint:
- Možete uštedjeti samo do 30 milijuna stavki na popisu ili u biblioteci dokumenata. No, moglo bi se činiti da je to više nego dovoljno. Ali ako vodite veliku tvrtku i koristite SharePoint popis kao svoju primarnu pohranu podataka, onda čak 30 milijun se može činiti nevelikim.
- Možete samo vidjeti 5k stavke u jednom prikazu.
- SharePoint ima vrlo robustan sustav pretraživanja. Međutim, kada ima previše podataka, to vam može donijeti pogrešne rezultate i neće raditi ispravno.
- Ne možete koristiti razmake kada biblioteci dokumenata dajete naziv SharePoint.
Najbolje prakse strukture SharePoint
Postoji mnogo stvari koje možete učiniti kako biste svoje SharePoint iskustvo učinili holističkim. Razumijevanje što vam treba, a što ne vrlo je važno kada se radi o produktivnoj upotrebi nečega. A nakon što si olakšate život, u odjeljku za komentare možete podijeliti svoje iskustvo o tome kako ste primijenili savjete podijeljene u nastavku i kako su vam koristili. Ali prije toga, pogledajte ove savjete i trikove u biblioteci dokumenata SharePoint.
1. Dajte logička imena
Jedna stvar koju morate imati na umu je SharePoint i njegovi alati za suradnju. Zato sve što stvorite nećete koristiti samo vi nego će biti dostupno i vašim kolegama ili zaposlenicima. Dakle, svaku datoteku morate imenovati logično. Ako date ime koje je zbunjujuće i možda ga drugi neće razumjeti, onda bez Zaposlenici u kontekstu ili vaši kolege gubit će previše vremena samo shvaćajući što je biblioteka dokumenata sadrži. Ne gubite vrijeme svojih vršnjaka, već uložite svoje vrijeme da date pravo ime.
2. Imajte različite vrste knjižnica
Kao što smo podijelili, postoje različite vrste biblioteka dokumenata. Dakle, ako sve svoje podatke pohranjujete u jedan, onda to ne samo da ograničava upotrebu alata, već i cijelo iskustvo čini lošim. Stoga ćemo vam predložiti korištenje različitih vrsta biblioteka dokumenata za organiziranje podataka. Ovo je jedan od najboljih savjeta i trikova za biblioteku dokumenata SharePoint koje možete slijediti među najboljim primjerima iz prakse SharePoint Structure.
3. Koristite određivanje verzija dokumenta
Kada spremate određeni dokument, možda ste unijeli krive podatke ili je iz nekog razloga oštećen. U tom slučaju frustrirajuće je ponovno stvarati dokument. Kako biste uštedjeli svoje vrijeme i naporan rad, uvijek biste trebali uključiti Versioning dokumenta. Na taj način možete vratiti prethodnu verziju datoteke. Ovo je jedna od najprikladnijih opcija biblioteke dokumenata SharePoint.
4. Koristite meta oznaku
Možete stvarati mape i tamo spremati svoje dokumente. Međutim, savjetujemo vam da izradite meta oznake za svoje dokumente. Ovo među ostalim opcijama biblioteke dokumenata SharePoint pomaže u jednostavnom pretraživanju određene stavke. Ali ako koristite mape, a ne meta oznake, onda je prilično teško tražiti određenu datoteku i trebat će vam više vremena. Zašto vam savjetujemo da izbjegavate mape? Ako koristite mape, ograničavate klasifikaciju samo na određenu vrstu. S druge strane, meta oznake su fleksibilne i daju vam niz različitih opcija.
5. Dati dopuštenje
Ako ste zaduženi za određeni odjel i ako sami rukujete bibliotekom dokumenata. Tada ne samo da stavlja veliki pritisak na vaša ramena, već i oduzima više vremena i nije učinkovit. Ako koristite SharePoint, vrlo je jednostavno dati dopuštenja drugima. Zato ćemo vam savjetovati da dopustite, uređivanje ili stvaranje novih biblioteka dokumenata, i drugim zaposlenicima. Ne samo da će vam olakšati pritisak, već će i povećati produktivnost vaše organizacije.
6. Držite konje
Upravo smo rekli da biste trebali podijeliti ovlasti s drugima kako bi posao upravljanja bibliotekom dokumenata bio manje naporan. Međutim, ako se novi pripravnik ili zaposlenik pridružio vašoj organizaciji ili ako se radi o zaposleniku iz drugog odjela. Trebate li im dati pristup biblioteci dokumenata i dati im ovlasti za njihovo uređivanje? Kao što je jednom netko rekao, s velikom moći dolaze i velike odgovornosti (tko je rekao ovaj redak u komentaru ispod). Dakle, uvijek morate vrlo pažljivo nekome dati veliku moć. Odredite tko je odgovoran i tko treba dopuštenja i dopustite samo njima.
7. Pravilno ime
Ovo su prilično osnovni savjeti i trikovi za knjižnicu dokumenata SharePoint. Kao što smo ranije rekli, ne možete koristiti razmake između riječi prilikom imenovanja biblioteke dokumenata. Dakle, trebate li koristiti različite simbole jer će pisanje imena samo malim slovima stvoriti zabunu? Odgovor je ne, ne biste trebali koristiti simbole. Da vidimo kako će izgledati kada koristite simbole. Patka*patka&kreni. Nije li zbunjujuće? Uvijek ćemo vam predložiti da koristite velika slova radi boljeg razumijevanja. Na primjer, napišite ime ovako, DuckDuckGo. Ovo je čudno i zato morate koristiti ovaj trik za ispravno imenovanje biblioteke dokumenata.
8. Imajte samo jednu vrstu sadržaja
Savjetujemo vam da imate samo jednu vrstu sadržaja po knjižnici. Ne miješajte s drugim vrstama jer možete stvoriti zabunu. SharePoint vam ne dopušta skupno označavanje prilikom učitavanja datoteke. Dakle, imati samo jednu vrstu sadržaja također može biti korisno ako želite dodati oznake. Također će vam pomoći da lako pronađete različite artikle. Slijedite ovaj savjet za najbolju praksu strukture SharePoint.
9. Organizirajte informacije
Organiziranje informacija vrlo je važno. Kako je SharePoint Microsoftova platforma, možete jednostavno integrirati i koristiti druge Microsoftove aplikacije sa SharePointom. Jedna od aplikacija je OneNote. Možete koristiti ovu aplikaciju za bilježenje kako biste organizirali svoje nove ideje na jednom mjestu.
10. Čitaj Čitaj Čitaj
Stjecanje znanja je vrlo važno kad god učite nešto novo. Isto je i kada želite koristiti SharePoint. Ako ne naučite o različitim alatima SharePointa, onda nije moguće učinkovito koristiti platformu. Stoga ćemo vam uvijek predložiti da učite iz članaka na blogu, pohađate tečajeve ili gledate YouTube videozapise kako biste imali što više informacija.
Preporučeno:
- Gdje su pohranjeni Steam podaci?
- Ispravite pogrešku Apex nepoznate verzije datoteke
- Što se događa kada izbrišem iCloud sigurnosnu kopiju?
- Kako stvoriti SharePoint popis
Nadamo se da vam je ovaj članak pomogao da saznate Savjeti i trikovi za knjižnicu dokumenata SharePoint, postavke biblioteke dokumenata SharePoint i primjeri biblioteke dokumenata SharePoint. Ako i dalje imate pitanja, ne zaboravite ih podijeliti u odjeljku za komentare i naš tim će se pobrinuti za njih. Također nam možete reći koje teme želite istražiti sljedeće, a mi ćemo pokušati napisati poseban članak o tome. Također možete spremiti našu stranicu u svoju knjižnu oznaku za buduću upotrebu. Hvala na čitanju.