Vodič za korištenje AutoFill i Flash Fill u programu Microsoft Excel

U aplikaciji Microsoft Excel možda ste naišli na značajke Flash Fill ili AutoFill. Ove dvije značajke pomažu smanjiti vrijeme potrebno za kompletan unos podataka zadataka u proračunskoj tablici. Međutim, nemojte ih zamijeniti i pokušajte ih koristiti naizmjenično.

Obje značajke Ispune mogu osjetiti i ponoviti uzorke podataka. Međutim, tamo gdje Flash Fill može osjetiti, ponoviti i prilagoditi obrazac podataka prema prethodnim unosima korisnika, AutoFill to ne može. Samo osjeća i ponavlja uzorke. Stoga, što je vaš obrazac podataka složeniji, manja je vjerojatnost da ćete moći koristiti automatsko popunjavanje. Evo kako koristiti oboje u Excelu.

Kako koristiti automatsko popunjavanje u programu Microsoft Excel

Značajka automatskog popunjavanja programa Microsoft Excel prikladna je za popunjavanje ćelija podacima koji slijede jednostavan uzorak ili niz. Također ga možete koristiti za popunjavanje ćelija koje se oslanjaju na podatke u drugim popunjenim ćelijama. Na primjer, ako imate brojeve (1,2,3) ili dane u tjednu (ponedjeljak, utorak) u ćeliji, automatsko popunjavanje može pomoći u popunjavanju sljedećeg pojavljivanja u nizu.

U isto vrijeme, ako samo želite ponoviti iste podatke u više ćelija, AutoFill vam može pomoći u tome. Evo različitih načina na koje možete koristiti automatsko popunjavanje u programu Microsoft Excel:

Za automatsko popunjavanje ćelija istim podacima

Ako želite da se isti podaci repliciraju u svim ćelijama vašeg Excel radnog lista, umjesto kopiranja i lijepljenja, Automatsko popunjavanje je brža opcija. Evo kako to učiniti:

Korak 1: Pritisnite gumb Start na programskoj traci i upišite excel za traženje aplikacije.

Korak 2: U rezultatima kliknite aplikaciju ili dokument Microsoft Excel da biste ga otvorili.

Korak 3: U radni list programa Microsoft Excel unesite uzorak podataka koje želite replicirati u ćelijama. U ovom slučaju koristimo dane u tjednu kao primjer i unijeli smo ponedjeljak u ćeliju.

Korak 4: Postavite pokazivač na ćeliju s unosom podataka i kliknite je da bi se oko ćelije prikazao obrub.

Korak 5: Pomaknite pokazivač na donju desnu stranu ćelije dok ne vidite a + znak koji predstavlja ručicu za punjenje.

Korak 6: Povucite ručicu za popunjavanje u sljedeću ćeliju i Excel će je popuniti. Imajte na umu da kada radite s podacima s poznatim uzorkom, npr. danima u tjednu, kada koristite automatsko popunjavanje, Excel će popuniti ćelije sljedećom stavkom u nizu. Ako se to dogodi u pokušaju samo repliciranja podataka, prijeđite na 7. korak.

Korak 7: Nakon korištenja ručke za punjenje, vidjet ćete skočni prozor s ikonom Auto Fill Options. Pritisnite ikonu.

Korak 8: U prikazanim opcijama automatskog popunjavanja odaberite Kopiraj ćelije. Time se osigurava da se vaši podaci kopiraju, a ne popunjavaju kao serija, kako nastavljate koristiti ručicu za punjenje kroz ćelije.

Korak 9: Povucite ručicu za popunjavanje u sljedeću ćeliju za nastavak kopiranja podataka.

Za popunjavanje serije

Ako imate jednostavnu seriju ili niz koji želite popuniti u ćelijama, AutoFill može izvršiti zadatak umjesto vas. Evo kako:

Korak 1: Pritisnite gumb Start na programskoj traci i upišite excel za traženje aplikacije.

Korak 2: U rezultatima kliknite aplikaciju ili dokument Microsoft Excel da biste ga otvorili.

Korak 3: U radni list programa Microsoft Excel unesite uzorak podataka koje želite replicirati u ćelijama. U ovom slučaju koristimo dane u tjednu kao primjer i unijeli smo ponedjeljak u ćeliju.

Korak 4: Postavite pokazivač na ćeliju s unosom podataka i kliknite je da bi se oko nje prikazao obrub.

Korak 5: Pomaknite pokazivač na donju desnu stranu ćelije dok ne vidite a + znak koji predstavlja ručicu za punjenje.

Korak 6: Povucite ručicu za popunjavanje u sljedeću ćeliju i Excel će je popuniti.

Korak 7: Da biste vidjeli druge opcije popunjavanja, kliknite ikonu Auto Fill Options.

Korak 8: Odaberite željenu vrstu ispune:

• Ispuni niz
• Ispuni samo oblikovanje
• Ispuni bez oblikovanja
• Ispunite dane
• Ispunite radne dane

Imajte na umu da Ispunite dane i ispunite dane u tjednu će se pojaviti samo ako se vaš početni unos podataka odnosi na dane u tjednu. Da je vaš početni unos imao veze s danima u mjesecu, vidjeli biste Ispunite mjesece opcija.

Kako koristiti Flash Fill u programu Microsoft Excel

Excelova značajka Flash Fill prikladna je za ispunjavanje ćelija podacima koji slijede složeni uzorak ili slijed. Na primjer, ako pokušavate podijeliti podatke u različite stupce ili kombinirati podatke iz više stupaca u jedan. Sve dok imate uzorak onoga što želite i dosljednost u podacima, Flash Fill vam može pomoći replicirati informacije u više ćelija.

Evo različitih načina na koje možete koristiti FlashFill u programu Microsoft Excel:

Podijeliti podatke u stupce

Ako pokušavate podijeliti brojeve, datume ili bilo koji oblik teksta u različite stupce, evo kako to učiniti:

Korak 1: Pritisnite gumb Start na programskoj traci i upišite excel za traženje aplikacije.

Korak 2: U rezultatima kliknite aplikaciju ili dokument Microsoft Excel da biste ga otvorili.

Korak 3: Na radnom listu programa Microsoft Excel provjerite imate li podatke za dijeljenje u jedan stupac. Također, stvorite još jedan ili više stupaca za podatke koje želite razdvojiti. U ovom slučaju koristimo datume kao primjer i pokušavamo ih podijeliti u stupce dana, mjeseca i godine.

Korak 4: Unesite primjer u sljedeće stupce gdje želite podijeliti podatke. Odnosno, kako želite podijeliti podatke.

Korak 5: Kliknite stupac koji sadrži jedan od vaših novih uzoraka skupova podataka.

Korak 6: Na vrpci programa Excel kliknite karticu Podaci.

Korak 7: Unutar grupe Data Tools kliknite Flash Fill i Excel će ponoviti isti uzorak za ostale retke. Alternativno, možete kliknuti tipkovnički prečac Ctrl + E da biste koristili Flash Fill.

Korak 8: Ponovite ovo za ostale stupce koje imate dok se svi stupci ne popune.

Za kombiniranje podataka u jednom stupcu

Ako pokušavate kombinirati brojeve, datume ili bilo koji oblik teksta u jedan stupac, evo kako to učiniti pomoću Flash Filla:

Korak 1: Pritisnite gumb Start na programskoj traci i upišite excel za traženje aplikacije.

Korak 2: U rezultatima kliknite aplikaciju ili dokument Microsoft Excel da biste ga otvorili.

Korak 3: U radnom listu programa Microsoft Excel provjerite imate li stupce s podacima koje želite kombinirati. Također, stvorite još jedan stupac za novu kombinaciju podataka. U ovom slučaju koristimo imena kao primjer i pokušavamo imati značajku Ime i Prezime u jednom stupcu Ime.

Korak 4: U stupac u koji želite spojiti podatke unesite primjer. Odnosno, kako želite kombinirati podatke.

Korak 5: Kliknite tipkovnički prečac Ctrl + E ili kliknite gumb Flash Fill na kartici Podaci na vrpci programa Excel za bljeskanje ispune za ostale ćelije.

Korištenje AutoCorrect i AutoComplete u Excelu

Dvije druge značajke u Excelu kao što su Flash Fill i AutoFill koje se pogrešno mijenjaju AutoCorrect i AutoComplete. Ove dvije značajke su različite jer služe različitim svrhama. Međutim, oboje pomažu uštedjeti vrijeme pri unosu podataka.