Kako automatski izbrisati e-poštu u programu Microsoft Outlook

Nakon Gmaila, Microsoft Outlook je najpopularniji davatelj e-pošte. Poduzeća vole Microsoft Outlook zbog njegove bliske integracije s Ured 365 paket. Što se tiče potrošača, Microsoft je obavio hvalevrijedan posao sa pohranom, dostupnošću na više platformi i značajkama.

Aplikacija Outlook dostupna je za iOS, Android, Windows, macOS i web. Tvrtka kupio popularnu aplikaciju Acompli i Kalendar izlaska sunca kako bi se ubrzao razvoj mobilne aplikacije. Ukratko, postoje adekvatni razlozi za korištenje Outlooka u odnosu na konkurente za osobnu upotrebu. Ali sa samo 15 GB besplatne pohrane, mogli biste ostati bez pohrane. A s rastućim trendom nepotrebnih marketinških e-poruka i neželjene pošte, teže je nego ikad filtrirati relevantne e-poruke iz smeća e-pošte.

Microsoft nudi funkciju Focused Inbox, ali je ograničena na filtriranje relevantnih e-poruka za korisnika. Još jedan koristan dodatak su Outlook pravila. To je Outlookova verzija IFTTT. S Pravilima se može stvoriti višestruka automatizacija za premještanje određenih e-poruka u arhivu ili brisanje odjeljka e-pošte.

U ovom ćemo vas postu voditi kroz funkciju Outlook pravila, a mi ćemo stvoriti neka pravila za automatsko brisanje i automatsko arhiviranje e-pošte iz Outlooka. Objava će također pokriti još jedan Outlook bonus trik za otkazivanje pretplate na nevažne e-poruke s jednog mjesta. Započnimo.

Preuzmite Microsoft Outlook

Napravite pravilo automatskog brisanja iz e-pošte

Prvo, funkcija Pravila dostupna je samo u aplikaciji Outlook za Windows/Mac i Outlook Webu. U ovom postu ću spomenuti korake za web verziju Outlooka.

Korak 1: Otvorite Outlook web i prijavite se pomoću vjerodajnica Microsoft računa.

Korak 2: Odaberite nerelevantnu e-poštu i otvorite je.

3. korak: Dodirnite izbornik s tri točke i odaberite Stvori pravilo.

4. korak: Napravite pravilo za premještanje poruka od pošiljatelja u Izbrisane stavke.

Nakon toga, sve poruke e-pošte pošiljatelja premjestit će se izravno u izbrisanu pristiglu poštu. I dalje im možete pristupiti iz izbornika Izbrisane stavke u mapama.

Također na Guiding Tech

Stvorite pravila automatskog brisanja iz postavki programa Outlook

Gornji scenarij premješta sve e-poruke pošiljatelja u izbrisane stavke, ali što ako netko želi izbrisati e-poštu s određenim temama ili određenim ključnim riječima iz tijela poruke.

Na primjer, ne želim primati ponude zajma, ažuriranja o Coronavirusu ili bilo koje drugo marketinško smeće od svoje banke. Međutim, želim primiti mjesečni izvod i račun kreditne kartice poštom. Dakle, kako postaviti takva pravila? Slijedite dolje navedene korake.

Korak 1: Otvorite Outlook web i idite na Postavke.

Korak 2: Pogledajte sve postavke programa Outlook i pojavit će se namjenski izbornik postavki.

3. korak: Odaberite opciju Pravila i odaberite Dodaj novo pravilo.

4. korak: Nazovimo ga Bankovnim pravilima i dodajmo uvjet.

5. korak: Dodajte ključne riječi koje više nisu relevantne za vas, dodao sam pojmove poruke kao što su zajam, EMI itd.

6. korak: Napravite pravilo za premještanje svih e-poruka u mapu za brisanje i pritisnite Spremi.

Sada, kad god primite e-poruke s ključnim riječima Zajam, EMI ili Važno, one će se automatski premjestiti u mapu za brisanje.

Stvorimo još jedno korisno pravilo. Hoćemo li? Svaka tvrtka vani šalje korisnicima e-poruke povezane s koronavirusom. Iako pozdravljam njihov trud, ponekad je zamorno svakodnevno čitati vijesti o smrtonosnom virusu. Uz pomoć Outlook pravila možete automatski izbrisati tu poštu prije nego što stigne do vas.

Korak 1: Otvorite Outlook web i idite na Postavke > Pošta > Pravila.

Korak 2: Dajmo novom pravilu naziv 'Koronavirus' i dodajmo uvjete.

3. korak: Dodajte uvjete kao što je ako tijelo poruke uključuje ključnu riječ "Coronavirus", "COVID-19", a zatim premjestite te e-poruke u mapu za brisanje.

Outlook pravila su moćna funkcija, a mogućnosti su beskrajne. Evo kako ga ja koristim. Kad god sam na odmoru, kreiram pravilo da sve dolazne e-poruke premjestim u mapu 'Tijekom putovanja' i da me nikada ne ometaju tijekom obiteljskog vremena.

Također na Guiding Tech

Otkažite pretplatu na nerelevantne pošiljatelje e-pošte

Funkcija automatskog brisanja korisna je kada želite filtrirati relevantne e-poruke od lažnih. Ali što ako želite potpuno prestati primati e-poštu od pošiljatelja. Pa, uvijek možete koristiti opciju odjave iz e-pošte.

Ali pronalaženje tog malenog gumba za odjavu u svakoj e-pošti može biti dugotrajno i dosadno. Srećom, sa Outlook Web, možete vidjeti sve pošiljatelje e-pošte s gumbom za odjavu na jednom mjestu.

Korak 1: Otvorite Outlook web i idite na Postavke.

Korak 2: Idite na Pošta > Pretplate.

3. korak: Ovdje ćete vidjeti popis pošiljatelja e-pošte s velikim gumbom za odjavu.

4. korak: Otkažite pretplatu na one nepotrebne s izbornika, a možete i dodirnuti izbornik s tri točke kako biste blokirali pošiljatelja.

Koristim ovu značajku jednom u tromjesečju da uklonim nebitne e-poruke s popisa.

Također na Guiding Tech

Koristite Outlook kao profesionalac

Microsoft Outlook ima izvrsnu funkciju pravila. Možete ga koristiti za automatsko brisanje, automatsko arhiviranje, dolaznu poštu, premještanje u različite mape na određeno vrijeme, pa čak i odjavu nepotrebnog pošiljatelja s jednog izbornika. Gore spomenuto rješenje je za nas djelovalo kao čudo. Jeste li smislili drugačije rješenje koje ne uključuje aplikaciju treće strane?