Kako automatski arhivirati e-poštu u Outlooku
Miscelanea / / November 29, 2021
Microsoft Outlook je najviše popularno rješenje e-pošte među tvrtkama i poduzećima. Kada su u pitanju potrošači, Outlook zaostaje za Gmailom. Zadana pošta Outlook dolazi s 15 GB prostora za popunjavanje. Uz količinu marketinških ili bankovnih promocija i drugog neželjenog materijala koji dobivamo, vrlo je lako izgubiti te važne e-poruke iz vida. Situaciju možete izbjeći arhiviranjem manje potrebnih e-poruka i brisanjem promotivnih i neželjenih poruka.
Ako je vaša pristigla pošta Outlooka spora ili se čudno ponaša, onda morate arhivirati ili izbrisati nevažne e-poruke. Ručno arhiviranje e-pošte može biti dugotrajan i naporan proces.
Microsoft nudi funkciju Focused Inbox, ali je ograničena na filtriranje relevantnih e-poruka za korisnika. Još jedan koristan dodatak su Outlook pravila. To je Outlookova verzija IFTTT. S Pravilima se može stvoriti višestruka automatizacija za premještanje određenih e-poruka u arhivu ili brisanje odjeljka e-pošte.
U ovom ćemo vas postu voditi kroz funkciju Outlook pravila, a mi ćemo stvoriti neka pravila za automatsko arhiviranje e-pošte iz Outlooka. Objava će također pokriti još jedan Outlook bonus trik za otkazivanje pretplate na nevažne e-poruke s jednog mjesta. Započnimo.
Također na Guiding Tech
Stvorite pravilo automatskog arhiviranja iz e-pošte
Funkcija Outlook pravila dostupna je samo za Outlook Mac, Windows i Web. Ne možete pristupiti funkciji Pravila na mobilnom telefonu. Za ovaj post koristit ćemo Outlook web jer radi isto na svakoj platformi.
Korak 1: Otvorite Outlook web i prijavite se pomoću vjerodajnica Microsoft računa.
Korak 2: Odaberite nerelevantnu e-poštu i otvorite je.
3. korak: Dodirnite izbornik s tri točke i odaberite Stvori pravilo.
4. korak: Napravite pravilo za premještanje poruka od pošiljatelja u mapu Arhiva.
Nakon toga, sve e-poruke pošiljatelja premjestit će se izravno u arhiviranu pristiglu poštu. I dalje im možete pristupiti iz izbornika Arhiva u mapama.
Stvorite pravila automatskog arhiviranja iz postavki programa Outlook
Gore spomenuti trik premješta sve e-poruke od pošiljatelja u arhivske stavke. Što ako netko želi arhivirati e-poštu s određenim temama ili ključnim riječima iz tijela poruke?
Na primjer, iscrpljen sam ponudama zajmova, ažuriranjima o koronavirusu ili bilo kojim drugim marketinškim smećem iz moje banke. Međutim, mjesečni izvod mog bankovnog računa i računi kreditne kartice nešto su što redovito spominjem. Ako imate slične sklonosti prema temama ili temama, slijedite korake u nastavku da biste postavili neka pravila.
Korak 1: Otvorite Outlook web i idite na Postavke.
Korak 2: Pogledajte sve postavke programa Outlook i pojavit će se namjenski izbornik postavki.
3. korak: Odaberite opciju Pravila i odaberite Dodaj novo pravilo.
4. korak: Nazovimo ga Bankovnim pravilima i dodajmo uvjet.
5. korak: Dodajte ključne riječi koje više nisu relevantne za vas, dodao sam pojmove poruke kao što su zajam, EMI itd.
6. korak: Napravite pravilo za premještanje svih e-poruka u mapu Arhiva i pritisnite Spremi.
Sada, kad god primite e-poruke s ključnim riječima Zajam, EMI ili Važno, one će se automatski premjestiti u mapu Arhiva.
Stvorimo još jedno korisno pravilo. Hoćemo li? Svaka tvrtka vani šalje korisnicima e-poruke povezane s koronavirusom. Iako pozdravljam njihov trud, ponekad je zamorno svakodnevno čitati vijesti o smrtonosnom virusu. Uz pomoć Outlook pravila možete automatski arhivirati tu poštu prije nego što privuče vašu pozornost.
Korak 1: Otvorite Outlook web i idite na Postavke > Pošta > Pravila.
Korak 2: Dajmo novom pravilu naziv 'Koronavirus' i dodajmo uvjete.
3. korak: Dodajte uvjete kao što je da tijelo poruke uključuje ključnu riječ (poput Corona virus ili COVID-19), a zatim premjestite te e-poruke u mapu Arhiva.
Stvorio sam desetke Outlook pravila. To je moćna funkcija, a mogućnosti su beskrajne. Evo kako ga ja koristim. Kad god sam na odmoru, kreiram pravilo za premještanje svih dolaznih e-poruka u mapu 'Tijekom putovanja' kako bih osigurao da me nikada ne prekidaju tijekom obiteljskog vremena.
Neke nepouzdane tvrtke nastavljaju slati neželjenu e-poštu u moju pristiglu poštu Outlooka. Ne ostavljaju mi drugog izbora nego stvoriti pravilo automatskog brisanja za uklanjanje tih e-poruka.
Također na Guiding Tech
Otkažite pretplatu na pošiljatelje e-pošte
Funkcija automatskog arhiviranja korisna je kada želite sačuvati pristiglu poštu čistim od lažnih e-poruka. Ali ako želite potpuno prestati primati e-poštu od pošiljatelja, morate koristiti funkciju odjave od e-pošte.
Međutim, pronalaženje tog malenog gumba za odjavu u svakoj pošti može biti dugotrajno i dosadno. Srećom, sa Outlook Web, možete vidjeti sve pošiljatelje e-pošte s gumbom za odjavu na jednom mjestu.
Korak 1: Otvorite Outlook web i idite na Postavke.
Korak 2: Idite na Pošta > Pretplate.
3. korak: Ovdje ćete vidjeti popis pošiljatelja e-pošte s velikim gumbom za odjavu.
4. korak: Otkažite pretplatu na one nepotrebne s izbornika, a možete i dodirnuti izbornik s tri točke kako biste blokirali pošiljatelja.
Koristim ovu značajku jednom u tromjesečju da uklonim nebitne e-poruke s popisa.
Također na Guiding Tech
Neka vaš sandučić e-pošte bude čist
Microsoft Outlook ima izvrsnu funkciju pravila. Možete ga koristiti za automatsko brisanje, automatsko arhiviranje dolazne pošte, premještanje u različite mape na određeno vrijeme, pa čak i odjavu nepotrebnog pošiljatelja s jednog izbornika. To je poboljšalo moje iskustvo e-pošte za milju. Kako planirate koristiti Outlook pravila? Isključite zvuk u odjeljku za komentare ispod.
sljedeće: Želite li poboljšati svoje iskustvo u Outlooku? Pročitajte post u nastavku da biste pronašli 15 najboljih Outlook tipkovnih prečaca za Windows i Mac.