Doo for Mac Review: Snažan pristup upravljanju dokumentima

Upravljanje dokumentima i dalje je jedan od svetih grala modernog tehnološkog svijeta, a čini se da svaka velika tehnološka tvrtka ima drugačije rješenje za to. jabuka iCloud, svojim jednostavnim, ali nepristupačnim pristupom potpuno se odriče strukture datoteka. Zatim imamo Google s Google vožnja i njegov pristup “podijeli sa svima” koji je zauzvrat vrlo sličan Dropbox's, još jedna iznimno popularna platforma za dijeljenje datoteka i dokumenata na webu i različitim računalima.

Kao posljedica postojanja svih ovih usluga, najvjerojatnije svi imamo dokumente raširenu na sve njih, što može činiti njihovo pronalaženje i organiziranje prilično napornim. Dodajte tome činjenicu da većina nas još uvijek nosi fizičke dokumente koje također teško organiziramo, dobit ćete savršen recept za uredski kaos.

Da biste to riješili, Doo.net pokrenuli projekt prije nekoliko mjeseci koji su konačno počeli s uvođenjem u obliku izvornih aplikacija za Mac, Windows 8 i mobilne uređaje (uskoro dolaze).

Nazvana jednostavno DOO, aplikacija pruža sasvim jedinstven pristup načinu na koji organiziramo dokumente, koristeći a niz pametnih alata i algoritama za uvođenje reda u ne samo digitalne dokumente, već i fizičke one.

Ideja iza DOO

Na Macu, besplatna aplikacija može se preuzeti s Mac App Storea. Jednom instaliran, DOO će od vas tražiti da napravite mapu za aplikaciju u koju će centralizirati sav vaš sadržaj.

Na sljedećem koraku možemo vidjeti pametan pristup aplikacije upravljanju dokumentima: umjesto da samo pokušavamo biti još jedan dokument usluge sinkronizacije, DOO se povezuje s vašim postojećim i povlači podatke sadržane u svakoj bez petljanja s vlastitom organizacijom i/ili struktura.

Podržane usluge uključuju Dropbox, Google Drive, vaše lokalne mape, pa čak i vaše račune e-pošte, od kojih dobiva sve dokumente priložene vašim porukama e-pošte.

Kako DOO djeluje

Nakon što su vaše mape i računi povezani s aplikacijom, ona ih počinje čitati i indeksirati. Ovdje stupaju na snagu neki od najinovativnijih alata DOO-a: aplikacija koristi niz pametnih algoritama kako bi identificirala sve relevantne informacije u vašim dokumentima i upotrijebila ih za njihovu klasifikaciju.

Bilješka: DOO koristi OCR (Optical Character Recognition) za izdvajanje najvažnijih informacija iz vaših skeniranih fizičkih dokumenata, što ih čini lakim za klasificiranje i pronalaženje.

Naravno, ova aplikacija uopće ne bi bila korisna da ne možete lako pronaći dokument koji želite. Srećom, kada se jednom indeksira, DOO-ova funkcija pretraživanja je trenutna i iznimno točna. Rezultati se prikazuju točno dok upisujete i mogu se filtrirati po oznakama.

Osim toga, možete koristiti značajku pretraživanja vremenske trake aplikacije koja vam pomaže suziti pretraživanje prema datumu.

Ostatak aplikacije radi prema očekivanjima, omogućujući vam da razvrstate dokumente na bilo koji način koji želite, bilo da se radi o usluzi sinkronizacije, po vrsti, radnom prostoru i još mnogo toga.

DOO također nudi svoju potpuno opcionalnu uslugu u oblaku (potreban je račun) na koju možete pohraniti sve vaše dokumente vlastite poslužitelje u oblaku tvrtke, čineći ih dostupnima na svim drugim uređajima na kojima imate aplikaciju instaliran.

Također, kao i većina usluga s kojima radi, DOO također nudi besplatnu uslugu s nizom opcija nadogradnje. Ovi još nisu dostupni, ali im se cijena čini razumnom.

Zaključak

Iako sam na početku imao dvojbe, DOO mi se na kraju svidio i što pokušava postići. Sveobuhvatna rješenja imaju tendenciju da na kraju budu nered ili pretjerano komplicirana, no u ovom slučaju, programeri DOO je izradio aplikaciju koja je jednostavna i laka za korištenje, savršeno iskorištavajući moćnu uslugu koja stoji iza to. Još moram vidjeti kako će to ispasti kada je u potpunosti dostupan na svim uređajima, ali zasad se čini da će ispuniti svoje obećanje.