Teljes útmutató az e-mailek archiválásához az Outlook 2010 programban

A legtöbben, akik a népszerű web alapú e-mail szolgáltatásokat használjuk, mint pl Gmail és Outlook.com valószínűleg soha nem kell aggódnia az archiválás miatt, tekintve, hogy van GB felhőtárhely áll rendelkezésünkre. Ha azonban az szervezetben dolgozik, vagy van egy oktatási e-mail fiókod, ahol csak korlátozott szerverterületed van az e-mailek tárolására, ezeket időnként archiválni kell.

Így ma mindent elárulunk, amit az e-mailek archiválásáról az Outlook 2010 levelezőkliensben kell tudni, ami könnyen megvalósítható a többi verziójában is.

Kezdjük tehát az e-mail archívum létrehozásával az Outlook 2010 alkalmazásban.

Archív fájl létrehozása

Az első dolog, amit tennie kell, egy új archív fájl létrehozása, amely az összes e-mailt helyileg tárolja a számítógépén. Létrehozásához kattintson a Fájl menü tovább Outlook 2010 és válassza ki a lehetőséget Tisztítóeszközök. Ne aggódjon, nem töröljük egyetlen e-mailjét sem.

A Cleanup Tools (Tisztítóeszközök) menüben megjelenik az úgynevezett opció Archívum.

Kattintson rá az archívum létrehozása ablak megnyitásához. Az ablakban válassza ki az archiválni kívánt mappákat. Kiválaszthatja a teljes postafiókot is, ha szeretné. Ha a régi e-maileket közvetlenül az archívum létrehozásakor szeretné felvenni, válassza ki a megfelelő dátumtartományt.

Végül adja meg azt a helyet, ahová a fájlokat archiválni szeretné, majd kattintson az OK gombra. Kiválaszthatja a megosztott meghajtót is ha fel van térképezve a számítógépén. Az Outlook létrehoz egy PST-fájlt, amely az összes e-mailt archívumként menti a rendszeren.

Az archívum létrehozása után megjelenik egy Archívum rész a postafiók mappái alatt a bal oldali panelen. A kezdeti archiválás eltarthat egy ideig, az archívumban szereplő e-mailek számától függően.

Az archivált e-mailek szerkezete megegyezik az online postafiókéval, az összes mappával és almappával együtt. Ha csak bizonyos mappákat jelölt ki archiválásra, akkor az automatikusan tartalmazza az összes almappát.

E-mailek áthelyezése az archívumba

Áthelyezhet egy e-mailt az archívumba, ha egyszerűen bedobja a bal oldali sáv archív részébe. Az e-mailek tömeges áthelyezéséhez válassza ki az áthelyezni kívántakat, és kattintson rájuk a jobb gombbal a helyi menü megnyitásához. Itt válassza ki a Archívum mappákat a mappa rész alatt, és kattintson az OK gombra az e-mailek áthelyezéséhez.

Az e-mailek automatikus archiválási beállításait is megadhatja. Ha csak egy adott mappához szeretne automatikus archívumot létrehozni a postafiókjában, kattintson a jobb gombbal a mappára, és válassza a Tulajdonságok.

Itt navigáljon ide Automatikus archiválás és válassza ki az Önnek legmegfelelőbb beállításokat. Az automatikus archiválási szabály teljes postafiókjára való megvalósításához nyissa meg a Outlook opció menüből, és válassza ki a lehetőséget További beállítások.

Itt kattintson a Automatikus archiválási beállítások és hozzon létre szabályokat a postafiókjában lévő e-mailek automatikus archiválásához.

Archív fájl áthelyezése

Néha át kell váltania egyik számítógépről a másikra (frissítés egy régiről), különben elfogy a hely a szervezet megosztott meghajtóján. Ilyen körülmények között át kell helyeznie az archív fájlokat, és újra össze kell kapcsolnia az Outlookkal. Tehát lássuk, hogyan lehet ezt megtenni.

Szüntesse meg a hivatkozást és helyezze át az archív fájlt

Az archív fájl áthelyezése előtt el kell távolítanunk a hivatkozást az Outlookból. Ehhez nyissa meg a Fájl menü és válassza ki a lehetőséget Fiók beállítások.

A Fiókbeállításokban navigáljon ide az Adatfájlok részt és látni fogja az archív fájlt, amelyet a jelenlegi rendszeren karbantartott.

Mindössze annyit kell tennie, hogy kiválasztja az archív fájlt, és kattintson a gombra Távolítsa el gomb. Ne aggódjon, nem törli az archív fájlt, de csak a hivatkozását törli az Outlookban.

Most helyezze át a fájlt az új helyre a rendelkezésére álló tárolómeghajtók bármelyikével.

Az archív fájl összekapcsolása

Az archív fájl Outlookkal való összekapcsolásához nyissa meg a Adatfájl szakasz még egyszer az Outlook fiókbeállításaiból, és kattintson a gombra Hozzáadás gomb. Most importálja az archívum PST-fájlját, amelyről biztonsági másolatot készített, és nyissa meg az e-maileket az archívum részből.

Az archív fájl tömörítése

Ha az archív fájlt a helyi merevlemezre menti, valószínűleg nem kell aggódnia az archív fájl mérete miatt, de ha megosztott meghajtóról van szó. egy olyan szervezetben vagy felhőfiókban, amelyben korlátozott tárhely áll rendelkezésre, az archív fájl tömörítése a tárhely megtakarítása érdekében megfontolandó lenne. csináld.

Az archívum méretének tömörítéséhez kattintson a jobb gombbal az Archívum részre a jobb oldali ablaktáblában, és válassza ki Adatfájl tulajdonságai. Itt kattintson a Speciális gomb az Outlook adatfájl megnyitásához. Most már csak a gombra kell kattintania Kompakt most gombot az archív fájl méretének csökkentéséhez.

Következtetés

Tehát nagyjából ez volt minden, amit tudnia kell az e-mailek archiválásáról az Outlook 2010-ben, és egészen biztos vagyok benne, hogy ezeket a lépéseket az Outlook 2013-ban is használhatja. Ha további kétségei vannak az e-mailek archiválásával kapcsolatban, csak írjon megjegyzést, és örömmel segítünk.

Legfelső kép forrása: David Boyle