Mik azok az MS Outlook keresőmappák és hogyan lehet egyéni mappát létrehozni?

Korábban már kidolgoztuk, hogyan tehetné ezt egy MS Outlook felhasználó szabályokat alkotni a bejövő e-mailek ellenőrzésére és szűrésére vagy meghatározott mappákba irányítására (a testreszabott szabályok alapján). Előfordulhat azonban, hogy vannak olyan speciális követelményei, amelyekre nem vonatkozik mappaszabályok. Vagy előfordulhat, hogy nem szeretne egy csoportot (vagy üzenettípust) egy teljesen másik mappába áthelyezni, de külön nézetet szeretne számukra.

Az MS Outlook intelligensen lefedi ezeket a követelményeket az úgynevezett szolgáltatásban Mappák keresése. Ilyen mappák virtuális mappák és valójában nem tartalmazzák vagy tárolják az e-mailjeit. Csak létrehoznak egy nézetet a meghatározott szabályok szerint, és megjelenítik a szabálynak megfelelő üzeneteket.

Alapértelmezés szerint a keresési mappa mindig olyan nézeteket tartalmaz, mint a kategorizált levelek, a nagyméretű levelek és az olvasatlan levelek. Létrehozhat még néhányat, mint a nyomon követés, a melléklettel stb. Lássuk, hogyan kell ezt megtenni.

Nézet létrehozásának lépései a Keresési mappa alatt

Kiválaszthat egy nézetet a szabványos szabályok listájából, vagy akár személyre szabhatja a végpontok közötti szabályokat vagy a felhasználó alapú szabványokat.

1. lépés: Kattintson jobb gombbal a Mappa keresése bármely e-mail fiókhoz, és kattintson a gombra Új keresési mappa.

2. lépés: Válassza ki a létrehozni kívánt keresőmappa típusát. Az első három részben felsorolt ​​mappatípusok belső szabványos szabályokkal rendelkeznek (a nevük nagyjából meghatározza őket).

Ebben az útmutatóban kitérünk az egyéni mappa létrehozására (utolsó lehetőség). Tehát válassza ki, és kattintson rá Választ szabályok és nézeti feltételek megadásához.

3. lépés: Adjon releváns nevet a nézetnek. Módosíthatja azt a mappát, amelyben az e-mailek megjelennek a nézetben. Ezután kattintson a gombra Kritériumok hogy meghatározza az Ön által választott szabályokat.

4. lépés: Ban,-ben üzenetek fülön megadhat néhány kulcsszót, amelyeket a rendszer az e-mailekben és az Ön által kiválasztott mezőben keres. Amint az a képen (lent) látható, Ön is meghatározhatja Tól től és Elküldve mezők, idővonalak meghatározása stb.

5. lépés: Most már navigálhat ide További választási lehetőségek és további szabályokat tartalmazhat, mint például a kategória, az olvasott/olvasatlan e-mailek, mellékletekkel/mellékletek nélkül, fontosság, méret stb.

6. lépés: Több választásra van szüksége? Navigáljon ide Fejlett és kattintson rá Terület. Válasszon feltételeket, határozzon meg egy feltételt és egy értéket.

Végül kattintson a gombra Listához ad hogy megjelenjen a bejegyzése. Több ilyen bejegyzést is hozzáadhat.

7. lépés: Kattintson az OK gombra, és mentse el a beállításokat. Próbáljon meg teszt e-mailt küldeni, és ellenőrizze, hogy működik-e. Ha nem, akkor biztosan elrontotta a szabályokat. Tehát lehet, hogy újra meg kell látogatnia őket.

Jegyzet: Ne feledje, ha törli az e-maileket a keresési mappákban, akkor azok is eltávolítódnak az eredeti helyükről. Ha azonban eltávolít egy keresési mappát, a hozzá tartozó e-mailek továbbra is érintetlenül maradnak az eredeti helyükön.

Következtetés

Ön szerint mennyire hasznosak az Ön számára a Search Folders? Használja majd ezeket más, már meglévő szabályokkal együtt?

Jó néhányat alkottam magamnak. Valóban segítenek megszervezni a dolgokat egy lépéssel tovább, és gyorsan feljegyzem a különféle típusú e-maileket, amelyekkel foglalkoznom kell.