A szöveg vagy az adatok felosztásának 3 legjobb módja a Microsoft Excel programban

Amikor adatokat vagy szöveget importál a Microsoft Excel programba, az más formátumban jelenik meg. Az formátumban a szöveget vagy az adatokat helyen jelenik meg, az ilyen adatok vagy szövegek forrásától függ. Például az ügyfelek neve vagy az alkalmazottak címe. Alapértelmezés szerint az ilyen adatok folyamatos karakterláncként jelennek meg egyetlen cellában.

Ha ilyen helyzettel szembesül, a Microsoft Excel különféle szolgáltatásokat kínál, amelyek segítségével feloszthatja ezeket az adatokat. Ebben a bejegyzésben bemutatunk néhány olyan javítást, amelyet kipróbálhat.

A Guiding Tech-en is

A Flash Fill használata

Az Excel Flash Fill funkciója lehetővé teszi, hogy példát adjon az adatok felosztására. A következőképpen teheti meg:

1. lépés: Indítsa el az Excel fájlt a megfelelő adatokkal.

2. lépés: Az Excel munkalapon adjon meg egy példát arra, hogyan szeretné felosztani az adatokat vagy szöveget az első cellában.

3. lépés:

4. lépés: Az Adateszközök csoportban kattintson a Flash Fill elemre, és ez felosztja az adatokat a kiválasztott sor többi cellájára.

A Flash Fillnek van néhány korlátozása. Például nem szedi ki megfelelően a tizedesjegyű számokat. Csak a tizedesvessző utáni számjegyeket írja be. Emiatt előfordulhat, hogy továbbra is ellenőriznie kell, hogy az adatok felosztása pontosan, manuálisan történt-e.

A Guiding Tech-en is

A határoló függvény használata

A határoló függvény egy karaktersorozat, amely határokat határoz meg az adatfolyamok független és különálló régiói között. Használhatja matematikai kifejezések vagy egyszerű szövegek elkülönítésére is az Excelben. Néhány példa az Excel elválasztó funkcióira: vessző, perjel, szóköz, kötőjel és kettőspont.

A Határoló funkció használata a következőképpen történik:

1. lépés: Indítsa el az Excel fájlt a megfelelő adatokkal.

2. lépés: Válassza ki a felosztani kívánt oszloplistát, és kattintson az Adatok elemre az Excel szalagon.

3. lépés: Kattintson a Szöveg oszlopokká elemre, és ennek el kell indítania a Szöveg konvertálása oszlopokká varázsló feliratú párbeszédpanelt.

4. lépés: Jelölje be a Határozott funkciót a rendelkezésre álló két lehetőség közül, és kattintson a Tovább gombra.

5. lépés: A Szöveg oszlopokká konvertálása varázsló következő oldalán válassza ki az adatok felosztásához szükséges határolót (pl. Tabulátor, Szóköz stb.), majd kattintson a Tovább gombra. Ha speciális határolót szeretne használni, kattintson az Egyéb elemre, és adja meg a határolót a következő mezőben.

6. lépés: Az utolsó oldalon válassza ki a felosztott adatok formátumát és a kívánt célt.

7. lépés: Kattintson a Befejezés gombra, és az adatokat több cellára kell felosztani a megadott határoló segítségével.

A Guiding Tech-en is

A Power Query használata

A Power Query lehetővé teszi az Excel-felhasználók számára, hogy az oszlopokat határolók segítségével szakaszokká alakítsák. Az alábbi lépések bemutatják, hogyan használhatja ezt a módszert szöveg vagy adatok felosztására:

1. lépés: Indítsa el az Excelt.

2. lépés: Lépjen az Excel szalagra, és kattintson az Adatok elemre.

3. lépés: Kattintson az Adatok lekérése elemre.

4. lépés: Az első legördülő menüből válassza a Fájlból, a második legördülő menüből pedig a Munkafüzetből lehetőséget, és ennek el kell indítania a Fájlkezelőt.

5. lépés: Kattintson a megfelelő adatokat tartalmazó Excel-munkafüzetre, majd kattintson az Importálás gombra.

6. lépés: Meg kell jelennie egy navigációs előugró ablaknak, amely a munkafüzetben lévő munkalapokat mutatja. Az előnézet megtekintéséhez válassza ki a megfelelő adatokat tartalmazó munkalapot.

7. lépés: Válassza az Átalakítás lehetőséget a Power Query szerkesztő megjelenítéséhez.

8. lépés: A Szövegcsoporton belül válassza az Oszlop felosztása lehetőséget, majd a legördülő listából válassza a Határoló szerint lehetőséget.

9. lépés: Az Oszlop felosztása elválasztóval párbeszédpanelen válassza ki a Határoló típusát és a felosztási pontot, majd kattintson az OK gombra.

10. lépés: A Kezdőlap lapon kattintson a Bezárás gombra, és megjelenik egy új munkalap, amely a felosztott adatokat mutatja.

Adatok importálása Excelbe

A szöveg vagy az adatok felosztása a Microsoft Excelben nagyon fontos, ha úgy találja, hogy kézzel kell megtisztítania az adatokat, hogy illeszkedjen a kívánt elemzési formátumhoz. A jobb megjelenítés mellett azt is szeretné, ha az adatok értelmesek és könnyen használhatóvá válnának máshol.

A fenti módszerek bármelyikének használatával minimálisra csökkentheti az adatok tisztítására fordított időt. Egy másik módja annak, hogy időt és erőfeszítést takarítson meg az adatok tisztításával kapcsolatban, ha megfelelően importálja a adatokat Excelbe.