Szabályok létrehozása és kezelése az Outlook 365 webmailben

Az e-mailek kezelése fáradságos feladat. Az e-mailekre való időben történő megválaszolástól és a hozzáadástól emlékeztetők az alapvető e-mailekre, rengeteg dolog verseng a figyelmünkért. Ezenkívül a beérkező leveleket hemzsegő spam e-mailek hordája növeli a fejfájást. A végén egy rendezetlen postafiók megnehezíti a fontos e-mailek megtalálását.

Igen, az e-mailek kezelése nehéz feladat, de szerencsére szabályokkal egyszerűbbé tehető. Az Outlook 365 Webmail számos olyan szabályt támogat, amelyek lehetővé teszik az e-mailek továbbítását egy adott mappába. tudsz azonnal törölje az e-maileket egy adott feladótól. Jól hangzik, igaz?

Mielőtt elkezdené, nézzük meg gyorsan az e-mail szabályok működését.

Hogyan működnek a szabályok

A szabályok a módja a tiszta és rendezett postafiók elérésének. Egy tipikus szabály egy triggerből, egy műveletből és egy kivételből áll. A szabály aktiválása után egy műveletet indít el, például törli az e-mailt, hozzáadja egy mappához vagy továbbítja egy másik fiókba.

Ami a szabályokat illeti, az Outlook 365 számos lehetőséget kínál, mind a műveleteket, mind a feltételeket. Megadhatja a tárgyat, kiválaszthat egy adott címet, vagy kézzel kiválaszthatja a feladó nevét.

És a legjobb az egészben az, hogy tetszőleges számú feltételt adhat hozzá. Mindössze annyit kell tennie, hogy kiválasztja a megfelelő feltételeket.

Ugyanez igaz a cselekvésekre is – a választás bőséges. Tehát nincs más dolgod, mint elkészíteni a szabályt, kiválasztani a feltételt további szabályok feldolgozásához, majd bingó!

Most, hogy meghatároztuk a szabályok működését, nézzük meg, hogyan hozhatjuk létre őket.

A Guiding Tech-en is

Szabályok létrehozása az Outlook 365-ben

1. lépés: Nyissa meg az Outlookot, és kattintson a Beállítások ikonra a jobb felső sarokban. Ezután kattintson alul az Outlook összes beállításának megtekintése elemre.

2. lépés: A bal oldali panelen válassza az E-mail lehetőséget, majd válassza a Szabályok lehetőséget. Most érintse meg az Új szabályok hozzáadása opciót, és adjon nevet az új szabálynak.

Ha a Személyek feltételeit választja, meg kell adnia a megfelelő címeket. Ami a tárgyakat illeti, pontosan meg kell adnia a kulcsszavakat.

3. lépés: Miután nullázta a feltételt, ideje hozzáadni a műveletet. A művelet azt jelenti, hogy mit szeretne tenni a fenti feltételeknek megfelelő e-mailekkel.

Jelenleg az Outlook 365 webmailje sok egyéb mellett lehetővé teszi az e-mailek továbbítását, törlését és rögzítését.

4. lépés: Szeretnéd az e-mail szabályt nem időnként kiváltani? Ha igen, kattintson a Kivétel hozzáadása gombra, és adja meg a szükséges feltételt.

Ezután kattintson a Mentés gombra. Itt létrehozott egy e-mail szabályt.

jegyzet: Más levelezőprogramoktól, például a Gmailtől eltérően egy új e-mail szabály vonatkozik a szabály létrehozása után kapott üzenetekre. Régi üzeneteknél nem fog működni.

A Guiding Tech-en is

Mikor kell használni a Több feldolgozás leállítása szabályt?

Biztosan észrevette a További szabályok feldolgozásának leállítása jelölőnégyzetet a szabályok létrehozásakor. Ez a lehetőség akkor érvényes, ha a beérkező levelek mappájában több szabály is érvényes, amelyek egyetlen üzenetre vonatkozhatnak.

Tegyük fel például, hogy van egy A szabálya, amely az összes hírlevelet áthelyezi a Guiding Tech szolgáltatásból egy mappába. GT NL, és egy másik B szabály, amely az összes "Android" kulcsszóval küldött e-mailt a másodlagos e-mail-címére továbbítja fiókot.

Ebben a forgatókönyvben nem szeretné, hogy a B szabály az A szabály sikeres végrehajtása után fusson. Ekkor jön képbe a Stop Processing More Rules opció. Miután megfelel egy adott feltételnek, több szabály végrehajtását is leállítja.

Ehhez meg kell győződnie arról, hogy a szabályok prioritása ennek megfelelően van beállítva, amit a következő pontban látni fogunk.

Szabályok szerkesztése és kezelése az Outlook 365-ben

Az Outlook 365-ben a szabályok a táblázatban szereplő sorrend szerint futnak. Szerencsére a sorrend nem végleges, és módosíthatja a prioritást.

Ehhez kattintson a fel és le nyilakra. Szabály szerkesztéséhez kattintson a Szerkesztés ikonra, és végezze el a módosításokat. Ne felejtse el megmenteni őket!

Bónusz tippek: Az e-mailek okos kezelése

1. E-mailek söpörése

A sweep egy másik módja a tisztább postafióknak. A szabályokhoz hasonlóan ez is lehetővé teszi egy adott feladótól származó összes e-mail automatikus törlését.

Nem egyszerűen törli az e-maileket. Dönthet úgy, hogy eltávolítja az e-maileket, vagy megtartja a legújabb e-mailt a láncban.

Az e-mailek seprése rendkívül egyszerű. Csak nyissa meg az Önt zavaró levelet, és koppintson a felül található Sweep ikonra.

Ezután válassza ki a lehetőségeket a legördülő menüből. A második a legjobb, mivel automatikusan létrehoz egy szabályt. Ha elkészült, nyomja meg a Mentés gombot.

jegyzet: Sweep opció az Elküldött tételek, Piszkozatok, Levélszemét és a Törölt elemek mappákban.

A Guiding Tech-en is

2. Feladók és tartományok blokkolása

A fentieken kívül megteheti blokkolni bizonyos feladókat és a domainek összesen. Csak lépjen a Levélszemét részhez, kattintson a Hozzáadás gombra, és adja meg az e-mail címeket vagy a domain nevet.

Ugyanakkor biztonságos feladókat és domaineket is hozzáadhat. Ez a beállítás biztosítja, hogy a fontos e-mailek (vagy a fontos személyektől származó e-mailek) ne kerüljenek a kuka mappába.

Egyszerűen érintse meg a Hozzáadás gombot, és adja hozzá a domain nevet vagy az e-mail címeket.

Üdvözlöm, Smarter Inbox!

Nos, így hozhat létre és kezelhet szabályokat, és tisztán tarthatja postaládáját az értelmetlen zűrzavartól. Hiszen nem engedhetjük meg magunknak, hogy lemaradjunk a fontos e-mailekről, igaz?

Ha bármilyen érdekes szabályt használ, amelyet meg szeretne osztani, említse meg őket az alábbi megjegyzések részben.

Következö: Szeretne megszabadulni a nem kívánt hírlevelektől a postafiókjából? A következő bejegyzés megmutatja, hogyan kell ezt megtenni.