A körlevél használata a Google Dokumentumokban
Vegyes Cikkek / / December 02, 2021
Iskola koromban már virágzott az agyam technikai része. De az iskolai számítógépórák MS Office-val soha nem váltották ki a szenvedélyem. Persze, ez hasznos cucc volt, valami, amitől egyszer majd munkát kapunk. Ennek ellenére utáltam. A legrosszabb az volt, hogy megtanulták a körlevélírást.
Kipróbáltam az iskolában, az egyetemen, és azt a kevés időt, amit egy könyvelő cégnél töltöttem. Soha nem működött úgy, ahogy szerettem volna. Ennél is fontosabb, hogy soha nem „értem”. Most már nagyon tisztelem azokat az embereket, akik nap, mint nap foglalkoznak az Office programcsomaggal, mert higgyék el, ez nem könnyű.
Bármennyire is nem szeretem az MS Office körlevél-összevonási implementációját, mégis megkapom a vonzerejét. Ez jobb, mint egy tömeges e-mail küldése személyes üdvözlet nélkül, és néhány ember számára nem éri meg egy hírlevél létrehozása egyetlen tömeges e-mailhez. Nincs ok arra, hogy a körlevél-összevonás miért ne lenne része a munkafolyamatnak/üzleti életének, de vannak jobb módszerek is a kezelésére az MS Office-univerzumon kívül.
Éppen ezért örömmel mesélek egy olyan alternatíváról, amely intuitív, könnyen használható és valóban működik. A Google Dokumentumok kiegészítőjeként működik (elnézést az MS Office-osoktól, de talán ideje megfontolni A Google Drive online/offline termelékenységi csomagja). A kiegészítő a MailChimptől származik, amely az egyik legjobb és legegyszerűbb e-mail hírlevél szolgáltatás.
1. lépés: Hozzon létre egy táblázatot a címzett adataival
Mielőtt elkezdenénk, menjünk oda Google.com/Sheets, hozzon létre egy új táblázatot, és írja be a címzettek adatait a megfelelően felcímkézett sorokba. Kezdje azzal Keresztnév, Vezetéknév, és Email. Olyan mezőket helyezhet el, mint Cím vagy bármi más, ami a munkájával kapcsolatos.
Ha ez megtörtént, zárja be a lapot, és kezdjük el a tényleges e-mailt.
2. lépés: Telepítse a Merge By MailChimp kiegészítőt
Menj Google.com/Docs, hozzon létre egy új dokumentumot, adja meg a kívánt nevet, majd irány Kiegészítők -> Szerezzen be kiegészítőket, és keressen Egyesítés a MailChimp segítségével. Töltse le a bővítményt, és várjon néhány másodpercet, amíg telepíti.
3. lépés: Az e-mail törzs létrehozása
Itt azt csinálod, amit meg kell tenned. A Google Dokumentumok számos sablont és bővítményt kínál vonzó oldalelrendezések létrehozásához. Grafikonok, képek beszúrása, és más multimédia is elég egyszerű.
4. lépés: A levelezés egyesítése
Ha az e-mail törzse készen áll, lépjen a címre Kiegészítők -> Egyesítés a MailChimp segítségével -> Küldjön e-mailt. Ekkor megjelenik egy felugró ablak, amely ismerteti azokat a lépéseket, amelyeket meg kell tennie az e-mail elküldése előtt.
Most a kiválasztóból válassza ki az 1. lépésben létrehozott táblázatot.
Megjelenik egy oldalsáv a táblázat adatainak elemzésével és feldolgozásával.
Már tudja, melyek a fejlécesorok, melyek a címsorok, és ami még fontosabb, melyik sor tartalmazza az e-mailt. Természetesen szabadon módosíthatja a részleteket, ha akarja.
5. lépés: A körlevél testreszabása
Mivel ez egy „levél egyesítés”, és nem csak tömeges levél, például felveheti a címzett fél keresztnevét a tetejére vagy a dokumentum tetszőleges helyére.
Ehhez kattintson a Címkék egyesítése gombot az oldalsávról. Ez minden sorhoz létrehoz egy címkét.
Most válassza ki, hogy a dokumentum hova szeretné beilleszteni a megfelelő adatokat, és kattintson a címke gombra (pl. Keresztnév). Tegye ezt az összes szükséges elemhez.
6. lépés: Adja meg a feladó adatait, és küldje el
Az e-mail adatok lapon adja meg a feladó nevét, a feladó e-mail címét, az e-mail tárgysorát, valamint a cég nevét és címét a láblécben.
Kattints a Küldjön e-mailt személyre szabott tömeges e-mailje pedig úton van. Könnyű, nem?
Most, hogy az e-mailt elküldték, nyomon követheti az előrehaladást, és megnézheti, hányat nyitottak meg a Jelentések opció a Kiegészítők szakasz. Ezzel a kiegészítővel havonta akár 6000 e-mailt is küldhet. Ezenkívül, mivel egy hírlevél-társaság szolgáltatásait használja az e-mail küldésére, az alján megjelenik egy „Leiratkozás” link és egy MailChimp logó.