Panduan Lengkap untuk Mengarsipkan Email di Outlook 2010

Sebagian besar dari kita yang menggunakan layanan email berbasis web populer seperti Gmail dan Outlook.com mungkin tidak pernah khawatir tentang pengarsipan, mengingat kita punya GB penyimpanan cloud yang kami miliki. Namun, jika Anda bekerja di organisasi, atau Anda memiliki akun email pendidikan di mana Anda hanya memiliki ruang server terbatas untuk menyimpan email, Anda perlu mengarsipkannya dari waktu ke waktu.

Jadi hari ini kami akan memberi tahu Anda semua yang perlu Anda ketahui tentang pengarsipan email di klien email Outlook 2010, yang juga dapat dengan mudah diimplementasikan pada versi lainnya.

Jadi mari kita mulai membuat arsip email di Outlook 2010.

Membuat File Arsip

Hal pertama yang perlu Anda lakukan adalah membuat file arsip baru yang akan menyimpan semua email secara lokal di komputer Anda. Untuk membuatnya, klik pada menu berkas pada Outlook 2010 dan pilih opsi Alat Pembersih. Jangan khawatir, kami tidak akan menghapus email Anda.

Di Alat Pembersihan, Anda akan melihat opsi yang disebut

Arsip. Klik untuk membuka jendela buat arsip. Di jendela, pilih folder yang ingin Anda arsipkan. Anda juga dapat memilih seluruh kotak masuk jika diinginkan. Untuk menyertakan email lama tepat pada saat membuat arsip, pilih rentang tanggal yang sesuai.

Terakhir, berikan lokasi tempat Anda ingin mengarsipkan file dan klik tombol OK. Anda juga dapat memilih drive bersama Anda jika dipetakan di komputer Anda. Outlook akan membuat file PST untuk menyimpan semua email sebagai arsip di sistem Anda.

Setelah arsip dibuat, Anda akan melihat Bagian arsip di bawah folder kotak surat di panel sebelah kiri. Pengarsipan awal mungkin memerlukan waktu, tergantung pada jumlah email yang Anda sertakan dalam arsip.

Email yang diarsipkan akan memiliki struktur yang sama dengan kotak surat online Anda, dengan semua folder dan sub folder. Jika Anda hanya memilih folder tertentu untuk pengarsipan, itu akan secara otomatis menyertakan semua subfolder.

Memindahkan Email ke Arsip

Anda dapat memindahkan email ke arsip hanya dengan meletakkannya di bagian arsip di bilah sisi kiri. Untuk memindahkan email secara massal, pilih yang ingin Anda pindahkan dan klik kanan pada email tersebut untuk membuka menu konteks. Di sini, pilih Arsip folder di bawah bagian folder dan klik OK untuk memindahkan email.

Anda juga dapat membuat pengaturan arsip otomatis untuk email. Jika Anda ingin membuat arsip otomatis hanya untuk folder tertentu di kotak surat Anda, klik kanan folder tersebut dan pilih Properti.

Di sini navigasikan ke Arsip Otomatis dan pilih pengaturan yang paling cocok untuk Anda. Untuk menerapkan aturan pengarsipan otomatis ke seluruh kotak surat Anda, buka Opsi Outlook dari menu dan pilih Pengaturan lanjutan.

Di sini klik pada Pengaturan Arsip Otomatis dan buat aturan untuk mengarsipkan email secara otomatis di kotak surat Anda.

Memindahkan File Arsip

Terkadang Anda perlu beralih dari satu komputer ke komputer lain (mengupgrade dari komputer lama) atau Anda mungkin kehabisan ruang di drive bersama organisasi. Dalam keadaan ini, Anda harus memindahkan file arsip dan menautkannya lagi ke Outlook. Jadi mari kita lihat bagaimana itu bisa dilakukan.

Putuskan Tautan dan Pindahkan File Arsip

Sebelum Anda memindahkan file arsip, kami perlu menghapus tautan dari Outlook. Untuk melakukannya, buka menu berkas dan pilih opsi Pengaturan akun.

Di pengaturan Akun, navigasikan ke bagian File data dan Anda akan melihat file arsip yang telah Anda pertahankan pada sistem saat ini.

Yang perlu Anda lakukan sekarang adalah memilih file arsip dan klik Menghapus tombol. Jangan khawatir, Anda tidak akan menghapus file arsip, tetapi Anda hanya akan menghapus tautannya di dalam Outlook.

Sekarang pindahkan file ke lokasi baru menggunakan salah satu drive penyimpanan yang Anda miliki.

Menautkan File Arsip

Untuk menautkan file arsip ke Outlook, buka Bagian File Data sekali lagi dari pengaturan akun di Outlook dan klik pada Tambahkan tombol. Sekarang impor file PST dari arsip yang telah Anda buat cadangannya dan buka email dari bagian arsip.

Memadatkan File Arsip

Jika Anda menyimpan file arsip di hard disk lokal Anda, Anda mungkin tidak perlu khawatir tentang ukuran file arsip, tetapi jika itu adalah drive bersama dalam organisasi atau akun cloud di mana Anda memiliki ruang penyimpanan terbatas, memadatkan file arsip untuk menghemat penyimpanan akan menjadi hal yang bijaksana untuk melakukan.

Untuk memadatkan ukuran arsip, klik kanan pada bagian Arsip di panel kanan dan pilih Properti File Data. Di sini klik pada tombol tingkat lanjut untuk membuka file data Outlook. Sekarang yang perlu Anda lakukan adalah mengklik Ringkas sekarang tombol untuk mengurangi ukuran file arsip.

Kesimpulan

Jadi itu semua yang perlu diketahui tentang pengarsipan email di Outlook 2010 dan saya cukup yakin Anda dapat menggunakan langkah-langkah ini di Outlook 2013 juga. Jika Anda memiliki keraguan tambahan tentang pengarsipan email, cukup beri komentar dan kami akan dengan senang hati membantu Anda.

Kredit Gambar Teratas: David Boyle