Pindah dari Evernote ke Google Keep Notes and Docs: Pengalaman Saya
Bermacam Macam / / November 29, 2021
Bulan lalu, saya menulis postingan detail menjelaskan mengapa saya memindahkan semua data dan file saya dari Dropbox ke Google Drive. Ini adalah bagian dari upaya berkelanjutan saya untuk memindahkan semuanya ke satu platform. Ide saya adalah menggunakan lebih sedikit aplikasi dan ekstensi/add-on demi konsistensi, keseragaman, dan integrasi yang lebih baik di seluruh platform dan UI.
Hari ini, saya akan membagikan pengalaman saya beralih dari Evernote ke Google Keep (sekarang disebut Keep Notes) dan Documents. Mengapa saya memilih Google? Sebagian besar produk Google gratis atau lebih murah daripada pesaingnya. Selain itu, Google mendukung hampir semua platform utama.
Saya adalah penggemar berat aplikasi kalender Sunrise sebelum Microsoft membelinya dan menutupnya. Saya menggunakan aplikasi Newton untuk email, dan sekarang mematikan juga. Nasib Evernote juga tergantung pada keseimbangan karena perusahaan telah melakukannya kehilangan CTO dan CFO-nya dan dikabarkan berada dalam spiral ke bawah tanpa pertumbuhan dalam beberapa bulan terakhir.
Dalam skenario seperti itu, masuk akal untuk bertindak cepat dan beralih ke serangkaian alternatif yang dapat diandalkan. Begitulah cara saya memulai.
Juga di Guiding Tech
1. Evernote ke Google Keep
Meskipun Evernote menawarkan kemampuan untuk melihat semua buku catatan dan catatan Anda dengan jelas di bilah sisi, Google Keep mengambil pendekatan yang berbeda.
Keep menawarkan antarmuka yang sederhana. Namun, tidak ada buku catatan atau sistem hierarki file di dalamnya. Sebagai gantinya, Anda dapat membuat catatan yang dapat diberi kode warna menjadi lebih baik presentasi dan organisasi.
Saya selalu menikmati aplikasi yang menarik secara visual dan senang mengetahui bahwa sekarang saya dapat memberi warna pada setiap nada. Itu membuat pencarian info tentang proyek atau topik tertentu menjadi lebih cepat.
Saya juga menyukai gagasan bahwa saya bisa konversi Keep menjadi Google Documents dari dalam antarmuka.
Google Keep mengandalkan tag dan fitur pencarian canggih Google untuk membantu Anda menemukan apa yang Anda cari di catatan Anda. Jika Anda mencari struktur folder untuk memahami catatan dan ide Anda, Anda harus melihat Google Documents, tetapi lebih lanjut tentang itu nanti.
Keep memungkinkan banyak pengguna untuk berkolaborasi dalam satu catatan secara gratis, tidak seperti Evernote. Anda memerlukan paket Evernote Plus untuk itu. Sekarang saya dapat mengundang teman-teman untuk berkontribusi pada catatan daftar tugas dari semua kegiatan yang dapat kita ikuti dalam perjalanan kita.
Evernote memungkinkan saya untuk membubuhi keterangan gambar dengan cepat. Di Google Keep, saya bisa menggambar. Apakah itu catatan kosong baru atau yang sudah ada dengan foto, saya bisa berkreasi di sini.
Bagaimana dengan pengguna bisnis yang menggunakan obrolan dan presentasi kerja Evernote? aku percaya Hangouts akan berfungsi dengan baik dalam situasi ini. Anda dapat menggunakannya untuk mengobrol atau panggilan video melalui rapat. Alih-alih menggunakan buku catatan dan catatan, Anda sekarang akan menggunakan folder dan file di Drive dan catatan di Keep.
Di desktop Windows saya, saya menggunakan catatan tempel untuk membuat catatan pendek yang dapat saya hapus nanti dalam beberapa hari. Tidak ada fitur sinkronisasi yang tersedia. Google Keep juga menggantinya.
Saya cenderung melupakan hal-hal yang harus saya lakukan ketika saya keluar dan sekitar. Keep membantu saya mencatatnya dengan cepat. Saya membuat catatan untuk mencetak kartu kunjungan di toko percetakan lokal dan menambahkan pengingat lokasi. Ketika saya berada di sekitar, Keep akan mengingatkan saya tentang hal itu. Dengan Evernote, saya hanya bisa membuat pengingat berbasis waktu.
Satu area di mana Keep bersinar di atas Evernote adalah daftar. Di Keep, saat saya membuat daftar dengan beberapa item dan menandainya sebagai selesai, setiap entri berpindah ke bagian bawah daftar. Saat saya mulai mengetik item, Keep mengingatkan saya bahwa item itu sudah ada di daftar dan membantu saya menghindari duplikasi. Fitur ini tersedia di banyak aplikasi daftar tugas seperti Todoist.
Contoh yang sangat baik untuk menggunakan daftar adalah membuat catatan daftar belanja untuk rumah Anda dan membaginya dengan pasangan Anda. Memudahkan untuk membeli bahan makanan dan memeriksa barang. Satu-satunya keluhan saya adalah saya tidak mendapatkan pemberitahuan ketika ada sesuatu yang dicentang dari daftar.
Baik Evernote dan Keep memungkinkan saya untuk mengambil ide pengambilan saat bepergian menggunakan teks, gambar, dan suara. Berbicara tentang suara, Keep melakukan yang lebih baik daripada Evernote di sini. Semua memo suara akan diubah menjadi teks dan disimpan dalam catatan yang sama untuk dibaca nanti.
Terus Kekurangannya
Meskipun tidak semua sinar matahari. Apa yang saya tidak suka tentang Keep adalah bagaimana ia memperlakukan catatan dan daftar secara terpisah. Catatan dapat berupa daftar dengan kotak centang atau catatan dengan teks, gambar, dan suara. Tidak boleh campuran keduanya. Itu membuat frustrasi.
Meskipun Notes kuat dan menakjubkan, Notes tidak terintegrasi dengan Google Kalender. Google Documents melakukannya, mengapa Google Keep tidak bisa? Saya mengirim tweet ke tim, dan mereka meminta saya untuk mengirimkan permintaan fitur. Google juga memiliki Aplikasi tugas yang tidak mengintegrasikan Keep.
Di sisi positifnya, saya dapat menginstalnya di setiap perangkat yang saya miliki tidak seperti Evernote di mana di akun gratis saya, saya dibatasi untuk 2 perangkat.
Juga di Guiding Tech
Menjadi produk Google, Keep akan menyarankan frasa secara otomatis saat Anda mulai mengetik, dan jika entri sudah ada di daftar Anda, itu akan mengingatkan Anda akan hal yang sama. Anda kemudian dapat menghapus centangnya.
Keep tidak mendukung teks kaya yang berarti saya tidak dapat menggunakan huruf tebal, miring, atau isyarat visual lainnya untuk membantu saya mengatur pemikiran saya dalam catatan seperti yang saya lakukan di Evernote.
Saya pernah membuat catatan yang sangat panjang karena berpikir akan mudah untuk mencari teks di dalamnya, tetapi saya salah. Meskipun ada fitur pencarian untuk mencari teks di dalam catatan, tidak ada cara untuk mencari di dalam catatan.
Selama penelitian saya, saya menemukan bahwa ada batas label 99 di Jaga. Ini bisa sangat membatasi jika Anda telah menggunakan Keep untuk waktu yang lama. Kabar baiknya adalah bahwa batas label sebelumnya adalah 50 dan tampaknya telah meningkat baru-baru ini. Seiring popularitas alat ini meningkat, mungkin Google akan meninjau kembali keputusannya. Di sisi lain, Evernote memungkinkan hingga 100.000 tag!
Evernote juga memiliki beberapa kekurangan. Sebagai pengguna gratis, saya menemukan bahwa saya tidak dapat menambahkan banyak gambar dalam satu catatan karena batas 25MB/catatan.
Berikut lengkapnya daftar semua batasan, dari segi akun, untuk Evernote. Google perlu membuat daftar serupa.
Juga di Guiding Tech
2. Evernote ke Google Documents
Sejujurnya, saya akan melewatkan fitur notebook Evernote, tetapi saya telah menemukan solusinya — Google Documents. Di dalam Google Drive, saya dapat membuat sub-folder di dalam folder untuk menyimpan dokumen dan file saya. Sekarang saya dapat menggunakan Drive dan Documents untuk meniru fungsi arsip Evernote.
Sementara Evernote memungkinkan saya untuk pergi hanya dua tingkat dengan struktur folder mereka, tidak ada batasan seberapa dalam saya bisa pergi dengan folder Google Drive.
Saya masih dalam proses mentransfer catatan, tetapi seperti inilah tampilannya saat ini. Ini akan mengambil bentuk yang lebih baik dari waktu ke waktu. Saya melakukannya satu per satu tetapi ada cara untuk mengotomatiskan prosesnya. Lebih lanjut tentang itu nanti.
Google Drive juga memungkinkan saya untuk mencari di dalam dokumen dan file PDF secara gratis. Drive dan Evernote mendukung OCR, dan Anda tidak perlu membayar untuk yang pertama seperti yang Anda lakukan untuk Evernote.
Saya menggunakan Documents sebagai lemari arsip untuk menyimpan catatan dan lampiran yang lebih berjangka panjang. Sementara itu, saya menggunakan Google Keep untuk catatan jangka pendek yang sering saya hapus. Keep lebih baik untuk teks, gambar, dan catatan audio.
Sangat mudah untuk mengonversi Google Doc menjadi Keep dan sebaliknya. Berguna untuk saat-saat ketika saya ingin menyimpan catatan Keep secara permanen. Fitur ini tidak ada untuk versi iOS dari aplikasi ini. Saya tidak yakin mengapa iOS dikecualikan melihat begitu banyak aplikasi Google tersedia di platform itu.
Evernote bekerja seperti lemari arsip. Anda dapat mencapai hasil serupa dengan Keep dan Documents dengan bantuan Simpan ke ekstensi Google Drive. Dengan menggunakan itu, Anda dapat memotong halaman web dalam format HTML atau PDF. Seperti Evernote, Google mendukung OCR dan juga dapat mencari teks di dalam gambar.
Halaman web yang saya butuhkan hanya untuk referensi cepat, saya simpan ke Tetap gunakan ini Ekstensi Chrome.
Google Documents juga mendukung teks kaya yang sangat hilang di Keep. Anda dapat membuat tautan ke Dokumen dan file lain di dalam Drive, mirip dengan cara Anda menautkan catatan/buku catatan lain di Evernote, tetapi hal yang sama tidak dapat dilakukan di Keep. Itu membuat Documents semakin tak tergantikan.
Saya harus setuju bahwa menggunakan kombinasi Google Documents dan Keep mungkin kadang-kadang membuat saya memperbaiki. Pencarian Google bekerja secara terpisah di Drive dan Keep. Itu karena Keep bukan bagian dari Google Drive. Namun, aplikasi seperti Slide dan Spreadsheet adalah bagian dari Drive dan juga menautkan ke Keep yang dapat berguna untuk tabel dan presentasi.
Meskipun saya tidak senang dengan pengaturan ini, Keep gratis dan dilengkapi dengan penyimpanan tak terbatas tidak dihitung dalam penyimpanan Google 15GB gratis Anda. Periksa kami Panduan penyimpanan Google Drive tentang apa yang penting dan apa yang tidak.
3. Cara Mentransfer
Ini adalah masalah terbesar yang saya hadapi sejauh ini. Tidak ada cara untuk mengimpor catatan dan lampiran dari Evernote ke Keep secara langsung. Saya meminta Anda semua untuk membuka Keep dan menggunakan opsi umpan balik untuk mengirimkan permintaan fitur Evernote to Keep. Anda dapat melakukannya di versi web saja, tidak di desktop atau aplikasi seluler.
Ada beberapa solusi yang akan saya bahas di bawah ini. Lihat mana yang sesuai dengan kebutuhan Anda.
Kantor Pusat Awan menawarkan layanan gratis yang akan mencadangkan semua catatan Evernote Anda ke Google Drive secara gratis. Mereka akan membuat file HTML untuk setiap catatan. Kita sudah tahu bahwa Drive mengintegrasikan Keep.
Anda sekarang dapat membuat catatan di Keep dari Dokumen. Bagian selanjutnya bisa menjadi proses yang membosankan, tetapi itulah satu-satunya alternatif yang tersedia saat ini.
Opsi kedua adalah menyalin semuanya secara manual, satu catatan pada satu waktu. Itulah yang saya lakukan karena memberi saya lebih banyak kontrol atas setiap aspek proses, dan memungkinkan saya untuk melakukan pembersihan rumah.
Saya telah menghapus catatan lama, bahkan seluruh buku catatan, yang tidak lagi saya butuhkan. Selama proses transfer manual, dan memakan waktu, saya menemukan catatan yang sudah lama terlupakan tetapi penting dengan potongan-potongan informasi yang saya bahkan tidak ingat.
Evernote ke Google Keep & Documents
Saya memiliki lebih dari 1000 catatan di Evernote, tetapi saya tidak lagi membutuhkan lebih dari setengahnya. Proses pemindahan catatan dari Evernote ke Dokumen dan Keep akan memakan waktu, tetapi ini akan semakin mengkonsolidasikan data saya, dan saya akan memiliki dua tempat lebih sedikit untuk mencari ide, catatan, dan file.
Kombinasi Google Documents dan Keep dapat menggantikan Evernote dan bahkan aplikasi daftar tugas tetapi dengan harga fitur yang lebih sedikit. Jadi pertanyaannya adalah apa yang Anda butuhkan? Lebih banyak fitur dan lebih banyak aplikasi dengan file dan data yang tersebar di seluruh web?
Atau, dapatkah Anda melakukannya dengan lebih sedikit fitur yang menawarkan aplikasi tetapi lebih stabil, konsisten di seluruh platform, dan integrasi yang lebih baik? Tentu, Anda mungkin harus mengambil jalan pintas di suatu tempat, dan sepenuhnya terserah Anda mana yang akan Anda potong.
Selanjutnya: Ingin menggunakan Google Drive seperti profesional? Berikut adalah 5 aplikasi Chrome yang akan membantu Anda memaksimalkan Google Drive.