Izin Berbagi Google Drive Dijelaskan: Panduan Lengkap

Google Drive, layanan penyimpanan awan, adalah alat yang cukup luar biasa. Ini memungkinkan Anda menyimpan berbagai jenis file di cloud, dan juga berbagi file dan folder ini dengan orang lain. Artinya, Anda dapat dengan mudah berkolaborasi dengan orang lain menggunakan Drive.

Namun, Drive menampung berbagai jenis file seperti Dokumen, Formulir, Spreadsheet, dll., dan cara kami membagikan file ini juga bervariasi. Misalnya, seseorang akan memberikan izin pengeditan file ke teman, tetapi Anda akan berpikir dua kali sebelum memberikannya kepada orang yang tidak dikenal.

Untuk membuat proses berbagi sedikit lebih mudah bagi Anda, berikut kami sajikan panduan terperinci mengenai proses berbagi Google Drive dan izinnya. Mari kita periksa.

Jenis Berbagi File dan Folder di Google Drive

Ada tiga cara untuk berbagi file dan folder di Drive.

1. Bagikan dengan Kontak

Jika orang itu ada di dalam dirimu Kontak Google, Anda cukup memasukkan nama mereka di opsi yang tersedia, dan mereka akan diberi tahu melalui email. Metode ini juga berfungsi untuk kontak non-Google jika mereka ada di daftar kontak Anda.

2. Bagikan melalui Tautan

Terkadang, kami ingin berbagi file dengan orang yang tidak ada dalam daftar kontak kami seperti klien baru. Dalam situasi seperti itu, Anda dapat membuat tautan dan kemudian membagikannya dengan orang lain. Siapa pun yang memiliki tautan dapat memiliki akses ke file yang dibagikan.

3. Publikasikan File ke Internet

File dari alat seperti Google Dokumen, Spreadsheet, Slide & Formulir dapat tertanam ke dalam situs web untuk dilihat siapa saja. Itu adalah jenis berbagi ketiga yang diizinkan oleh Google Drive dengan nama Publik di web.

Catatan: Semua metode dapat digunakan untuk berbagi file dengan akun non-Google.

Jenis Izin

Ada tiga jenis izin yang ditawarkan oleh Drive.

1. Dapat Mengedit

Izin ini diatur secara default ketika Anda berbagi file dengan kontak Anda menggunakan metode pertama yang disebutkan di atas. Dengan izin ini, orang lain yang memiliki akses ke file dapat mengeditnya, yaitu membuat perubahan pada file tersebut. Juga, hal yang sangat penting untuk dicatat bahwa mereka juga dapat berbagi file dengan orang lain.

Dalam hal folder, Anda akan menemukan izin 'Dapat mengatur, menambah, & mengedit'. Artinya, orang lain dapat melakukan semua tugas pengeditan dan pengaturan pada file yang ada di dalam folder seperti menambah, mengedit, menghapus, dan memindahkan file.

Catatan: Saat dibagikan dengan kontak non-Google, izin default disetel ke Lihat saja.

Gunakan izin ini saat Anda ingin berkolaborasi dengan orang lain dan saat Anda memercayai orang yang Anda ajak berbagi file. Misalnya, jika Anda sedang mengerjakan proyek perguruan tinggi dengan teman-teman Anda.

Juga di Guiding Tech

2. Dapat Melihat

Jelas, dengan izin ini, orang lain tidak akan memiliki hak untuk mengedit file individual apa pun. Mereka hanya dapat membuka dan melihat file di dalam folder dan tidak membuat perubahan apa pun pada mereka. Mereka juga tidak dapat berbagi file dengan orang lain.

Gunakan ini ketika Anda hanya ingin orang lain melihat data. Misalnya, dapat digunakan untuk berbagi folder memiliki gambar di dalamnya. Dengan begitu orang lain dapat dengan mudah melihat foto tanpa menghapus atau memodifikasinya dengan cara apa pun.

Catatan: Saat Anda berbagi folder dengan izin tampilan atau edit, hal yang sama berlaku untuk semua file di dalamnya. Namun, jika mau, Anda dapat mengubah izin untuk file individual.

3. Bisa Komentar

Hanya tersedia untuk file, izin ini adalah versi modifikasi dari izin Dapat Melihat karena memungkinkan orang lain menambahkan komentar dan saran. Namun, mereka tidak dapat mengedit file atau membagikannya dengan orang lain. Anda dapat mengatakan itu memiliki lebih banyak hak daripada Dapat Melihat tetapi kurang dari Dapat Mengedit.

Cara Berbagi File Google Drive di Komputer dan Aplikasi Seluler

Mari kita mulai dengan desktop terlebih dahulu.

Komputer

Langkah-langkahnya bervariasi untuk berbagai jenis berbagi.

Bagikan dengan Kontak

Di desktop, buka Drive dan klik kanan pada file yang ingin Anda bagikan. Kemudian pilih Bagikan dari menu.

Di kotak pop-up, ketik inisial kontak dengan siapa Anda ingin berbagi file. Google akan secara otomatis menampilkan kontak serupa. Pilih salah satu. Anda akan menemukan kotak izin tepat di sebelah kotak email. Klik untuk memilih izin yang diperlukan.

Hasilkan Tautan yang Dapat Dibagikan

Untuk menghasilkan tautan yang dapat dibagikan, ada dua metode.

Pada metode pertama, klik opsi Dapatkan tautan yang dapat dibagikan di kotak pop-up di atas.

Di layar berikutnya, Anda akan melihat tautan dengan kemampuan untuk mengatur izin. Salin tautannya dan tempel di mana pun diperlukan. Klik pada kotak izin untuk mengubah izin.

Pada metode kedua, klik kanan pada file di Drive dan pilih Dapatkan tautan yang dapat dibagikan. Sebuah kotak akan terbuka. Klik Pengaturan berbagi untuk mengubah izin.

Jadikan File Publik

Untuk menyematkan file, ikuti salah satu dari dua metode yang disebutkan di atas untuk menghasilkan tautan yang dapat dibagikan. Di kotak bagikan dengan orang lain, klik kotak izin dan pilih Lainnya.

Pada layar berikutnya, pilih opsi Publik di web.

Aplikasi Seluler

Berikut cara berbagi file di Android dan iPhone.

Bagikan dengan Kontak

Langkah 1: Buka file yang ingin Anda bagikan dan ketuk ikon tiga titik di sudut kanan atas. Pilih Bagikan & ekspor dari menu.

Langkah 2: Ketuk Bagikan dan ketik nama kontak. Kemudian tekan tombol kirim di bagian atas.

Juga di Guiding Tech

Dapatkan Tautan yang Dapat Dibagikan

Untuk membuat tautan yang dapat dibagikan, ikuti langkah 1 lalu pilih Berbagi tautan dari menu. Tautan akan disalin ke papan klip. Setelah Anda memiliki tautan, tempel di mana pun diperlukan seperti WhatsApp. Untuk menyalin tautan di masa mendatang, ikuti langkah 1 dan pilih Salin tautan dari menu.

Atau, ketuk ikon tiga titik yang ada di bawah nama file di layar beranda aplikasi dan pilih opsi yang diperlukan.

Ubah dan Cabut Izin Berbagi

Setelah Anda berbagi file atau folder dengan orang lain, bukan berarti Anda tidak bisa ubah izinnya.

Inilah cara melakukannya.

Komputer

Langkah 1: Klik kanan pada file atau folder bersama dan pilih Bagikan dari menu.

Langkah 2: Untuk menonaktifkan berbagi tautan atau mengubah izin, klik kotak 'Siapa saja yang memiliki tautan'. Sekarang, ubah izin atau nonaktifkan berbagi tautan.

Langkah 3: Untuk mencabut izin bagi individu, klik Lanjutan di kotak pop-up di atas.

Langkah 4: Gunakan opsi yang tersedia untuk mencabut atau mengubah izin.

Aplikasi Seluler

Langkah 1: Buka file yang dibagikan dan ketuk ikon tiga titik di bagian atas. Pilih Bagikan & ekspor dari menu.

Langkah 2: Jika Anda ingin menonaktifkan berbagi tautan, ketuk sakelar di samping Berbagi tautan. Untuk melihat siapa yang memiliki akses ke file dan untuk mengubah izin, ketuk Bagikan.

Langkah 3: Ketuk ikon yang tersedia di bawah 'Siapa yang memiliki akses' di bagian bawah.

Apakah Berbagi File atau Folder Memberikan Akses ke Semua File dan Folder Lain?

Tidak. Orang lain hanya dapat mengakses file atau folder yang Anda bagikan. Dalam kasus folder, semua file di dalamnya akan dibagikan juga.

Identifikasi File yang Dibagikan

Meskipun tidak ada layar khusus untuk melihat semua file yang telah Anda bagikan dengan orang lain, Anda dapat mengidentifikasi file tersebut dengan ikon bersama yang terlihat di sebelahnya.

Temukan File yang Dibagikan Dengan Saya

Untungnya, Anda mendapatkan tempat khusus untuk melihat semua file yang dibagikan dengan Anda. Di desktop, klik opsi Dibagikan dengan saya di sisi kiri.

Pada aplikasi seluler, ketuk ikon Bagikan di bagian bawah.

Juga di Guiding Tech

Izin yang Tepat

Dengan menggabungkan setelan dan izin berbagi yang berbeda, Anda dapat memanfaatkan Google Drive dengan berbagai cara. Namun, berhati-hatilah saat memberikan izin dan hak berbagi karena siapa pun dapat menyalahgunakan data. Untuk mengulangi, siapa pun dengan izin pengeditan dapat berbagi file dengan orang lain. Jadi batasi hanya untuk orang yang dipercaya saja.

Selanjutnya: Ingin tahu apa yang harus digunakan untuk menyimpan foto - Google Drive atau Foto? Temukan jawabannya di postingan perbandingan.