Usa il calendario di Outlook per ottenere promemoria costanti e seriali

Di solito ci affidiamo ai promemoria per non dimenticare le cose da fare importanti. Ma quel promemoria una tantum potrebbe non essere sufficiente a volte. Ti spari dalla vista una volta, ed è fuori dalla mente prima che tu te ne accorga. Questo è quando devi essere bombardato da promemoria costanti per assicurarti che il tuo cervello non abbia il lusso di essere smemorato quando si tratta di quei compiti essenziali.

Uno di questi compiti essenziali per me è pagare le bollette della mia carta di credito. Solo un unico promemoria? Non serve nemmeno da spinta, dimentica di spingermi ad accedere alla mia banca.

Quello di cui ho bisogno in uno scenario del genere è un processo che mi dica ogni giorno: "Hai n giorni per pagare le bollette”. Adesso io usa MS Outlook come tracker di cose da fare e non mi aiuta a creare un promemoria di routine. Quindi, ho pensato di usare invece il mio calendario, che mi leggeva come quello mostrato nell'esempio qui sotto.

Il nostro articolo è una guida su come creare tali voci di calendario

. E hai bisogno di una guida perché un semplice appuntamento del calendario non ti aiuterà a creare tali attività di conto alla rovescia.

Parte I: creare un file CSV

La chiave per creare tali voci di calendario è creare un file di valori separati da virgole e quindi importarlo nel calendario di MS Outlook.

Crea un file MS Excel e inserisci i dati secondo le tue esigenze. Le intestazioni di colonna, Data d'inizio e Soggetto sono un must.

Le date qui, dovrebbero andare in ordine crescente e il numero di giorni dovrebbe andare in ordine decrescente. Per riempire rapidamente tali serie puoi usa il trucco di cui abbiamo discusso in un post separato.

Nota: Se desideri aggiungere più campi al file, puoi creare un calendario vuoto, esportarlo come file CSV e studiare i campi supportati.

Al termine, salva il file in formato CSV. Questo perché lo importerai nel tuo calendario in un secondo momento.

Parte II: Importa file CSV in Calendar

Ora dovrai importare i valori del file nel tuo calendario sullo strumento MS Outlook. Stiamo usando MS Outlook 2013 nel nostro esempio. I passaggi sarebbero più o meno gli stessi anche nelle versioni inferiori.

Passo 1: Vai a File menu e fare clic su Apri ed esporta sezione nel riquadro di sinistra. Quindi fare clic su Importa/Esporta dal lato giusto.

Passo 2: Nella finestra successiva, scegli di Importa da un altro programma o file. Clicca su Prossimo.

Passaggio 3: Quindi, seleziona il tipo di file. Nel nostro caso deve essere Valori separati da virgola. Clic Prossimo ancora.

Passaggio 4: Sfoglia il file che contiene i dati del tuo calendario come quello che creiamo nella parte I sopra. Clic Prossimo dopo aver scelto il file corretto.

Passaggio 5: Scegli il calendario in cui desideri importare la nuova voce del calendario e poi premi su Prossimo.

Passaggio 6: Controlla se il file di importazione è corretto. Clicca anche su Mappa campi personalizzati per verificare se il Soggetto e Data d'inizio le intestazioni sono state mappate correttamente.

Passaggio 7: Dopo aver verificato i campi personalizzati, clicca su Ok e poi clicca su Fine. In pochi secondi le entità si sincronizzeranno e rifletteranno le modifiche come mostrato nel calendario di esempio.

Conclusione

Per una persona come me, questi promemoria hanno molto senso. Lavoro giorno dopo giorno con i calendari e mi aiutano molto a ricordare consapevolmente e costantemente qualcosa di importante che ho bisogno di sapere per un periodo di tempo.

Prova le tue esigenze e chiedici se non riesci a superare un'impostazione specifica.