Come tenere traccia delle modifiche, utilizzare i commenti in un documento MS Word condiviso

In ufficio, a volte abbiamo bisogno di creare un documento condiviso cioè. un documento utilizzabile da più persone. Quando questo è il caso, è anche ovvio che i privilegiati apporteranno modifiche al documento; e a volte apporta modifiche che gli altri non riescono a capire.

Quindi è una buona idea tenere traccia delle modifiche apportate a un documento condiviso. Il modo di base per farlo è aggiungere un commento dopo una modifica apportata o informare i collaboratori dopo aver apportato la modifica. Ma questo non è sempre troppo conveniente, soprattutto se il documento è grande. Fortunatamente, MS Word ti ha dato le spalle.

MS Word fornisce due eccellenti strumenti chiamati Commento e Tenere traccia delle modifiche sotto la sua Recensione scheda. Anche se ho visto pochissime persone usarli, quelli che li usano sanno quanto possono essere facili le cose una volta che si acquisiscono queste due eccellenti funzionalità. E oggi ti guideremo attraverso le basi della loro pratica.

Utilizzo dei commenti in MS Word

Questa funzione ti aiuterà a far conoscere ad altri utenti (quelli che hanno accesso al documento) i tuoi commenti o suggerimenti su determinate cose. Ad esempio, seleziona del testo (come sto facendo nel mio articolo) e premi il pulsante Nuovo commento icona. Prendi nota dell'etichetta (s1) e il commento corrispondente che è stato aggiunto nel riquadro di sinistra.

Ora, quando altri utenti aprono il documento, possono visualizzare il commento, accettare il tuo feedback o lasciare i propri commenti. Dagli strumenti della barra multifunzione, puoi Elimina commenti o anche saltare a Precedente Successivo commento.

Utilizzo di Rileva modifiche in MS Word per tenere traccia delle modifiche ai documenti

Come suggerisce il nome, questo set ti aiuta tenere traccia delle modifiche che si stanno facendo sul documento. Nel momento in cui colpisci Tenere traccia delle modifiche, qualunque cosa tu digiti new appare in rosso e viene sottolineato. E tutto ciò che elimini lo ottiene colpito attraverso ( come questo ) invece di essere cancellato.

Il linea verticale a sinistra si estende per tutta la lunghezza contenendo eventuali variazioni. Insieme a questo il Riquadro delle revisioni (può essere richiamato dalla barra multifunzione) mostrerà i dettagli sulle modifiche apportate. In questo modo il proprietario avrà una conoscenza approfondita delle modifiche apportate al documento.

Queste modifiche possono ora essere accettate o rifiutate facendo clic con il pulsante destro del mouse.

Inoltre, puoi scegliere di vedere le revisioni in formato palloncino (immagine sotto) o controlla il diverse revisioni del documento (attiva/disattiva le opzioni nel menu a discesa dicendo Markup di visualizzazione finale; mostrato nella prima immagine).

Ci sono molte altre attività di formattazione e cambio colore a cui puoi aderire. E sono sicuro che esplorerai queste opzioni una volta padroneggiate le basi.

Conclusione

Lo scopo di questo articolo era quello di coprire le basi per aiutarti a iniziare con questi due meravigliosi strumenti in MS Word. Se li hai già usati, potresti voler condividere alcuni trucchi e suggerimenti che conosci con gli altri nostri lettori. Per coloro che stanno per iniziare, raccontaci le tue esperienze di utilizzo per la prima volta.