Trova rapidamente vecchi messaggi di posta elettronica in MS Outlook utilizzando i gruppi di posta elettronica

Mentre siamo al lavoro, le email tendono a consumare molto tempo. E uno dei motivi è che non conosciamo i trucchi per visualizzare rapidamente le e-mail. Ad esempio, quando si tratta di estrarre una vecchia e-mail, di solito iniziamo a scorrere prima. Difficilmente un modo efficiente per trovare vecchie email. Sto parlando principalmente dell'uso MS Outlook (perché questo è ciò che la maggior parte di noi usa al lavoro) e le funzionalità associate.

In precedenza vi abbiamo parlato visualizzazione degli allegati nel riquadro di lettura. Bene, questo è un modo per afferrare le e-mail per il collo. Ma oggi parleremo della visualizzazione delle e-mail in gruppi e vedremo come può aiutarti ulteriormente a trovare rapidamente le vecchie e-mail.

Suggerimento interessante: Potresti voler imparare come attivare e personalizzare il riquadro di lettura, il riquadro di navigazione e la barra da fare. Ecco la guida di GT su quello.

Passaggi per visualizzare le email nei gruppi

Il principale vantaggio di seguire questo trucco è che aiuta davvero e accelera il processo di estrazione delle vecchie e-mail nell'ora del bisogno.

Passo 1: Per prima cosa, devi assicurarti che Mostra in gruppi la funzione è attivata sulla tua interfaccia. Quindi, vai a Visualizza -> Disponi per e controlla lo stesso.

Quando si seleziona Mostra in gruppi come attivo, le e-mail sono disposte per impostazione predefinita in gruppi di Data (Oggi, Ieri, Ultima settimana e così via). Questa disposizione funge da demarcazione decente.

Passo 2: Se non ti piace l'impostazione predefinita o desideri modificare la regola di raggruppamento, fai clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione del riquadro dei messaggi dove si legge Organizzato da… Quindi è possibile selezionare i criteri nuovi criteri per il raggruppamento.

Si noti che la regola si applica solo alla cartella attualmente selezionata. Io generalmente gruppo per A partire dal clausola quando ho bisogno di un messaggio precedente.

Passaggio 3: Se hai un lungo elenco di contatti e un numero di messaggi per ciascuno, hai bisogno di un modo rapido per raggiungerlo. Questa volta fai clic con il pulsante destro del mouse sull'intestazione del gruppo e dì Comprimi tutto.

Passaggio 4: Quando lo fai, tutti i gruppi comprimeranno l'elenco dei messaggi che contengono. Fai clic sul segno più per il thread richiesto e tutti i messaggi all'interno di quel gruppo saranno disponibili a colpo d'occhio.

Le altre opzioni di raggruppamento che trovo utili e di cui ho bisogno frequentemente sono A, Oggetto, Categorie e Importanza. Puoi trovarne di tuoi o creare una visualizzazione personalizzata navigando su Visualizza -> Disponi per -> Personalizza.

Conclusione

I passaggi spiegati sopra sono solo un tentativo di utilizzare e sfruttare le funzionalità disponibili di MS Outlook. Li seguo nella mia vita di tutti i giorni. Provalo e potresti guadagnare qualche secondo ogni giorno. Anche questo contribuisce notevolmente a migliorare la tua vita lavorativa, non è vero?